Zmiany wynikają z rządowego projektu nowelizacji ordynacji podatkowej (jest po I czytaniu w Sejmie). Mają one usankcjonować nieformalną praktykę stosowaną przez niektóre urzędy skarbowe. Dopuszczają one możliwość zrobienia nieuwierzytelnionych kopii akt postępowania podatkowego, np. aparatem fotograficznym, mimo że ordynacja podatkowa (art. 178 par. 3) nie przewiduje takiej możliwości. W efekcie część podatników musi albo robić notatki z akt sprawy, co zabiera czas i grozi błędami, albo zwrócić się do urzędu o wykonanie kserokopii, co bywa kosztowne.

Obecne przepisy to utrudnienie np. dla osoby w Warszawie, który wysyła prośbę o kopię z akt do urzędu oddalonego o kilkaset kilometrów.

– Formalnie taki podatnik może wystąpić jedynie o uwierzytelnioną kopię akt. Po zmianach będzie mógł prosić o zwykłe ksero. Dokument uwierzytelniony jest potrzebny do innych postępowań, najczęściej podatnikom wystarczy nieuwierzytelniona kopia – tłumaczy Michał Goj, doradca podatkowy i dyrektor w EY.

Przykładowo w sprawie rozpatrzonej przez NSA (wyrok z 11 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 1889/11) urząd skarbowy naliczył podatnikowi 51 zł za 51 stron kserokopii akt. NSA przyznał, że ordynacja nie określa ani wysokości, ani zasad ustalania kosztów sporządzania odpisów lub kopii, co oznacza, że organ może je ustalić sam. Powinny one jedynie odzwierciedlać faktyczne koszty. Tyle że sam NSA uznał, iż koszt 1 zł za jedną stronę to właściwa stawka. Cena kopii uwzględniała bowiem czynności przygotowawcze organu, takie jak wyszukanie dokumentów, uporządkowanie ich czy ponowne wpięcie do segregatora.

– Nie można urzędu skarbowego traktować jak punktu ksero – uzasadniał sąd.

Po zmianach proponowanych przez rząd (mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2016 r.) przepisy będą jasno wskazywały, że podatnik (strona postępowania, a więc również płatnik i inkasent) będzie mógł żądać wydania zwykłych kopii akt sprawy (nieuwierzytelnionych przez urząd).

Podatnik będzie mógł także samodzielnie sporządzać kopie, korzystając np. z przenośnego skanera lub aparatu cyfrowego. Będzie to zależało wyłącznie od strony postępowania – czytamy w uzasadnieniu projektu nowelizacji ordynacji.

Michał Goj z EY zauważa, że dziś zdarzają się jeszcze przypadki formalistycznego stosowania art. 178 par. 3 ordynacji i to właśnie te przypadki uzasadniają wprowadzenie zmian.

Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy i partner w KNDP, przyznaje, że możliwość zrobienia osobiście zdjęć już dziś bardzo ułatwia udział w postępowaniu, podatnik nie musi bowiem siedzieć w urzędzie i analizować często setek stron akt.

– To także rozwiązanie dużo tańsze i bardziej ekologiczne niż robienie kopii w formie papierowej – zauważa ekspert.

Michał Goj dodaje, że oszczędności uzyska też podatnik, który zwróci się do urzędu o wydanie kopii na piśmie.

KOSZTY SPORZĄDZANIA KOPII DOKUMENTÓW

KOSZTY SPORZĄDZANIA KOPII DOKUMENTÓW

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

– Koszt zwykłego ksero jest zwykle niższy niż uwierzytelnionego dokumentu – podkreśla nasz rozmówca.

Podatnicy będą mogli też wykorzystać zrobione fotokopie jako dowód np. w innych postępowaniach.

Michał Goj tłumaczy, że w każdej chwili podatnik może zwrócić się do organu z wnioskiem o uwierzytelnienie kopii lub odpisu. Możliwa jest też inna droga.

– Jeśli urząd będzie miał wątpliwości, czy fotokopia jest autentyczna, powinien sam zwrócić się o jej udostępnienie do organu, który ma oryginał dokumentu – wyjaśnia Andrzej Nikończyk.

Organ będzie musiał podjąć takie działania, nawet jeśli będzie kwestionował kopię, bo zgodnie z ordynacją musi zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy.