W obliczu zagrożenia COVID-19 bez wątpienia najważniejsze jest zahamowanie rozprzestrzeniania się wirusa i ochrona zdrowia i życia ludzi. Jednak za rok, dwa, trzy lata, gdy ustąpią emocje, podatnicy raczej nie będą mogli liczyć na ulgowe traktowanie przy okazji kontroli dokonywanych obecnie rozliczeń.
Dzisiaj większość przedsiębiorców myśli o tym, jak przetrwać w tym trudnym okresie, lecz są też tacy, którzy – zachowując zimną krew – stawiają pytania o to, w jaki sposób cała ta sytuacja wpłynie na rozliczanie kosztów czy odliczanie VAT. I bynajmniej nie chodzi tutaj o żadne formy wsparcia, a normalne wydatki ponoszone w tych nienormalnych okolicznościach. O tym, że polski prawodawca podatkowy nie przepada za samochodami osobowymi, nie trzeba zaś nikogo przekonywać. Skoro tak jest, to podatnicy zastanawiają się nad tym, czy ich pracownicy, którzy korzystają na co dzień z samochodów służbowych i używają ich również do celów prywatnych, nie powinni zdać ich pracodawcy, jeżeli obecnie musieli pozostać w domu. Jakie skutki podatkowe po stronie pracownika i pracodawcy ma to, że pracownik pozostał w domu i – być może przez cały miesiąc – będzie wykonywał swoje obowiązki w ramach telepracy albo jako poddany kwarantannie lub przebywający na zwolnieniu lekarskim w ogóle nie będzie świadczył pracy? Co w takim przypadku, jak należy się zachować, czy żądać od pracownika zwrotu pojazdu, przekazania go innemu pracownikowi, a może odstawić na parking firmowy? Tylko jak to zrobić i czy na pewno jest to konieczne ze względów fiskalnych, wówczas gdy pracownik musi pozostać w odizolowaniu w ramach kwarantanny, a nawet poddać się leczeniu, jak również wówczas gdy pracodawca nie dysponuje wystarczającą ilością miejsc parkingowych?
W praktyce, jeżeli chodzi o koszty uzyskania przychodu i odliczenie VAT, najwięcej wątpliwości mają ci podatnicy, którzy korzystają z zewnętrznej floty na podstawie umów najmu czy leasingu. Zastanawiają się, czy czynsze opłacane za ten okres mogą być uwzględnione w kosztach, czy VAT z faktur je dokumentujących podlega rozliczeniu. Oczywiście nie można mówić o jednej uniwersalnej, właściwej w sytuacji każdego podatnika, odpowiedzi na tak postawione pytania. W każdym przypadku konieczna jest analiza celowości, weryfikacja wszystkich okoliczności.
Można jednak zaryzykować stwierdzenie, że sam fakt, iż pracownik nie musi albo nie może fizycznie wykorzystywać pojazdu dla potrzeb służbowych – nawet jeżeli taki stan trwa przez cały miesiąc – nie musi oznaczać automatycznie wyłączenia z kosztów i zakazu odliczania VAT. Jeżeli bowiem zastanowimy się nad sytuacją pracy z domu, to w istocie w przypadku wielu pracowników będzie to bez znaczenia dla sposobu wykorzystania samochodu służbowego. Pamiętając bowiem o tym, że co do zasady i dla większości pracowników dojazd „do” i „z pracy” do domu to przejazdy prywatne, należy stwierdzić, iż fakt wykonywania swoich obowiązków z miejsca zamieszkania niczego nie zmienia. W istocie bowiem żaden przepis nie wskazuje, co to znaczy, że samochód jest służbowy, jak ma być wykorzystywany, aby posiadał taki status, że musi być zrealizowana „jakaś” pula kilometrów w jazdach służbowych, w godzinach i na potrzeby pracy (przewóz pracowników czy dokumentów).
Auto jako element wynagrodzenia
W wielu bowiem przypadkach nie pozbawia samochodu statusu „pojazdu służbowego”, a wraz z tym pracodawcy prawa do rozliczania kosztów czy odliczania VAT od np. czynszu najmu fakt, że u pracowników na określonych stanowiskach samochód w praktyce służy jazdom w ich sprawach prywatnych. Często bowiem związek pojazdu z działalnością podatnika i celowość kosztów używania auta nie wynikają z jego głównej funkcjonalności (przewożenia osób i rzeczy z punktu A do punktu B), a z tego, że jego udostępnienie pracownikowi stanowi bonus, świadczenie motywacyjne czy wręcz element wynagrodzenia wprost wynikający ze stosunku pracy.
W takiej sytuacji całkowicie bez znaczenia dla rozliczenia kosztów i odliczenia VAT jest to, czy pracownik wykonuje pracę w firmie czy z domu. W takich przypadkach, również w „normalnych czasach” (warunkach) nie powinno być problemów z rozliczeniem kosztów i odliczeniem VAT od opłat za używanie, a także od wydatków służących eksploatacji, gdy pracownik przebywa na dłuższym (nawet przekraczającym miesiąc) urlopie czy zwolnieniu. Ważne wówczas jest to, aby dalsze używanie pojazdu było uzasadnione treścią stosunku pracy. [przykład 1]
przykład 1
Bonus przewidziany w umowie o pracę
Spółka zatrudniła prawniczkę. Zgodnie z zawartą umową o pracę spółka zobowiązała się zapewnić pracownicy samochód służbowy, z którego korzysta do celów prywatnych. Charakter wykonywanej pracy decyduje o tym, że samochód ten służy wyłącznie celom prywatnym pracownicy, a gdy musi pojechać gdzieś służbowo (np. do sądu), ma prawo skorzystać na koszt pracodawcy z taksówki. Czynsz najmu oraz koszty paliwa rozliczane są w kosztach spółki i odliczany jest od nich VAT (oczywiście wszystko z uwzględnieniem limitów). Działania takie nie są kwestionowane przez organy, gdyż prawo do takiego wykorzystania samochodu zostało zagwarantowane w ramach stosunku pracy. Przez cały marzec 2020 r. pracownica ani razu nie była fizycznie w biurze, gdyż na początku miesiąca przebywała na urlopie, a następnie ze względu na epidemię pracowała z domu. Nie spowodowało to, że pracodawca zrezygnował z odliczenia VAT czy rozliczenia kosztów z czynszu i kosztów eksploatacji pojazdu.
Użytek mieszany
Taka sama jest sytuacja, jeżeli pojazd używany jest w sposób mieszany, tj. na co dzień służy do jazd służbowych i prywatnych. Jeżeli samochód stanowi zarówno środek transportu wykorzystywany w pracy, jak i element wynagrodzenia, wówczas przerwa w pracy lub telepraca z pozostawieniem samochodu pracownikowi nie wpływa na rozliczenie kosztów i VAT. [przykład 2]
przykład 2
Zmiana w wykorzystaniu pojazdu
Spółka zatrudniła informatyka. Zgodnie z regulaminem wewnętrznym pracownik, któremu powierzono samochód służbowy, może korzystać z niego do celów prywatnych (również w czasie przerwy w pracy, np. urlopu czy zwolnienia do trzech miesięcy). Charakter wykonywanej pracy decyduje o tym, że samochód służy zarówno przejazdom służbowym (wizyty w sklepach, magazynach i innych placówkach spółki), jak i prywatnym pracownika. Przez cały marzec 2020 r. pracownik ani razu nie był fizycznie w spółce, gdyż na początku miesiąca przebywał na urlopie, a następnie ze względu na epidemię pracował z domu. Nie spowodowało to, że pracodawca zrezygnował z odliczenia VAT czy rozliczenia kosztów z czynszu i kosztów eksploatacji pojazdu.
przykład 3
Kwarantanna
Spółka zatrudniła montażystę, udostępniając mu samochód służbowy. Zgodnie z regulaminem korzystania z samochodu pojazd służy wyłącznie celom służbowym i pracownik nie wykorzystuje go prywatnie. W marcu, ze względu na to, że u jednego z klientów, u którego był pracownik, stwierdzono zarażenie koronawirusem, montażysta został poddany kwarantannie domowej. Pracownik dowiedział się o tym, kiedy wracał od klienta. W tej sytuacji pracodawca zabronił montażyście zwracać samochód do firmy. Pojazd został zaparkowany na podwórku pracownika i tam stał przez cały okres kwarantanny, gdyż pracodawca uznał, że jeżeli alarm okaże się fałszywy, to nie trzeba będzie odkażać pojazdu. Tak też się stało. Przy czym pracownik miał pecha, bo koniec jego kwarantanny wypadał w sobotę, a w niedzielę znów miał styczność z osobą zarażoną i został poddany kolejnej kwarantannie. Tym razem, chociaż pojazd był „bezpieczny”, pracodawca nie zdecydował się na odebranie go od pracownika, gdyż wiązałoby się to z koniecznością wynajmu miejsca parkingowego. W konsekwencji pojazd ponad miesiąc stał nieużywany. Rozliczając czynsz leasingowy, księgowa uwzględniła jednak wydatek w kosztach i odliczyła VAT (uwzględniając limity), gdyż przełożony pracownika opisał sytuację, uzasadniając, iż w obu przypadkach chociaż pojazd nie był fizycznie używany, to działanie było uzasadnione (pozostawienie pojazdu) i nie wystąpiły przesłanki wyłączające koszty. ©℗
Tylko do celów służbowych
Inna jest sytuacja, gdy pracownik jeździ samochodem wyłącznie służbowo. Wówczas pozostawienie pojazdu pracownikowi na czas przerwy w pracy może wpływać negatywnie na rozliczenie kosztów i odliczenie VAT – może być bowiem kwestionowana celowość. Stąd w takiej sytuacji, decydując się na nieodbieranie pojazdu w czasie urlopu czy zwolnienia pracownika, pracodawca musi sporządzić odrębne uzasadnienie, w którym wykaże celowość działania. [przykład 3]
Przychód u pracownika
Rozliczanie kosztów i odliczanie VAT to jedno, inną kwestią jest zaś rozpoznanie po stronie pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodu służbowego. Zaznaczyć warto, że nawet jeżeli samochód przez cały miesiąc wykorzystywany jest wyłącznie dla potrzeb prywatnych pracownika, nie zmienia to jego służbowego charakteru. To oznacza, że przychód pracownika winien być wyznaczany z uwzględnieniem zryczałtowanych kwot przewidzianych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284).
