Sprawozdanie za 2010 rok, które zostało zatwierdzone, należy przekazać do archiwizacji. Podmioty mogą w tym celu skorzystać z wyspecjalizowanej firmy świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Taka możliwość wynika art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Konrad Pazorek, konsultant w PwC, podkreśla, że w takiej sytuacji jednostka ma obowiązek powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej. Należy to uczynić w ciągu 15 dni od wydania zbiorów wyspecjalizowanej firmie.

– W przypadku dokumentacji archiwalnej, dotyczącej zamkniętego roku finansowego, wystarczy zwykłe zawiadomienie urzędu w formie pisemnej – twierdzi nasz rozmówca.

Tylko przekazanie bieżącej dokumentacji wymaga aktualizacji na druku EDG-1 (dla osób fizycznych) lub NIP-2 (dla osób prawnych).

Konrad Pazorek przypomina również, że przy przechowywaniu dokumentacji księgowej poza siedzibą jednostki należy zapewnić ich łatwą dostępność dla organów zewnętrznej kontroli i nadzoru w siedzibie jednostki lub innym wyznaczonym miejscu.

Dodatkowo należy pamiętać, że sprawozdania finansowe, w odróżnieniu od innych dokumentów księgowych, podlegają trwałemu przechowywaniu, czyli powinny bezterminowo pozostać w archiwach jednostki.

5 lat przechowuje się większość dokumentów księgowych – nie dotyczy to sprawozdań finansowych