– Rozluźnienie wymogów w tym zakresie godzi w racjonalność procesu podatkowego – argumentuje jedna z izb administracji skarbowej w piśmie, które trafiło do podległych jej urzędów.

W ubiegłorocznym raporcie Bank Światowy i Ministerstwo Finansów wyliczyły, że nawet o 20 proc. więcej podatników mogłoby zapłacić zaległą daninę, gdyby wysłano do nich bezpośredni i zrozumiały list. Szacowano, że ściągalność PIT wzrosłaby dzięki takim eksperymentalnym metodom o prawie 10 proc. (patrz „Skarbówka uczy się pisać listy. Cel: wyegzekwować podatki”, DGP nr 112/2017).

Urzędnicy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) regularnie szkolą się też z tego, jak pisać prościej. Potwierdziło to biuro prasowe KAS w odpowiedzi na pytanie DGP.

Jak wszystkie to działania mają się do wspominanych zaleceń izby administracji skarbowej?

Musi być kolejność

Wszystko zaczęło się od kontroli, którą pracownicy IAS przeprowadzili we wspomnianym urzędzie. W jej trakcie przeglądali m.in. decyzje wydane w 2017 r. i 2018 r. Wnioski z kontroli okazały się na tyle negatywne, że izba wysłała pismo „w trybie nadzoru” do wszystkich urzędów w województwie, aby unikały pisania decyzji w podobny sposób.

Problemy są dwa. Pierwszy to kolejność elementów w uzasadnieniu decyzji. Zdaniem IAS sytuacja, w której urząd najpierw wyjaśnia swoje rozstrzygnięcie, a dopiero potem podaje jego podstawę prawną, jest niezgodna z art. 210 ordynacji podatkowej. Z przepisu tego wynika, że decyzja musi zawierać:

  • oznaczenie organu podatkowego;
  • datę jej wydania;
  • oznaczenie strony;
  • powołanie podstawy prawnej;
  • rozstrzygnięcie;
  • uzasadnienie faktyczne i prawne;
  • pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie;

Z art. 210 ordynacji IAS wyciągnęła wniosek co do kolejności. Podstawa prawna musi poprzedzać treść rozstrzygnięcia i jego uzasadnienie faktyczne oraz prawne – uważa izba.

Bez spoufalania się

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Drugim problemem dla IAS okazał się zbyt liberalny język samej decyzji.

„W myśl art. 207 par. 1 ordynacji podatkowej w sprawie w drodze decyzji orzeka organ podatkowy. Z tego względu brak jest również uzasadnienia dla używania w uzasadnieniu decyzji form osobowych »my« np. »otrzymaliśmy…«, »Stwierdzamy, że…«, »umożliwiliśmy«”.

Formalnie czy zrozumiale?

– W mojej pracy z urzędnikami i prawnikami nigdy nie spotkałem się z poglądem, który podobnie podchodziłby do kolejności elementów decyzji. – komentuje dr Tomasz Piekot, filolog z Uniwersytetu Wrocławskiego.

Jego zdaniem decyzje, w których podstawy prawne będą poprzedzać treść pisma, nigdy nie będą klarowne i zrozumiałe dla przeciętnych obywateli. – Mało tego, będą budziły nieufność do organów i zmuszą adresatów do zatrudniania prawników tylko po to, aby odszyfrować stanowisko urzędnika – uważa ekspert.

Jego zdaniem taka wykładnia przepisów cofa wszelkie działania na rzecz prostego języka urzędowego o 10 lat. – Czym innym jest przecież norma prawna, a czym innym norma zwyczajowa i dotychczasowa praktyka administracji – mówi.

Podobnego zdania jest pracownik innego urzędu skarbowego, odpowiedzialny za przygotowanie zarówno decyzji, jak i innych pism (prosi o anonimowość). Wyjaśnia, że za każdym razem, gdy przygotowuje dokument prostszy w odbiorze, kwestionują to urzędowi prawnicy. Efekt?

– Często dzwonią do mnie przerażeni podatnicy, którzy dostają pismo o przysługujących im uprawnieniach w związku z postępowaniem wszczętym przez urząd. Takie pismo to w zasadzie „kopiuj – wklej” kilku przepisów. Oni tego nie rozumieją. Pytają, czego urząd od nich chce, czy to już decyzja, czy tylko wezwanie – mówi nasz rozmówca.

Zdaniem Bartosza Mazura, menedżera i doradcy podatkowego w Gekko Taxens, gdyby skarbówka zaczęła stosować język mniej skomplikowany i sformalizowany, to podatnicy częściej dobrowolnie spłacaliby swoje zobowiązania podatkowe. – Rzecz nie tylko w tym, by z łatwością zrozumieli oni urzędowy komunikat, ale także, aby sam sposób przekazania komunikatu nie powodował niechęci do urzędu – komentuje ekspert.

Bartosz Mazur zwraca też uwagę na inny aspekt sprawy. – Ewentualne uchylenie decyzji tylko z uwagi na odmienną niż to przewiduje ordynacja podatkowa kolejność elementów pisma byłoby dość oczywistym błędem proceduralnym. Pokazywałoby skrajnie formalistyczne podejście urzędników, skoro forma byłaby ważniejsza od treści decyzji – mówi ekspert Gekko Taxens.

Innego zdania jest Łukasz Blak, doradca podatkowy w Certus LTA.

– Decyzja powinna być pisana językiem formalnym, a jej treść powinna odzwierciedlać ustawową kolejność – mówi ekspert. Zgadza się natomiast z tym, że każde inne pismo skarbówki kierowane do podatników (nie decyzja) powinno być sformułowane prostszym językiem

Urzędnicy się szkolą

KAS zapewnia, że stara się szkolić pracowników i funkcjonariuszy z wykorzystywania prostszego języka w pismach urzędowych. Jak wynika z przesłanej DGP odpowiedzi, pracownicy resortu finansów (w tym z departamentów KAS), tylko w okresie od 1 marca 2017 r. (wtedy powstała KAS) do końca ubiegłego roku uczestniczyli w 12 szkoleniach na temat „Poprawność językowa w pismach urzędowych”.

W 2018 r. zostanie natomiast zrealizowanych 7 szkoleń z tematu „Prosty język w pismach urzędowych”. W obu przypadkach organizatorem jest Krajowa Szkoła Skarbowości.

Jak poinformowała KAS, ubiegłoroczny program szkoleń obejmował m.in. następujące zagadnienia:

1. Poprawność językowa w pismach urzędowych

  • Specyfika języka urzędowego
  • Charakterystyka odbiorców pism i tekstów urzędowych
  • Upraszczanie tekstu
  • Zasady efektywnego pisania
  • Jak pisać dobrze i wiarygodnie?
  • Zasady i techniki dostosowania treści przekazu do odbiorcy
  • Styl komunikatywny
  • Zasady redagowania pism urzędowych
  • Poprawna budowa pism urzędowych

2. Poprawność językowa w praktyce

  • Gramatyczna
  • Ortograficzna
  • Interpunkcyjna
  • Fleksyjna
  • Leksykalno-składniowa
  • Tekstowo-stylistyczna, czyli jak budować tekst, aby był poprawny, zrozumiały i przyjazny dla odbiorcy, a równocześnie spełniał wymogi stawiane tekstom urzędowym.