ABC sp. z o.o. (podatnik VAT czynny) nabyła 5 września 2016 r. od firmy X odzież roboczą i obuwie robocze na łączną kwotę 6150 zł, w tym VAT 1150 zł. Ogółem zakupiono 20 kompletów odzieży i 20 par obuwia (odzież robocza – wartość jednego zestawu 150 zł, obuwie robocze – wartość jednej pary 100 zł). Odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej zostały nabyte z zamiarem przekazania pracownikom magazynu zgodnie z wymogami prawa pracy. Spółka ABC zajmuje się importem i dystrybucją materiałów budowlanych. Faktura dokumentująca nabycie przedmiotowej odzieży i obuwia roboczego została wystawiona 5 września 2016 r. Spółka ABC odebrała tę fakturę w dniu jej wystawienia łącznie z nabytymi towarami. Zapłaty za fakturę spółka dokonała 19 września 2016 r., w ostatnim dniu umownego terminu płatności. Przewidywany okres używania odzieży i obuwia jest dłuższy niż rok, ale spółka chciałaby te wydatki zaliczyć wprost do kosztów uzyskania przychodów. Jak spółka powinna rozliczyć nabycie tych towarów na gruncie VAT i CIT? Podatek VAT i zaliczki na CIT spółka płaci miesięcznie, a jej rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy.
Nabywając zgodnie z nakazami kodeksu pracy odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej firmy niewątpliwie dokonują czynności związanych z prowadzoną działalnością. Nie oznacza to jednak, że automatycznie przysługuje im prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia tych towarów.
Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Reklama
Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wówczas, gdy zostają spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z nabyciem których podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedmiotowa odzież i obuwie robocze zostały nabyte w celu przekazania do używania pracownikom magazynu zgodnie z przepisami prawa pracy. Spółka ABC zajmuje się dystrybucją materiałów budowlanych, a zatem działalnością opodatkowaną VAT. Nabycie odzieży i obuwia roboczego wykazuje zatem związek (pośredni) z działalnością opodatkowaną VAT. Spółka ABC ma zatem prawo odliczyć podatek naliczony od nabycia przedmiotowej odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej w całości, tj. w wysokości 1150 zł. Spółka ABC jest podatnikiem VAT czynnym, a zatem odliczeniu podatku nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT.

Reklama
Termin obniżenia podatku
Pozostaje tylko ustalić, w jakim miesiącu spółka może odliczyć podatek naliczony. W myśl reguły zawartej w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że otrzymana faktura nie zawiera wyrazów „metoda kasowa”, a to wskazuje, że spółka rozlicza się na zasadach ogólnych, a nie według metody kasowej. Oznacza to, że obowiązek podatkowy z tytułu przedmiotowych towarów (odzieży roboczej, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej) powstał z chwilą dokonania ich dostawy, tj. 5 września 2016 r., stosownie do art. 19a ust. 1 ustawy o VAT.
Jednak samo ustalenie, kiedy w stosunku do nabytej usługi powstał obowiązek podatkowy, choć konieczne, nie pozwala na ustalenie w pełni, kiedy można odliczyć podatek naliczony. W naszym przypadku konieczne jest bowiem sięgnięcie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim stosowne prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Przedmiotową fakturę spółka otrzymała 5 września 2016 r., a zatem odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego przedsiębiorca może dokonać najwcześniej w deklaracji VAT-7 za wrzesień 2016 r.
Na potrzeby schematu rozliczenia podatku zakładam, że spółka nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT i nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, tj. za październik bądź listopad 2016 r.
Podsumowując, spółka w deklaracji VAT-7 za wrzesień 2016 r. może odliczyć podatek naliczony z tytułu nabytych przedmiotowych towarów (odzieży roboczej i obuwia roboczego) w wysokości 1150 zł.
Koszty uzyskania przychodów
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).
Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać określone warunki. [schemat]
Dziennik Gazeta Prawna
Niewątpliwie nabyta odzież i obuwie robocze z zamiarem ich przekazania zgodnie z wymogami prawa pracy wykazują związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą uzyskaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków m.in. na nabycie środków trwałych (zob. art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przewidywany okres używania odzieży i obuwia jest dłuższy niż rok. Zatem biorąc pod uwagę, że spółka ABC nabyła je na własność, będą one kompletne i zdatne do użycia w dniu ich przekazania pracownikom i będą wykorzystywane przez spółkę na potrzeby związane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, to formalnie rzecz ujmując przedmiotowe odzież i obuwie robocze spełniają definicję środka trwałego (zob. art. 16a ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT), a wydatki na środki trwałe nie mogą być zaliczone wprost do kosztów uzyskania przychodów, tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.
Spółka chciałaby jednak zaliczyć je wprost do środków trwałych. Analiza przedstawionego stanu faktycznego wskazuje, że wartość początkowa jednego kompletu odzieży roboczej i jednej pary obuwia roboczego nie przekroczą 3500 zł (odpowiednio 150 zł komplet odzieży i 100 zł para obuwia). Zatem stosownie do art. 16d ust. 1 ustawy o CIT spółka może nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tych składników majątku. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Załóżmy, że spółka odda je do używania jeszcze we wrześniu 2016 r., a zatem będą one stanowić koszt uzyskania przychodów we wrześniu 2016 r.
Spółka ABC ma prawo odliczyć podatek naliczony od nabytej odzieży i obuwia roboczego, a zatem stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o VAT, nie będzie on stanowił kosztu uzyskania przychodów.
Z tytułu nabycia odzieży i obuwia roboczego spółka ABC ma prawo zaliczyć we wrześniu 2016 r. do kosztów uzyskania przychodów wydatki w łącznej wysokości 5000 zł. ⒸⓅ
Co wynika z prawa pracy
Stosownie do art. 2376 par. 1 kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz poinformować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 par. 1 i art. 2377 par. 1 k.p., oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego (art. 2378 par. 1 k.p.).
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, o których mowa w art. 2376 par. 1 i art. 2377 par. 1 k.p., stanowią własność pracodawcy (art. 2378 par. 2 k.p.).
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (art. 2379 par. 1 k.p.).
SCHEMAT
Schemat rozliczenia spółki*
1. Jaki podatek wystąpi przy nabyciu odzieży roboczej, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej:
VAT naliczony: 1150 zł (wykazujemy w poz. 44 wartość netto w zł : 5000 zł i w poz. 45 podatek naliczony w zł: 1150 zł) – cały VAT z otrzymanej faktury podlega odliczeniu
CIT: Koszty uzyskania przychodów (KUP): 5000 zł (wartość netto wydatków na nabycie odzieży roboczej, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej)
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek:
VAT – deklaracja VAT-7 (podatek naliczony w poz. 45: 1150 zł i wartość netto w poz. 44: 5000 zł)
CIT – nie ma obowiązku składania deklaracji zaliczkowej, spółka powinna jednak uwzględnić przedmiotowe koszty uzyskania przychodów w kwocie 5000 zł przy obliczeniu zaliczki na podatek PIT podlegający wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić go w zeznaniu rocznym CIT-8
3. Termin złożenia deklaracji:
VAT-7: 25 października 2016 r.
CIT-8: 31 marca 2017 r.
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).