Sprawa dotycząca należności od kontrahenta, pochodzących z 2013 r., została rozstrzygnięta przez sąd dopiero w 2015 r. W księgach rachunkowych samorządowej jednostki budżetowej z tytułu sprzedaży usług figurują należności pochodzące ze stycznia 2013 r. w kwocie 50 000 zł z terminem płatności do 28 stycznia 2013 r.
Część należności została przez kontrahenta uregulowana, odpowiednio: 10 lutego 2013 r. – 5000 zł, 15 czerwca 2013 r. – 3000 zł, 8 września 2013 r. – 2000 zł. Jednostka dokonane wpłaty zaliczyła na należność główną. Kontrahent odmówił zapłaty pozostałej części należności. Na koniec każdego kwartału 2013 r. jednostka naliczała odsetki, które wyniosły odpowiednio: 31 marca 2013 r. – 1030 zł, 30 czerwca 2013 r. – 1440 zł, 30 września 2013 r. – 1360 zł, 31 grudnia 2013 r. – 1310 zł. Ponieważ do końca 2013 r. pozostała część należności nie została uregulowana, jednostka na 31 grudnia 2013 r. utworzyła odpis aktualizujący w stosunku do należności głównej pozostałej do zapłaty oraz w stosunku do odsetek, w łącznej wysokości 45 140 zł. Na początku 2014 r. kierownik jednostki podjął decyzję o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego. W złożonym pozwie wystąpiono o zasądzenie na rzecz jednostki:
a) kwoty 40 000 zł obejmującej należność główną,
b) odsetek do dnia wniesienia pozwu, tj. do 19 stycznia 2014 r., w łącznej wysokości 5410 zł, w tym za rok 2013 – w kwocie 5140 zł i za okres 1–19 stycznia 2014 r. – w kwocie 270 zł,
c) odsetek od kwoty 45 410 zł od dnia wniesienia pozwu, tj. od 20 stycznia 2014 r.,
d) kosztów procesu według norm przepisanych. Na koniec każdego kwartału 2014 r. jednostka naliczała kolejne odsetki, które wyniosły odpowiednio:
a) 31 marca 2014 r. – 1280 zł, w tym odsetki w kwocie 270 zł za okres 1–19 stycznia 2014 r.,
b) 30 czerwca 2014 r. – 1290 zł,
c) 30 września 2014 r. – 1310 zł,
d) 31 grudnia 2014 r. – 1260 zł.
Na koniec 2014 r. dokonano również ich odpisów aktualizujących.
Sprawa skierowana do sądu została rozstrzygnięta w 2015 r. Zgodnie z wyrokiem, sąd zasądził na rzecz jednostki:
1) kwotę 32 870 zł wraz z odsetkami od 20 stycznia 2014 r., w tym:
a) należność główną w kwocie 30 000 zł,
b) odsetki do dnia wniesienia pozwu, tj. do 19 stycznia 2014 r. w kwocie 2870 zł,
2) koszty procesu w kwocie 1200 zł.
W pozostałej części powództwo zostało oddalone. W jaki sposób jednostka powinna ująć w księgach rachunkowych opisane powyżej operacje gospodarcze.
Zgodnie z podstawową zasadą jednostki budżetowe prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, z uwzględnieniem szczególnych uregulowań określonych przede wszystkim rozporządzeniem ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Przebieg zapisów księgowych został wskazany na schemacie.
SCHEMAT
Księgowania w 2015 roku
Objaśnienia:
1. PK – przeksięgowanie z roszczeń spornych zasądzonej przez sąd należności w zakresie należności głównej w kwocie 30 000 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083 i kontrahent), strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – należność główna i kontrahent);
2. PK – przeksięgowanie z roszczeń spornych zasądzonej przez sąd należności w zakresie odsetek do dnia wniesienia pozwu w kwocie 2870 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent), strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent);
3. PK – przeksięgowanie z roszczeń spornych zasądzonej przez sąd należności w zakresie odsetek od 20 stycznia do 31 grudnia 2014 r. w kwocie 4000 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent), strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent);
4. PK – wyksięgowanie roszczenia spornego oddalonego przez sąd w zakresie należności głównej – 10 000 zł: strona Wn konta 290 – Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – należność główna i kontrahent);
5. PK – wyksięgowanie roszczenia spornego oddalonego przez sąd w zakresie odsetek – 3410 zł: strona Wn konta 290 – Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – należność główna i kontrahent);
6. PK – zaksięgowanie kosztów procesu zasądzonych przez sąd na rzecz jednostki – 1200 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 097 i kontrahent), strona Ma konta 760 – Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097).
SCHEMAT
Księgowania w 2013 roku
Objaśnienia:
1. F-K – faktura sprzedaży z tytułu wykonanej usługi – 50 000 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083 i kontrahent), strona Ma konta 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083);
2. WB – wpłata 10 lutego 2013 r. przez kontrahenta części należności z tytułu faktury z pkt 1 – 5000 zł: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto dochodów (analityka: par. 083), strona Ma konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083 i kontrahent);
3. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec I kwartału 2013 r. – 1030 zł,
strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent)
strona Ma konta 750 – Przychody finansowe ( analityka: par. 092);
4. WB – wpłata 15 czerwca 2013 r. przez kontrahenta kolejnej części należności z tytułu faktury z pkt 1 – 3000 zł: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto dochodów (analityka: par. 083), strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083 i kontrahent);
5. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec II kwartału 2013 r. – 1440 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe ( analityka: par. 092);
6. WB – wpłata 08 września 2013 r. przez kontrahenta kolejnej części należności z tytułu faktury z pkt 1 – 2000 zł: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto dochodów (analityka: par. 083), strona Ma konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083 i kontrahent);
7. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec III kwartału 2013 r. – 1360 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe (analityka: par. 092);
8. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec IV kwartału 2013 r. – 1310 zł: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe (analityka: par. 092);
9. PK – utworzenie na koniec 2013 r. odpisu aktualizującego w odniesieniu do należności głównej – kwota 40 000 zł: strona Wn konta 761 – Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 290 – Odpisy aktualizujące należności;
10. PK – utworzenie na koniec 2013 r. odpisu aktualizującego w odniesieniu do odsetek – kwota 5140 zł: strona Wn konta 751 – Koszty finansowe, strona Ma konta 290 – Odpisy aktualizujące należności;
11. Przeksięgowanie na koniec 2013 r. kosztów na wynik finansowy, w tym:
a) pozostałych kosztów operacyjnych – 40 000 zł: strona Wn konta 860 – Wynik finansowy, strona Ma konta 761 – Pozostałe koszty operacyjne;
b) kosztów finansowych – 5140 zł: strona Wn konta 860 – Wynik finansowy, strona Ma konta 751 – Koszty finansowe;
12. Przeksięgowanie na koniec 2013 r. przychodów na wynik finansowy, w tym:
a) przychodów z tytułu dochodów budżetowych – 50 000 zł: strona Wn konta 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych, strona Ma konta 860 – Wynik finansowy;
b) przychodów finansowych – 5140 zł: strona Wn konta 750 – Przychody finansowe, strona Ma konta 860 – Wynik finansowy.
SCHEMAT
Księgowania w 2014 roku
Objaśnienia:
1. PK – przeksięgowanie na roszczenia sporne należności głównej w dacie oddania sprawy na drogę postępowania sądowego – 40 000 zł: strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – należność główna i kontrahent), strona Ma konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 083 i kontrahent);
2. PK – przeksięgowanie na roszczenia sporne odsetek naliczonych od należności głównej, przeksięgowanej na roszczenia sporne w dacie oddania sprawy na drogę postępowania sądowego – 5140 zł: strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent), strona Ma konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent);
3. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec I kwartału 2014 r. – 1280 zł: strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe (analityka: par. 092);
4. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec II kwartału 2014 r. – 1290 zł: strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe (analityka: par. 092);
5. Nota odsetkowa -– naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec III kwartału 2014 r. – 1310 zł: strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe (analityka: par. 092);
6. Nota odsetkowa – naliczenie przez jednostkę odsetek na koniec IV kwartału 2014 r. – 1260 zł: strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (analityka: roszczenia sporne – odsetki i kontrahent), strona Ma konta 750 – Przychody finansowe (analityka: par. 092);
7. PK – utworzenie na koniec 2014 r. odpisu aktualizującego w odniesieniu do odsetek – kwota 5140 zł: strona Wn konta 751 – Koszty finansowe, strona Ma konta 290 – Odpisy aktualizujące należności;
8. Przeksięgowanie na koniec 2014 r. kosztów finansowych na wynik finansowy – 5140 zł: strona Wn konta 860 – Wynik finansowy, strona Ma konta 751 – Koszty finansowe;
9. Przeksięgowanie na koniec 2014 r. przychodów finansowych na wynik finansowy – 5140 zł: strona Wn konta 750 – Przychody finansowe, strona Ma konta 860 – Wynik finansowy.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
