Państwa członkowskie na implementację tych zmian mają czas do 31 grudnia 2012 r. Polska w dużej części już te przepisy wdrożyła. Projekt rozporządzenia ministra finansów z 10 października 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu (30 listopada nie był jeszcze podpisany)kończy proces implementacji w Polsce. Dla podatników oznacza to zasadnicze zmiany, na których powinni skorzystać. Komisja Europejska wyjaśniła bowiem, że przejście z fakturowania papierowego wyłącznie na fakturowanie elektroniczne przez wszystkie firmy w Unii Europejskiej oznacza oszczędności rzędu ok. 18 mld euro rocznie. Zmiany w e-fakturach powinny więc przynieść oszczędności również polskim firmom.

Domniemana zgoda

Jedną z największych zmian jest wprowadzenie zasady zgody domniemanej. Oznacza to, że nabywca towaru lub usługi nie będzie musiał wyrażać zgody na otrzymanie e-faktury. Obecnie przed pierwszym wysłaniem mu takiego dokumentu wystawca musi zapytać o zgodę, a nabywca musi swoją wolę wyrazić na piśmie lub w formie elektronicznej (np. w e-mailu). Jeśli klient się nie zgodzi, sprzedawca nie ma prawa wysłać mu e-faktury. Po zmianach nabywca, który nie będzie chciał dostawać elektronicznych dokumentów, będzie musiał wyrazić sprzeciw.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu „przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy faktury”. Z uzasadnienia projektu wynika, że odchodzi się od obowiązku wyrażenia formalnej zgody na przesyłanie faktur elektronicznych, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (sprzedawcy i nabywcy). Przykładowo – jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów – za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną np. ustnie. Co więcej, resort tłumaczy, że za akceptację należy uznać również akceptację dorozumianą, a więc np. gdy konsument po otrzymaniu e-faktury ureguluje płatność z niej wynikającą.

Powyższy przepis wskazuje więc jedynie na możliwość, a nie obowiązek wyrażenia zgody przez nabywcę. Jak argumentuje MF w uzasadnieniu projektu, przepis wskazujący na to, że sprzedawca powinien uzyskać akceptację od odbiorcy, ma uzasadnienie techniczne. To na sprzedawcy ciąży bowiem obowiązek zapewnienia e-fakturze autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentu. A zatem kontrahenci powinni ustalić między sobą np. w jakim formacie będą przesyłane e-faktury, tak aby mieli możliwość ich odczytania.

Projekt rozporządzenia określa też, że wydane na podstawie dotychczasowych przepisów akceptacje zachowają ważność po 1 stycznia 2013 r. Sprzedawcy nie będą więc musieli kolejny raz pytać kontrahentów, czy mogą im przesyłać e-faktury i jakie techniczne zabezpieczenia stosować.

Autentyczność i integralność

Bardzo istotną zmianą dla podatników jest zmiana dotycząca autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur. Zgodnie z projektem – co jest nowością – można je będzie zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Nie zmienią się natomiast definicje. Przez autentyczność pochodzenia faktury, zarówno teraz, jak i po zmianach, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się to, że nie zmieniono w niej danych.

Zarówno w obecnie obowiązujących przepisach, jak i po zmianach autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktury będą zachowane, m.in. w przypadku wykorzystania e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Dopuszczalne są również (obecnie i po zmianach) inne metody zapewnienia autentyczności i integralności (np. wysłanie e-faktury e-mailem), ponieważ powyższe dwie metody są jedynie metodami przykładowymi.

Partner cyklu