O przekazaniu sprawozdania do archiwizacji firmie zewnętrznej trzeba poinformować urząd skarbowy w ciągu 15 dni. Wystarczy zwykłe zawiadomienie w formie pisemnej.
Sprawozdanie za 2010 rok, które zostało zatwierdzone, należy przekazać do archiwizacji. Podmioty mogą w tym celu skorzystać z wyspecjalizowanej firmy świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Taka możliwość wynika art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Konrad Pazorek, konsultant w PwC, podkreśla, że w takiej sytuacji jednostka ma obowiązek powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej. Należy to uczynić w ciągu 15 dni od wydania zbiorów wyspecjalizowanej firmie.