PROBLEM:
Prowadzenie rachunkowości za pomocą informatycznych systemów finansowo-księgowych to dziś standard. Wydawałoby się, że wszystkie ewentualne problemy z tym związane zostały już zidentyfikowane i wyjaśnione w publikacjach, stanowiskach i opiniach. Jednak systemy te wraz z rozwojem branży informatycznej ewoluują i zyskują nowe funkcjonalności. W jednostkach pojawiają się centralne systemy finansowo-księgowe, co ma wiele konsekwencji. Ustawa o rachunkowości, która w całości reguluje zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, określa je w sposób ogólny, dla wszystkich form księgowości, a trzeba pamiętać, że tradycyjna forma papierowa wciąż jest prawnie dopuszczalna. Tylko w niektórych wypadkach ustawa daje wskazówki dotyczące wprost systemów informatycznych. Ale w przeciwieństwie do stale i szybko postępujących zmian w informatyce, zapisy te nie były w ostatnich latach znacząco zmieniane. Dlatego wciąż jeszcze pojawiają się problemy i wątpliwości co do właściwego realizowania przepisów w przypadku prowadzenia rachunkowości komputerowo oraz błędy w wykonaniu obowiązków ustawowych. Poniżej przykłady niektórych z nich.
PROBLEM 1.
Nie każda kopia zapasowa to utrwalona treść zastępująca wydruk
Zgodnie z art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Z oczywistych względów (obszerność danych, koszty wydruku itp.) standardem jest przechowywanie treści ksiąg rachunkowych w postaci zapisów danych. Często wykorzystuje się tutaj sporządzane ze względów bezpieczeństwa kopie zapasowe systemów, czyli okresowe zapisy danych. Kopie te robione są znacznie częściej (w wielu przypadkach nawet codziennie), nie tylko raz do roku. Należy jednak pamiętać, że wypełnieniem obowiązku wynikającego z art. 13 ust. 6 ustawy jest tylko kopia danych zawierająca treść całych ksiąg rachunkowych, którymi są:
● dziennik,
● księga główna,
● księgi pomocnicze,
● zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
● wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Tak więc realizacją obowiązku zachowania treści ksiąg (art. 13 ust. 6 ustawy) będzie kopia zawierająca dane roczne z ksiąg rachunkowych. Należy również pamiętać, że bezwzględnym obowiązkiem jest zapewnienie odpowiedniej trwałości zapisu kopii, tj. możliwość odtworzenia danych przez okres co najmniej pięciu lat. Chodzi nie tylko o trwałość samego nośnika, lecz także jego odpowiednie fizyczne zabezpieczenie i przechowywanie. Warto pamiętać np. o tym, że kopie danych powinny być przechowywane w innym pomieszczeniu niż dane oryginalne.
PROBLEM 2.
Skróty i kody mogą być stosowane, o ile daje się jednoznacznie je objaśnić
Cechą systemów informatycznych jest zapis i prezentacja pewnych danych w sposób uproszczony, np. za pomocą skrótów lub kodów. Są one jak najbardziej prawidłowe, ale pod warunkiem, że da się jednoznacznie objaśnić ich znaczenie. Wynika to m.in. z art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości o zapisach księgowych, które powinny zawierać skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów. Tak więc jeśli w systemie informatycznym są stosowane takie skróty, to z dokumentacji systemu (będącej częścią polityki rachunkowości) musi jasno wynikać, co one oznaczają.
PROBLEM 3.
Interfejsy, czyli co z zapisami automatycznymi
Zapisom w księgach rachunkowych prawo bilansowe stawia określone wymagania, przy czym w przypadku ksiąg prowadzonych komputerowo są to wymagania szczególne. Takim niewątpliwie jest zapis art. 14 ust. 4 zobowiązujący do tego, aby zapis w dzienniku zawierał automatycznie nadany numer pozycji oraz dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Jednak wiele zapisów księgowych jest dokonywanych automatycznie, za pomocą interfejsów, w związku z przenoszeniem danych do ksiąg rachunkowych z systemów szczegółowych, np. księgowanie list płac na podstawie danych zaimportowanych z systemu kadrowo-płacowego.
W art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości wskazano możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w sposób automatyczny, za pośrednictwem urządzeń łączności lub tworzonych za pośrednictwem algorytmu.
Prawidłowość takiego rozwiązania potwierdza również Komitet Standardów Rachunkowości przy Ministerstwie Finansów w stanowisku z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Punkt 8 tego stanowiska mówi, że „przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pomocą urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5)”.
Z kolei w punkcie 9 cytowanego stanowiska stwierdzono, że zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych (systemu F-K) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:
a) podczas rejestrowania uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2–4 ustawy,
b) możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych oraz modyfikację,
c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
PROBLEM 4.
Nie ze wszystkich wydruków można zrezygnować
Jak już wspomniano, standardową praktyką jest przechowywanie ksiąg rachunkowych w formie danych zamiast ich drukowania. Jednak ustawa pozwala na takie rozwiązanie tylko w przypadku, kiedy przechowywane na nośniku dane można odtworzyć w formie wydruków. Część wydruków jest obligatoryjna i nie można ich zastąpić inną formą (np. zestawienie obrotów i sald). Ponadto wydruk musi spełniać określone dla ksiąg rachunkowych kryteria (art. 13 ust. 4), tj. powinien być trwale oznaczony nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczy (przy czym dotyczy to nawet zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera!), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania. Wydruki muszą być również wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
PROBLEM 5.
Miejsce prowadzenia a systemy centralne
Jednym z rozwiązań w zakresie informatycznych systemów finansowo-księgowych są systemy centralne, czyli wspólne dla większej liczby jednostek, pozwalające na ograniczenie kosztów utrzymania, ujednolicenie zasad ewidencji oraz szybkie agregowanie danych i sporządzanie skonsolidowanych czy łącznych sprawozdań. Często sprzętowo system jest zlokalizowany w jednym miejscu, poza jednostką. Należy pamiętać, że fakt umiejscowienia serwerów, na których zlokalizowany jest system F-K, nie jest wyznacznikiem miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości księgi uznaje się za prowadzone przez jednostkę, jeśli:
– jednostka sprawuje kontrolę nad księgami i oraz dokonanymi w nich zapisami,
– jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne,
– księgi są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco,
– jest zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi,
– dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami,
– księgi rachunkowe są cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg przez jednostkę,
– jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym nośniku danych dostępnym i możliwym do odtworzenia w miejscu prowadzenia ksiąg (w jednostce), przez okres przynajmniej pięciu lat.
PROBLEM 6.
Konieczne rozwiązanie techniczne uniemożliwiające późniejsze ingerencje
Działaniem w ramach prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości, jest ich otwieranie i zamykanie w określonym czasie. Księgi rachunkowe w jednostce kontynuującej działalność zamyka się na kończący się rok obrotowy.
O ile ustawa nie opisuje szczegółowo operacji otwarcia, o tyle wskazuje wyraźnie, czym jest zamknięcie ksiąg rachunkowych – nieodwracalnym wyłączeniem możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Każdy system finansowo-księgowy powinien więc posiadać technicznie taką funkcjonalność – operację zamknięcia ksiąg lub zamknięcia roku, która powoduje, że wprowadzanie (fizycznie i technicznie) danych do ksiąg danego roku obrotowego staje się niemożliwe, a w systemie księgi te funkcjonują (są oznaczone) jako zamknięte, możliwe jedynie do odczytu. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).