Koniec roku sprzyja zwiększaniu firmowych wydatków. Przedsiębiorca, który decyduje się na duże zakupy, robi to głównie po to, by uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodów. To z kolei pozwala mu zmniejszyć podstawę opodatkowania, a tym samym podatek do zapłaty za dany rok. Problemy pojawią się, gdy do firmy zawita kontrola fiskusa.

– Od tygodnia mam na głowie kontrolę ze skarbówki. Urzędników interesują głównie wydatki, które uwzględniłem w kosztach. Na 50 sprawdzonych przez nich faktur 15 im się nie podoba. Obawiam się, że to nie koniec. Czy urzędnicy mogą od tak kwestionować zakupy wrzucone do kosztów – pyta nas pan Mikołaj z Poznania.

Podobne scenariusze w swoich firmach przeżyli inni nasi czytelnicy. Jeden z Warszawy, a drugi z Krakowa.

Niestety urzędnicy skarbowi mają pełne prawo do takich kontroli. Nie powinno też dziwić, że najchętniej sprawdzają wydatki uwzględnione w kosztach. Tu najłatwiej wykazać, że podatnik popełnił błąd, o czym najlepiej świadczy lista ponad 60 wydatków, które mimo że są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, do kosztów zaliczone być nie mogą. To jednak tylko jedna strona tego medalu. Druga jest taka, że naturalnym dążeniem każdej osoby prowadzącej biznes jest wrzucanie w koszty firmy wszystkiego, co się da. Do kosztów trafiają czasem tak egzotyczne z firmowego punktu widzenia wydatki, jak np. bielizna damska jako służbowy strój sekretarki, koszty niedzielnych obiadów z rodziną jako wydatek na podtrzymanie więzi rodzinnych zapracowanego menedżera czy też pralka i zmywarka u przedsiębiorcy prowadzącego sklepik z prasą (trzeba przecież czysto wyglądać). Taka kosztowa beztroska daje duże pole do popisu pracownikom fiskusa i okazuje się wyjątkowo kosztowna dla lekkomyślnych właścicieli firm.

Jeśli przedsiębiorca nie będzie miał racjonalnych argumentów i przede wszystkim dokumentów, które potwierdzają prawidłowość rozliczenia zakupów w kosztach, czekają go kłopoty. I to głównie finansowe. Wyrzucenie przez fiskusa wydatków z kosztów oznacza konieczność skorygowania rozliczeń. To może skutkować powstaniem zaległości podatkowych, które będzie trzeba zapłacić razem z odsetkami (obecnie wynoszą one 14 proc. w skali roku).

Związek z przychodem

Prawo podatkowe w wielu przypadkach ogranicza możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o ponoszone wydatki.

Koszty podatkowe

Koszty podatkowe

źródło: DGP

– Zasadniczo jednak wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zostały należycie udokumentowane, zostały poniesione, wiążą się z przychodem i nie zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów wyraźnym przepisem ustawowym – wyjaśnia Grzegorz Grochowina, ekspert podatkowy w KPMG.

Ekspert dodaje, że to, że każdy koszt uzyskania przychodu powinien być poniesiony w związku z przychodem, należy rozumieć tak, że chodzi zarówno o przychód z działalności bieżącej, jak i o przychód, którego wystąpienie podatnik przewiduje w przyszłości, a którego możliwość uzyskania obiektywnie wydaje się realna.

– Jeżeli jednak wydatek został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT), wówczas nie ma możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów – zastrzega Grzegorz Grochowina.