Podwyższone koszty pracownicze także przy pracy zdalnej

Kto wykonuje swoje obowiązki zdalnie w miejscowości położonej poza siedzibą pracodawcy, ten ma prawo do wyższych kosztów uzyskania przychodu – potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Tak samo stwierdził rok temu w odpowiedzi, którą cytowaliśmy w artykule „Praca zdalna nie pozbawi wyższych kosztów pracowniczych” (DGP nr 56/2023). Potem podobnie wypowiedział się w interpretacjach indywidualnych z 19 lipca 2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.433.2023.2.SJ) i 24 sierpnia 2023 r. (0113-KDIPT2-3.4011.506.2023.1.SJ).

Przypomnijmy, że co do zasady pracownikom przysługują miesięczne koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł, nie więcej niż 3000 zł rocznie. Wynika to z art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT.

Jeśli jednak miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, to miesięczne koszty wynoszą 300 zł, nie więcej niż 3600 zł rocznie (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT).

Warunkiem odliczania wyższych kosztów jest nieotrzymywanie zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, chyba że zostały one zaliczone do podatkowych przychodów.

Podwładny, który chce, aby pracodawca potrącał z jego wynagrodzenia wyższe koszty uzyskania przychodu, musi złożyć oświadczenie, że spełnia wspomniane warunki.

O najnowszą interpretację wystąpiła spółka, która zatrudnia pracownika zdalnie na podstawie art. 6718 kodeksu pracy. Podwładny wykonuje pracę w miejscu swojego zamieszkania, które jest położone w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba spółki. Pracownik nie dostaje dodatku za rozłąkę, a jeśli zostaje wezwany do biura, to są mu wypłacane jedynie świadczenia należne w związku z podróżą służbową.

Spółka była zdania, że miejsce zamieszkania pracownika zdalnego jest również jej zakładem pracy, więc przysługują mu wyłącznie podstawowe koszty podatkowe w wysokości 250 zł miesięcznie.

Dyrektor KIS uznał jej stanowisko za błędne. Wyjaśnił, że gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy zdalnej (o której mowa w art. 6718 k.p.) pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy pracownik otrzymuje:

• dodatek za rozłąkę lub
• zwrot kosztów dojazdu niezaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Warunkiem zastosowania podwyższonych kosztów przy poborze zaliczek przez płatnika (zakład pracy) jest złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w tej wysokości – przypomniał organ.

Dodajmy, że jeżeli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, to pracownicze koszty uzyskania przychodu:

• nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł rocznie – gdy miejsce zamieszkania pracownika znajduje się w tej samej miejscowości, w której znajdują się zakłady pracy;
• nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł rocznie – gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowościami, w których znajdują się zakłady pracy, a pracownik nie dostaje dodatku za rozłąkę ani zwrotu kosztów dojazdu (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do podatkowych przychodów).©℗