Czy odbiorca musi się zgodzić na e-dokument

Firma pana Marka zamierza przejść na fakturowanie elektroniczne. W bazie kontrahentów jest jednak 300 podmiotów. Czy każdy z nich musi wyrazić zgodę na otrzymywanie e-faktur?

TAK

Formalnie istnieje taki wymóg. Zgodnie bowiem z art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają, w jakiej formie odbiorca ma wyrazić akceptację na otrzymywanie e-faktur. W interpretacjach indywidualnych dyrektorzy izb skarbowych przyznają, że może to być każda forma, która będzie skuteczna, a więc doprowadzi do porozumienia między wystawcą a odbiorcą faktur. Przykładowo, jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/ 443-335/14-2/AW), akceptacja może być wyrażona ustnie. Ważne jest to, aby odbiorca przyjąć taką e-fakturę do realizacji i zapłacił należność z niej wynikającą.

Dyrektor zwrócił też uwagę, że wymóg akceptacji sprowadza się w praktyce do spełnienia przez odbiorcę technicznych wymogów, które umożliwią odbiór e-faktur. Chodzi o to, aby odbiorca zapewnił autentyczność, integralność i czytelność treści faktury, a więc zabezpieczył ją przed zmianami.

A zatem odbiorca może udzielić akceptacji w dowolnej formie, na którą wyrażą zgodę obie strony transakcji, a więc np.: w formie oświadczenia przesłanego e-mailem, w formie pliku PDF lub ustnie. Dopuszczalna jest nawet zgoda domniemana. Mamy z nią do czynienia wtedy, gdy sprzedawca wysyła e-fakturę np. e-mailem do nabywcy, a ten reguluje płatność, która z niej wynika. Takie stanowisko potwierdził np. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 10 lipca 2013 r. (nr ILPP4/443-177/13-4/EWW).

Podstawa prawna

Art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Czy każda faktura wymaga akceptacji

Pan Jarosław chce zmniejszyć koszty w firmie, w tym przejść z fakturowania papierowego na elektroniczne. Czy w każdym przypadku musi pytać odbiorcę, czy zgadza się na otrzymanie e-faktury?

NIE

Wystarczy, że kontrahent raz zgodzi się na otrzymanie e-faktur. Dopóki nie cofnie akceptacji, pan Jarosław będzie mógł wysyłać faktury elektroniczne. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 11 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/443-113/14-4/EWW). Przyznał, że akceptacja nabywcy na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej nie jest jednorazowa (dla pojedynczej faktury), ale ma charakter trwały. Pan Jarosław nie będzie jednak miał obowiązku przesyłania wyłącznie e-faktur. Jak wskazał dyrektor poznańskiej izby w powyższej interpretacji, obowiązujące przepisy nie zawierają żadnych ograniczeń co do wystawiania faktur na papierze, pomimo że nabywca wyraził akceptację na otrzymywanie ich w formie elektronicznej. Oznacza to, że pan Jarosław będzie mógł każdorazowo wybrać, czy nabywcy, który zgodził się na otrzymywanie e-faktur, wysłać dokument papierowy, czy elektroniczny. – Za dopuszczalnością wystawiania obu form faktur sprzedaży przemawiać mogą trudności techniczne skutkujące niemożnością wygenerowania i wysłania faktury elektronicznej, np.: infekcja systemu wirusem komputerowym, uszkodzenia sprzętowe czy programowe lub brak dostępu do sieci Internet – wskazał dyrektor izby.

Podstawa prawna

Art. 106 n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Czy PDF to również jest e-faktura

Pan Jan wysyła obecnie faktury w formie papierowej. Chce jednak przejść na system elektroniczny, który jest dużo wygodniejszy i mniej kosztowny. Czy będzie mógł przesyłać dokumenty kontrahentom w formie pliku PDF pocztą elektroniczną?

TAK

Przepisy nie określają, czy e-faktura ma mieć formę pliku PDF. Regulują natomiast, jakie elementy powinna zawierać. Nakładają również na podatnika obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Forma ma zatem znaczenie drugorzędne. Nie ma więc przeszkód, aby pan Jan wysyłał kontrahentom faktury w formie plików PDF pocztą elektroniczną. Muszą jednak być zabezpieczone przed zmianami.

Podstawa prawna

Art. 106e i 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Czy program zapewni autentyczność

Pani Barbara prowadzi niewielki zakład produkcyjny, manufakturę. Zamierza zakupić nowy system finansowo-księgowy, który będzie miał moduł do e-fakturowania. Czy program wystarczy, aby spełnić wymogi e-fakturowania?

TAK

Specjalistyczne oprogramowanie, którego dostawca dodatkowo zastrzega, że spełnia ono wymogi dotyczące e-fakturowania, powinno zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Program może gromadzić różnego rodzaju dokumenty, w tym np. umowy oraz potwierdzenie przyjęcia i wydania towaru z magazynu, a także płatności. Będzie to więc kontrola biznesowa, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tą ścieżką audytu są różnego rodzaju dokumenty, które pozwalają ustalić, czy faktura została wystawiona prawidłowo, i które ją potwierdzają. Jeśli przykładowo z umowy z kontrahentem wynika, że sprzedajemy 10 sztuk towaru za 1 tys. zł (po 100 zł każdy), a następnie informacje te znajdą się na e-fakturze oraz na dokumencie wydania 10 sztuk towaru z magazynu, to znaczy, że firma ustaliła wiarygodną ścieżkę audytu między e-fakturą a dostawą towaru.

Zgodnie z przepisami alternatywą dla kontroli biznesowych są e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem lub system elektronicznej wymiany danych EDI. Również w ten sposób pani Barbara może spełnić wymóg autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej.

Podstawa prawna

Art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Czy e-fakturę trzeba także wydrukować

Pani Marta prowadzi firmę. Postanowiła przejść na fakturowanie elektroniczne. Czy aby przechowywać takie dokumenty, musi je drukować?

NIE

Drukowanie e-faktur nie miałoby sensu. Przepisy ustawy o VAT pozwalają nie tylko wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, ale również w tej samej formie je przechowywać. Pani Marta musi jednak pamiętać o spełnieniu wymogów wynikających z art. 112 a ustawy o VAT. Musi zatem przechowywać e-faktury w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury mają być tak uporządkowane, aby można było łatwo je odszukać. Możliwe jest przechowywanie ich w kraju lub za granicą, ale w tym ostatnim wariancie musi być do nich zapewniony dostęp online. Na wezwanie organu trzeba też zagwarantować bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych, które zawierają.

Podstawa prawna

Art. 112a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Czy e-faktury muszą być podpisane

Pani Małgorzata prowadzi małą firmę. Dostała od swoich kontrahentów akceptację na otrzymywanie e-faktur. Nie wie jednak, czy powinna na nich umieszczać podpis.

NIE

Elementy, jakie muszą znaleźć się na fakturze, określa art. 106e ustawy o VAT. Trzeba na niej umieścić m.in.: datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. W katalogu nie ma natomiast podpisu. Formalnie więc pani Małgorzata nie musi umieszczać podpisu na e-fakturach, tak jak nie musi podpisywać faktur papierowych. Wyjątek dotyczy faktur dokumentujących nabycie produktów rolnych (art. 116 ustawy o VAT). Pani Małgorzata może natomiast użyć e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem do podpisania e-faktur. Jest to bowiem jeden ze sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury.

Podstawa prawna

Art. 106e, art. 106m ust. 5, art. 116 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).