Termin na przyjęcie takiego raportu mija z końcem czerwca. Potem w ciągu 15 dni od zatwierdzenia spółki wpisane do KRS muszą złożyć do tego rejestru swoje sprawozdania Nowością jest to, że po raz pierwszy trzeba jeszcze przekazać informację o roku obrotowym.
Zanim organ zatwierdzi dokumenty sprawozdawcze, musi udostępnić sprawozdanie. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne oraz spółdzielnie muszą udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom roczne sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. Trzeba też dołączyć opinię wraz z raportem biegłego rewidenta – jeżeli podmiot podlegał rewizji finansowej. Akcjonariusze powinni też dostać sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administracyjnego. Dokumenty udostępnia się najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem przedstawicieli członków spółdzielni (czyli do 15 czerwca).
Przepisy nie określają, w jakiej formie dokumenty mogą być udostępnione. Można je przykładowo przesłać pocztą, e-mailem czy też udostępnić na stronie internetowej.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno mieć formę pisemną, np. uchwały organu zatwierdzającego czy też decyzji organu założycielskiego.
W uchwale należy podać nie tylko okres, którego dotyczy sprawozdanie, lecz także sumę bilansową oraz wynik finansowy netto. Pozwoli to wykluczyć wątpliwości dotyczące sprawozdania, które zostało przyjęte. Przy tym, np. w spółce akcyjnej, zgodnie z art. 421 kodeksu spółek handlowych uchwały walnego zgromadzenia, w tym dotyczące sprawozdania finansowego, wymagają zaprotokołowania przez notariusza.
Również osoba fizyczna prowadząca działalność zatwierdza sprawozdanie w formie pisemnej. Nie ma w tym przypadku zasad udostępnienia dokumentów, organ zatwierdzający jest jednocześnie kierownikiem jednostki, który podpisał wcześniej sprawozdanie po jego sporządzeniu. Tym razem musi zamieścić na dokumencie klauzulę „zatwierdzam”, wpisać datę i ponownie złożyć podpis.
Na przyjęcie rocznych raportów za ubiegły rok jest czas do końca czerwca. Te podmioty, które są wpisane do KRS, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia muszą złożyć do tego rejestru swoje sprawozdania. W tym jednak roku mają dodatkowe obowiązki – muszą podać informacje o dniu kończącym rok obrotowy.
Ponadto zgodnie z art. 70a ustawy o rachunkowości (obowiązującym od tego roku) spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, bo nie muszą (nie przekroczyły przychodów o równowartości 1,2 mln euro), i nie robią tego dobrowolnie, powinny składać do KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i składania sprawozdań. Kierownicy takich jednostek mają na to sześć miesięcy od końca roku obrotowego (tj. za 2014 rok do końca czerwca 2015 r.).
Kto przyjmuje
Właściwym organem do zatwierdzenia sprawozdania finansowego są:
● właściciel – w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,
● wspólnicy – w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,
● walne zgromadzenie – w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych i spółdzielni,
● zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych,
● zwyczajne zgromadzenie wspólników – w spółkach z o.o.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).