Doradcy podatkowi są jedną z grup zawodowych, które mogą wykorzystać e-podpis nie tylko do osobistych rozliczeń z fiskusem, ale także do kontaktów w imieniu klientów. Ponadto dzięki legitymacji, która umożliwia wgranie certyfikatu e-podpisu oraz oprogramowania, mogą w dość łatwy sposób korzystać z e-deklaracji.

Legitymacje doradców

Krzysztof Podsiadło, członek Komisji Rozwoju, Promocji Zawodu i Współpracy z Regionami Krajowej Rady Doradców Podatkowych potwierdza, że każda legitymacja doradcy podatkowego zawiera mikroprocesor kryptograficzny, który może być, w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, bezpiecznym urządzeniem, miejscem na certyfikat kwalifikowany i odpowiednie oprogramowanie, jakie wgrywa kwalifikowany podmiot (Centrum Certyfikacji).

- Każdy doradca podatkowy mający legitymację miał i ma możliwość posiadania certyfikatów podpisu elektronicznego - mówi GP Krzysztof Podsiadło.

Przyznaje, że dla doradców podatkowych jest to obecnie bardzo aktualny temat. Do zainteresowania doradców e-podpisem przyczyniło się udostępnienie systemu e-Deklaracje wszystkim podatnikom, co potwierdza Piotr Augustyniak, doradca podatkowy Hogan & Hartson. Przypomina on, że e-podpis wgrany do legitymacji funkcjonuje już od kilku lat.

- Ze względu na regulacje związane z jego wykorzystaniem nie jest to narzędzie powszechnie stosowane. W początkowej fazie wydawania legitymacji doradcy zamawiali podpis bardziej z ciekawości niż jego przydatności w pracy - przyznaje Piotr Augustyniak.

Dodaje jednak, że przełomowym momentem z punktu widzenia użyteczności tego narzędzia jest wprowadzenie możliwości elektronicznego przesyłania deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych. Podobnie uważa Małgorzata Napiórkowska-Kubicka, doradca podatkowy w Accreo Taxand.

Przypomnijmy. Od początku 2008 r. wszystkie firmy, po spełnieniu określonych warunków, mają możliwość przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. E-deklaracja - przypomina Małgorzata Napiórkowska-Kubicka - musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Piotr Augustyniak przyznaje z kolei, że kwalifikowany podpis elektroniczny można wprawdzie wykorzystać także w rozliczaniach przy wystawianiu e-faktur, podpisywaniu umów i dokumentów w codziennej działalności kancelarii, ale ze względu na konieczność posiadania oprogramowania i sprzętu u wszystkich uczestników operacji (np: dwóch stron umowy) nie jest on zbyt często stosowany.

Tajemnica zawodowa

Podpis elektroniczny zapewnia także zachowanie tajemnicy zawodowej przy przesyłaniu dokumentów między doradcą a klientem oraz między doradcą a urzędem skarbowym, na co zwraca uwagę Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

- Artykuł 168 Ordynacji podatkowej dopuszcza możliwość wnoszenia na piśmie podań, żądań, wyjaśnień, odwołań, zażaleń i wniosków za pomocą poczty elektronicznej. E-podpis umożliwia podpisywanie i szyfrowanie dokumentów elektronicznych, może być zatem wykorzystywany do szyfrowania i podpisywania przesyłanej pocztą elektroniczną korespondencji między doradcą podatkowym a jego klientem z wyłączeniem ryzyka naruszenia art. 37 ustawy doradztwie podatkowym - stwierdza ekspert Accreo Taxand.

Przesłanie tych samych dokumentów zwykłą pocztą elektroniczną nie zabezpiecza przed ujawnieniem ich treści osobom postronnym, natomiast e-podpis gwarantuje, że dane są bezpieczne. W ten sposób doradcy podatkowi zmniejszają ryzyko związane z utratą informacji i przedostaniem się ich do osób trzecich. W konsekwencji klient ma pewność, że informacje, które przekazuje doradcy, są odpowiednio chronione i zabezpieczone.

Aktualizacja certyfikatu

Legitymacje doradców podatkowych mają miejsce na e-podpis, ale nie oznacza to, że każdy, kto ma kartę, może automatycznie korzystać z e-podpisu. Ponadto - jak zwraca uwagę Krzysztof Podsiadło - certyfikaty tracą ważność (okres ważności wynosi rok lub dwa lata). Doradca może jednak zaktualizować certyfikat.

- Jeżeli doradcy podatkowi chcą wznowić lub uzyskać po raz pierwszy certyfikat podpisu elektronicznego (gdy wcześniej nie składali wniosku o wydanie certyfikatów, a posiadają legitymację), powinni ze strony PCCE Sigillum PWPW (jedno z Centrum Certyfikacji, z którym umowę podpisała KIDP - przyp. red.) pobrać odpowiedni formularz i wypełnić go zgodnie ze wskazaną procedurą - wyjaśnia Krzysztof Podsiadło.

Następnie - kontynuuje nasz rozmówca - formularz należy dostarczyć do Sigillum i umówić się na wgranie certyfikatu w wybranym Punkcie Rejestracji PCCE Sigillum. Na spotkanie doradca musi zabrać: legitymację oraz dokumenty tożsamości właściwe ze względu na wnioskowany certyfikat.

Do celów uzyskania lub aktualizacji certyfikatu doradcy podatkowi nie mają obowiązku ujawniania miejsca wykonywania zawodu. Do legitymacji wgrywany jest certyfikat na imię i nazwisko osoby fizycznej (niezależny od wykonywanego zawodu). Krzysztof Podsiadło przyznaje, że trudno obecnie określić, ilu doradców podatkowych posiada ważny kwalifikowany certyfikat. Jest to bowiem indywidualna sprawa każdego doradcy.

Koszt e-podpisu

Doradca podatkowy, zgodnie z uchwałą KRDP, nie ponosi kosztów wydania legitymacji. Został on przeniesiony na Krajową Radę. Michał Korbas, aplikant radcowski w Auxilium, zwraca uwagę, że doradca podatkowy musi jednak zapłacić za wydanie lub odnowienie certyfikatu podpisu elektronicznego i czytnik kart, który jest wydawany wraz z certyfikatem przez centrum certyfikacji. Michał Korbas wyjaśnia, że czytnik to niewielkie urządzenie (czarne pudełko) podłączane do komputera przez złącze USB. W najnowszych modelach notebooków wbudowane są zazwyczaj czytniki kart, a zatem dodatkowe urządzenie nie jest wtedy niezbędne.

Michał Korbas zwraca również uwagę na formalności, których muszą dopełnić dorady podatkowi, dysponujący kwalifikowanym e-podpisem wbudowanym w legitymację.

- Jeśli chcą w imieniu podatników przesyłać deklaracje drogą elektroniczną, klienci muszą ich upoważnić na formularzu ZAW-E1. Osoba upoważniona, czyli doradca podatkowy, będzie musiała jedynie potwierdzić zgłoszenie drogą elektroniczną na formularzu ZAW-E2 - stwierdza nasz rozmówca.

Jego zdaniem wygodniejszą formą korzystania z e-podpisu jest legitymacja posiadająca mikroprocesor kryptograficzny niż zestaw do e-podpisu.

Jeśli jednak doradca nie ma jeszcze legitymacji, musi złożyć wniosek o wydanie karty. Wzór takiego wniosku dostępny jest na internetowych stronach oddziałów Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

Wymogi e-podpisu

Doradcy podatkowi zwracają uwagę również na trudności związane z e-podpisem. Chodzi m.in. o to, że musi to być podpis kwalifikowany z certyfikatem, podczas gdy - zdaniem doradców - wystarczyłby bezpieczny e-podpis. Z informacji GP wynika, że na razie nie jest planowana zmiana wymogów dotyczących podpisu elektronicznego. Możliwe są jednak inne ułatwienia. Jak przyznał w rozmowie z GP Witold Jarzynka, zastępca dyrektora departamentu rozwoju systemów informatycznych Ministerstwa Finansów, w przyszłości wymogi proceduralne dotyczące e-podpisu mogą zostać uproszczone. Resort nie wyklucza bowiem podpisywania umów z centrami certyfikacji w celu łatwiejszej weryfikacji tożsamości podatnika. Skorzystaliby na tym nie tylko podatnicy, ale również ich pełnomocnicy, w tym doradcy podatkowi. Jak podkreśla osoba, która chce przesyłać deklaracje elektronicznie, musi przejść przez procedurę weryfikującą tożsamość w centrum certyfikacji oraz podobną procedurę, by skorzystać z systemu e-Deklaracje.