Zanim główny księgowy wyjedzie na wakacje, firma musi zorganizować odpowiednie zastępstwo na czas jego nieobecności.
Główny księgowy ponosi odpowiedzialność za księgi rachunkowe firmy. Dlatego choć nie ma przepisów, które odrębnie regulowałyby jego prawo do wypoczynku, osoba wyznaczona na zastępstwo za niego musi mieć kompetencje pozwalające jej przejąć tę odpowiedzialność. Monika Byczyńska, biegły rewident w Baker Tilly Poland, radzi, by pracodawcy regulowali kwestie zastępstw w procedurach wewnętrznych.
Wyznaczenie zastępstwa może być kłopotliwe lub wręcz niemożliwe w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie dział księgowości jest jednoosobowy. W takich firmach osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych planuje zwykle urlop po zamknięciu roku i sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, między zamknięciem okresów miesięcznych oraz między terminami składania deklaracji podatkowych (druga połowa miesiąca).
W praktyce najczęściej jest tak, że główny księgowy przed swoim urlopem zamyka wcześniej miesiąc oraz sporządza wymagane raporty wewnętrzne i deklaracje podatkowe. W taki sposób wygospodarowuje czas na dłuższy urlop.