Wraz z końcem 2012 r. zniknie możliwość stosowania 2-letniego okresu przechowywania kopii paragonów (licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż). Będzie to oznaczać powrót do obowiązku archiwizacji dokumentów fiskalnych przez 5 lat. Ministerstwo Gospodarki chce temu zapobiec, wprowadzając do ustawy o VAT okres 2-letni jako zasadę. Taką zmianę zapisało w projekcie założeń tzw. trzeciej ustawy deregulacyjnej. Dziś obowiązek archiwizacji wynika z rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 z późn. zm.).

Argumentem przemawiającym za zachowaniem skróconego okresu przechowywania jest fakt, że zapis na papierze stosowanym w drukarkach fiskalnych szybko blaknie.

– Co z tego, że podatnik będzie przechowywał dokumenty przez 5 lat, skoro i tak będą one nieczytelne – stwierdza Paweł Fałkowski, doradca podatkowy, partner w FL Tax.

Jeżeli minister finansów chciał wprowadzić skrócony okres na czas próbny, to niewątpliwie próba ta zakończyła się pozytywnie.

– Nie spotkałem się z sytuacją, aby organy miały problem z weryfikacją rozliczeń podatnika tylko z tego powodu, że nie przechowywał on papierowych kopii dokumentów kasowych po upływie dwóch lat – komentuje Paweł Fałkowski.

Obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez okres 5 lat jest nieracjonalny i niepotrzebnie generuje obciążenia administracyjne dla przedsiębiorców

Dlatego wprowadzenie na stałe krótszego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych jest krokiem w dobrym kierunku.

– Jednocześnie państwo powinno bardziej promować stosowanie kas, w których paragony są zapisywane w formie elektronicznej – uważa nasz rozmówca.

Takie kasy nie tylko są tańsze w eksploatacji, lecz także ułatwiają odczyt danych. Zdaniem eksperta wartym rozważenia pomysłem jest rozszerzenie obecnie obowiązującej ulgi związanej z nabyciem kas na sytuacje, gdy podatnik wymienia stare urządzenia na nowe, z zapisem elektronicznym. Obecnie ulga dotyczy tylko tych urządzeń, które zostały zgłoszone przed powstaniem obowiązku fiskalizacji.

Etap legislacyjny Projekt założeń do projektu ustawy o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce z 14 czerwca 2012 r. przekazany do konsultacji społecznych.