Zakład pracy, który pomylił się i zaniżył miesięczny podatek pracownika, nie powinien wpłacać brakującej kwoty ze swoich środków. Trzeba ją bowiem pobrać z wynagrodzenia podatnika wraz z zaliczką za bieżący miesiąc.
Takiej odpowiedzi udzieliło Ministerstwo Finansów na pytanie DGP. Zadaliśmy je w imieniu czytelników, niepewnych, jak postąpić w takiej sytuacji. Z jednej strony bowiem mają oni świadomość, że ciąży na nich odpowiedzialność za błąd i w związku z tym chcieliby go jak najszybciej naprawić z własnej kieszeni. Z drugiej obawiają się, co będzie z rozliczeniem rocznym samego pracownika.
Co zrobić w sytuacji, gdy pracodawca potrącał kwotę zmniejszającą podatek, mimo że dochody pracownika w trakcie roku przekroczyły 85 528 zł (czyli górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej)? – pyta czytelnik DGP. Dodaje, że pracownik złożył płatnikowi oświadczenia o zamiarze wspólnego rozliczania się z małżonkiem.
Niewątpliwie płatnik postąpił nieprawidłowo. Zgodnie z art. 27 ust. 1b ustawy o PIT, przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy:
1) kwotę zmniejszającą podatek, w wysokości 556,02 zł rocznie (czyli 46,33 zł miesięcznie) należy potrącać, gdy dochody podatnika (pracownika), licząc od początku roku, nie przekraczają 85 528 zł;
2) zaliczki nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek, gdy dochody podatnika (pracownika), licząc od początku roku, przekroczą 85 528 zł.
Zasada ta dotyczy również sytuacji, gdy podatnik (pracownik) złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Jeżeli jego przewidywane, określone w oświadczeniu:
1) dochody nie przekroczą 85 528 zł, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – wówczas zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo jeszcze (a zatem podwójnie) pomniejszane za każdy miesiąc o 46,33 zł;
2) dochody przekroczą 85 528 zł, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali – wówczas zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu (bez pomniejszania o 46,33 zł miesięcznie).
Podobnie z kosztami
Ten sam problem mają zakłady pracy, które odliczają od przychodu pracownika 50-proc. koszty podatkowe, mimo że przekroczyły już one limit 42 764 zł (chodzi o pracowników korzystających z praw autorskich i pokrewnych, w 2018 r. limit ten zostanie podwojony, o czym zdecydował już Sejm). Jak pisaliśmy już na łamach DGP, w takiej sytuacji nie należy potrącać dłużej 50-proc. kosztów („O limicie 42 764 zł powinni pamiętać pracodawcy i inni płatnicy”, DGP nr 79/2017). Cytowaliśmy odpowiedź Ministerstwa Finansów, która również to potwierdziła. Płatnik (zakład pracy) ma obowiązek stosować 50-proc. koszty wyłącznie do obowiązującego limitu, czyli tylko do wysokości 42 764 zł – wyjaśnił resort.
Pracodawca musi uważać
Co ma zatem zrobić zakład pracy, gdy zaniżył zaliczkę na PIT? Z ordynacji podatkowej wynika, że to on odpowiada – całym swoim majątkiem – za niepobrany lub nieprawidłowo pobrany podatek (art. 30). W takiej sytuacji pracownik (podatnik) nie ponosi odpowiedzialności – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik (art. 26a ordynacji).
Jeżeli więc w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że odprowadzona zaliczka na PIT była za niska, wyda decyzję o odpowiedzialności podatkowej płatnika, a nie podatnika. W takiej sytuacji zakład pracy nie tylko odpowiada za niepobrany podatek, lecz także ponosi odpowiedzialność z kodeksu karnego skarbowego (art. 78).
I tak źle, i tak niedobrze
Teoretycznie najprościej byłoby więc, żeby płatnik jak najszybciej uregulował brakującą kwotę z własnej kieszeni, a ewentualnie potem dochodził jej zwrotu od pracownika.
Ale wtedy pojawia się problem. Jeżeli bowiem płatnik ureguluje brakującą kwotę z własnej kieszeni, to i tak po zakończeniu roku wykaże w PIT-11 (informacja, która otrzymują pracownik i urząd skarbowy) jedynie zaliczki faktycznie potrącone z wynagrodzenia (a nie należne). W związku z tym podatnik, składając zeznanie roczne (np. PIT-37) i tak będzie musiał dopłacić brakująca kwotę. W efekcie urząd skarbowy dostanie tę samą kwotę dwukrotnie: raz od płatnika, drugi raz od podatnika (przy rozliczeniu rocznym).
Podobnie będzie, gdy płatnik potrąci uregulowaną przez siebie kwotę z wynagrodzenia pracownika. Wprawdzie wówczas płatnik i pracownik wyrównają rachunki pomiędzy sobą, ale nadal w PIT-11 zakład pracy wykaże jedynie zaliczki faktycznie potrącone. W tej sytuacji podwójnie zapłaci pracownik: raz na skutek potrącenia z wypłaty (na rzecz płatnika), drugi raz – w rozliczeniu rocznym.
Trzeba potrącić u pracownika
Wątpliwości te rozwiewa odpowiedź MF. Wynika z niej, że płatnik nie powinien wpłacać brakującej kwoty zaliczki na PIT z własnych środków. Powinien pobrać ją z wynagrodzenia podatnika wraz z zaliczką należną za bieżący miesiąc i łączną kwotę wpłacić do urzędu skarbowego. „Decyzja o odpowiedzialności płatnika w żadnym wypadku nie służy uzyskaniu podwójnej zapłaty zobowiązania uregulowanego już przez podatnika” – podkreślił resort. [ramka]
Odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie DGP
W przypadku pobrania i wpłacenia (np. za czerwiec) zaliczki na PIT w wysokości niższej od należnej, płatnik powinien w miesiącu, w którym zorientował się, że zaniżył zaliczkę (np. we wrześniu) pobrać ze środków podatnika, wraz z zaliczką należną za ten miesiąc, także brakującą kwotę zaliczki za czerwiec i wpłacić łączną kwotę. W takiej sytuacji informacja PIT-11 będzie zawierać prawidłowe dane dotyczące przychodu i pobranych przez płatnika zaliczek.
Płatnik nie powinien natomiast wpłacać brakującej kwoty zaliczki za czerwiec z własnych środków. Takie postępowanie jest sprzeczne z określonymi w ustawie o PIT obowiązkami płatnika, polegającymi na obliczeniu należnej zaliczki na podatek, pobraniu jej ze środków podatnika i odprowadzeniu do właściwego urzędu skarbowego.
W przypadku gdy zobowiązanie podatkowe zostało zapłacone przez podatnika, ewentualna decyzja o odpowiedzialności podatkowej płatnika wydana na podstawie art. 30 par. 4 ordynacji podatkowej po zakończeniu roku podatkowego, stanowi podstawę do dochodzenia od płatnika odsetek za zwłokę od niepobranej zaliczki zgodnie z art. 53 par. 3 i 4 ordynacji podatkowej.Decyzja o odpowiedzialności płatnika w żadnym wypadku nie służy uzyskaniu podwójnej zapłaty zobowiązania uregulowanego już przez podatnika.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).