Od 1 stycznia 2009 r. przedsiębiorcy nie będą musieli już przechowywać list płac w formie papierowej. Zgodnie z nowymi rozwiązaniami po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego listy płac będą mogły być przeniesione na informatyczne nośniki danych. Warunkiem będzie jednak posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku.

Założeniem tych zmian było obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw. Płatnicy składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe zobowiązani są bowiem do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Obowiązek ten nakłada na płatnika art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Zmiany umożliwiające przechowywanie elektroniczne listy płac wprowadzone w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości zostały przyjęte przez Senat i czekają na podpis prezydenta.