NSA w wyroku z 10 kwietnia 2013 r. (sygn. akt I FSK 359-371/12) przesądził, że spółka musi zapłacić VAT z faktur, które fałszował jej pracownik. Czy przedsiębiorcy powinni na bieżąco sprawdzać rejestry faktur i miesięczne deklaracje VAT?
Choć wyrok ten może być pewnego rodzaju ostrzeżeniem, to nie powinien jednak powodować zwiększenia zamieszania wśród przedsiębiorców. Dotyczy to w szczególności podatników zatrudniających wykwalifikowaną kadrę pracowniczą, związaną często zasadami etyki zawodowej, których naruszenie może oznaczać dla nich daleko surowsze konsekwencje niż jednorazowa dolegliwość wynikająca z postępowania karnego skarbowego.
Jak w sporze z fiskusem powinien bronić się przedsiębiorca, który się dowie, że w jego firmie miały miejsce takie praktyki?
Istotne jest, na jakim etapie wykryty zostanie nielegalny proceder. Taka obrona może bowiem okazać się zbędna, o ile uda nam się wyprowadzić faktury z obiegu. W szczególności dotyczy to faktur, które nie zostały jeszcze wysłane do kontrahenta – organy podatkowe zasadniczo pozwalają na ich anulowanie. W pewnych przypadkach akceptują również anulowanie faktury odesłanej przez kontrahenta, oczywiście przy założeniu, że nie wprowadził on jej do swoich ksiąg i rejestrów (np. interpretacja z 23 sierpnia 2012 r. sygn. IPTPP2/443-484/12-2/AW).
A co jeśli sfałszowane faktury trafiły już do obrotu i zostały przez kontrahentów zarejestrowane?
W takiej sytuacji najlepszym posunięciem będzie korekta rozliczeń. Jeżeli faktura dokumentuje czynności, które w ogóle nie zostały wykonane, sfałszowany dokument będzie de facto fakturą pustą, która rozliczana jest poza deklaracją VAT (podatek musi być zapłacony, ale sama faktura nie jest w ogóle ujmowana w deklaracji – red.). W zależności od tego, czy nasz własny system zarejestrował takie faktury wychodzące, czy też nie, może zaistnieć jedynie konieczność poniesienia kosztu odsetek od zaległości.
Jeżeli z kolei faktura została ujęta w deklaracji, może wystąpić nadpłata w VAT. Ubieganie się o nią będzie jednak uwarunkowane otrzymaniem potwierdzenia odbioru korekty od kontrahenta. Ten ostatni powinien jednocześnie wziąć pod uwagę konieczność dokonania stosownej korekty wstecz – prawo do odliczenia podatku z fałszywej faktury nie przysługuje bowiem wcale.
Jak ograniczyć ryzyko wystawiania fałszywych faktur przez pracowników?
Dużo zależy od stosowanego w firmie oprogramowania. Warto korzystać z systemów informatycznych zapewniających ciągłość rejestracji dokumentów wychodzących (faktur sprzedażowych), a do tego ustanowić wewnętrzne procedury ich akceptacji. Hasła dostępu mogą skutecznie ograniczać dostęp do określonych funkcji osobom nieuprawnionym.
W przypadku większych przedsiębiorców jako zachowawcze działanie prewencyjne dobre skutki odnoszą okresowe przeglądy podatkowe przeprowadzone przez niezależnych specjalistów. Również sam kodeks karny skarbowy stanowi pewnego rodzaju polisę ochronną dla podatnika – wprowadzając zasadę odpowiedzialności osób fizycznych, nie firm, co w wielu wypadkach na pewno ogranicza pokusę złamania prawa.
Na koniec warto podkreślić, że tylko faktury wystawione przez osoby do tego upoważnione zyskują wymierne znaczenie na gruncie ustawy o VAT. Jeżeli fakturę wystawi osoba w ogóle do tego nieuprawniona, trudno znaleźć podstawy do uznania jej za pustą, a zatem rodzącą obowiązek zapłaty podatku. Takie sytuacje nie powinny więc rodzić negatywnych konsekwencji dla sprzedawcy. W przeciwnym wypadku jakakolwiek anonimowa osoba byłaby w stanie doprowadzić każdą firmę do upadłości poprzez preparowanie faktur, które rodziłyby po jej stronie obowiązek zapłaty VAT.