VAT 2011

Czy rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej implementujące przepisy Dyrektywy Rady 2010/45/UE reguluje wszystkie kwestie?

Niestety nie. W porównaniu z dotychczas obowiązującym rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych nowe rozporządzenie nie reguluje kwestii sposobów i warunków wystawiania e-faktur.

Jak zatem będą wysyłane elektroniczne faktury?

Nowe rozporządzenie zakłada, że faktury mogą być przesyłane (w tym udostępniane) w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej, pisemnej lub elektronicznej, akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę tych dokumentów. Co istotne, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów w myśl nowego rozporządzenia zachowuje swoją ważność.

A co gdy nastąpi cofnięcie akceptacji?

Podatnik straci prawo do przesyłania odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym podatnik otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu tej akceptacji. Rozwiązaniem sytuacji wydaje się uzgodnienie innego terminu utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej (nie dłuższy niż 30 dni).

Podstawowym warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej będzie zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Co to oznacza?

Nowe rozporządzenie wprowadza słownik, w którym wyjaśnia znaczenie tych terminów.

Jednocześnie, co jest zmianą naprawdę rewolucyjną, rozporządzenie przewiduje otwarty katalog metod zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury. Przykładowo wymienione są dwie metody, znane podatnikom z dotychczasowych regulacji:

● wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

● wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Dlaczego zmianę tę należy ocenić jako rewolucyjną?

Z racji otwartości katalogu metod („w szczególności”) zapewniających autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury. Dotychczasowy zamknięty katalog metod ograniczający się wyłącznie do bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz system elektronicznej wymiany danych (EDI) były metodami ograniczającymi praktyczne zastosowanie e-faktur. Dodatkowo dość rygorystyczne podejście organów podatkowych do kwestii faktur elektronicznych oraz niejednolite orzecznictwo sądów administracyjnych blokowały rozwój e-fakturowania w Polsce.

Szkoda, że minister finansów nie uwzględnił w rozporządzeniu przykładów metod zapewniających autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktur najpopularniejszego formatu – PDF.

Niemniej jednak otwarcie tego katalogu metod należy ocenić pozytywnie. Należy jednak pamiętać, że ciężar dowodu w zakresie zachowania warunku autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktur będzie spoczywał na podatniku, co w kontekście niewymienienia w nowym rozporządzeniu np. wspomnianego już popularnego PDF może początkowo powodować praktyczne spory z organami podatkowymi.

Jak e-faktury będą musiały być przechowywane?

Faktury przesyłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od czasu wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.