Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest jednym z ostatnich czynności przy rozliczeniu roku obrotowego. Na wykonanie tego obowiązku podmioty – zgodnie z ustawą o rachunkowości – mają 6 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. Oznacza to, że w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na dokonanie tej czynności jest 30 czerwca.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Należy pamiętać, że po zatwierdzeniu sprawozdania nie można już właściwie dokonywać żadnych zmian w księgach rachunkowych rozliczonego okresu sprawozdawczego. Dlatego przepisy ustawy o rachunkowości nakazują nieodwracalnie wyłączyć możliwość dokonywania jakichkolwiek zapisów w tych księgach. Należy to uczynić w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości czynność ta nazywana jest ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych.

Również w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania kierownik jednostki musi złożyć sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Obowiązek ten dotyczy wszystkich jednostek podlegających rejestracji w tym organie. Obowiązek składania sprawozdań w organie rejestrowym (gminie) nie mają osoby fizyczne.

Składanie sprawozdań finansowych

Podmioty, które mają obowiązek ogłaszania sprawozdań zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości w Krajowym Rejestrze Sądowym, muszą złożyć:

● roczne sprawozdanie finansowe,

● opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

● odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

● sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Sprawozdanie finansowe musi być przekazane wraz z formularzem KRS-Z30 – Sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Jego wzór określa załącznik nr 26 do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (Dz.U. nr 118, poz. 1247 z późn. zm.).

Wraz z przekazywanymi dokumentami należy dostarczyć dowód uiszczenia opłaty. Trzeba więc pamiętać, że po pierwsze – konieczne będzie uiszczenie opłaty w wysokości 250 zł, ponieważ składane dokumenty podlegają ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Po drugie – podmiot musi uiścić opłatę sądową w związku z dokonaniem zmiany w KRS w wysokości 40 zł. Opłaty te można uiścić łącznie np. na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy KRS, do którego składany jest wniosek.

Może się jednak zdarzyć taka sytuacja, że organ zatwierdzający nie przyjmie sprawozdania finansowego w terminie. Wówczas sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni po terminie ustawowym (w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym – do 15 lipca), a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Ogłaszanie rocznych raportów

Sprawozdanie finansowe podlega również ogłoszeniu w Monitorze Polskim B lub Monitorze Spółdzielczym w przypadku spółdzielni. Termin spełnienia tego obowiązku jest taki sam jak w przypadku złożenia dokumentów do sądu rejestrowego, tj. 15 dni od zatwierdzenia. Obowiązek publikacji w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej dotyczy jednak tylko jednostek, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obligatoryjnemu badaniu zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości (czyli może też dotyczyć osób fizycznych prowadzących działalność).

Ogłoszeniu w tym przypadku, zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości, podlega:

● wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,

● bilans,

● rachunek zysków i strat,

● zestawienie zmian w kapitale własnym,

● rachunek przepływów pieniężnych,

● opinia biegłego rewidenta (w przypadku jednostek sporządzających uproszczone sprawozdanie finansowe w miejsce opinii biegłego należy złożyć informację o rodzaju opinii ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia),

● odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Warto też zauważyć, że w odróżnieniu od dokumentów składanych do KRS w przypadku dzienników urzędowych nie publikuje się sprawozdania z działalności jednostki. Obowiązek sporządzenia takiego raportu dotyczy natomiast spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Trzeba dodać , że możliwe jest złożenie kserokopii dokumentów uwierzytelnionych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (czytelne stanowisko, imię i nazwisko).