Sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, sądzi, że jest ona prawidłowa, więc księguje ją w swoim systemie, a nagle dostaje powiadomienie, że faktura została odrzucona. Co wtedy? Ministerstwo Finansów zaleca w Podręczniku KSeF 2.0 ponowną wysyłkę faktury do KSeF.

– Problem polega jednak na tym, że zanim informatycy zdiagnozują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń i raportowania w firmie – zwraca uwagę Tomasz Groszyk, starszy menedżer, zespół Business & Digital Services w Crido.

Inne faktury, nawet jeśli trafią do KSeF, ich odbiorca (nabywca) nie zawsze je zobaczy. Takie sytuacje nie są wprawdzie masowe, ale skutecznie dezorganizują pracę firmowych informatyków i księgowych.

KSeF odrzuca fakturę

Dlaczego niektóre faktury są odrzucane przez KSeF? – Przyczyną może być nieprawidłowe kodowanie plików XML, w których wystawiane są faktury ustrukturyzowane – wskazuje Tomasz Groszyk. I dodaje: – Trzy niewidoczne w edytorze bajty potrafią zatrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie.

Ministerstwo Finansów bierze to pod uwagę, ale upatruje też innych przyczyn. Powodem może być np. błędne wpisanie przyszłej daty wystawienia faktury lub niewypełnienie wszystkich wymaganych pól.

W każdym takim przypadku fakturze nie zostanie nadany numer KSeF, a więc będzie ona uznana za dokument nieistniejący.

Problemy dopiero się zaczną

MF nie tylko zaleca, by ponowić wysyłkę, ale sugeruje też wdrożenie w firmowych systemach służących do fakturowania „mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku”. To zdaniem resortu powinno wyeliminować odrzucenia faktur.

– Kłopot dotyczy wybranych typów faktur lub określonych kanałów ich generowania – wyjaśnia Tomasz Groszyk. Zauważa natomiast, że da on o sobie znać szczególnie w marcu, gdy firmy będą przesyłać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc obowiązywania KSeF. – JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT (z rozróżnieniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim). Jeśli faktura istnieje w ERP (czyli systemie firmowym), ale nie ma jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą uznać za sygnał ryzyka – wskazuje ekspert Crido.

Problem może nabrzmieć w kwietniu, gdy kolejna grupa firm, znacznie większa niż dotychczas, przystąpi do KSeF. - Wchodząc w okres największej skali obciążenia systemu, firmy muszą więc myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przekazywane technicznie poprawnie – mówi ekspert.

Redakcja DGP zwróciła się do Ministerstwa Finansów o stanowisko w tej sprawie, a o odpowiedzi poinformujemy.

Faktury „widmo” w KSeF

Nadal aktualny jest także inny problem, o którym pisaliśmy już na łamach DGP. KSeF może nie odrzucić faktury, ale nabywca jej nie zobaczy. Powody są przeróżne. Przykładem jest wystawienie faktury na numer VAT-UE przedsiębiorcy. Jeśli przedsiębiorca zaloguje się do KSeF za pomocą krajowego NIP, to nie zobaczy faktury, mimo że znajduje się ona w systemie.