Wszyscy podatnicy, w tym JST, muszą już od lutego odbierać faktury w KSeF

• od 1 lutego 2026 r. będzie dotyczyć podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników.

Przy czym w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą jednak mogli stosować faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł. Podatnik utraci tę możliwość, począwszy od faktury, którą przekroczy wspomnianą wartość.

Co istotne, w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług podatnikiem VAT jest jednostka samorządu terytorialnego wraz z urzędem ją obsługującym, samorządowymi jednostkami budżetowymi oraz samorządowymi zakładami budżetowymi.

Uwaga! Jeżeli więc w danej JST wartość sprzedaży z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, to wszystkie jej jednostki organizacyjne, które są objęte centralizacją rozliczeń VAT, będą musiały wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Z kolei w przypadku najmniejszych JST nie jest wykluczone wystawianie faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej do końca 2026 r., jeśli wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana tymi fakturami nie przekroczy 10 tys. zł w miesiącu.

▶ Pisaliśmy o tym…

„Krajowy System e-Faktur będzie dużym wyzwaniem dla JST” – dodatek „Księgowość Budżetowa” z 16 lipca 2025 r. (DGP nr 136)

Dokumenty w KSeF i poza nim

KSeF będzie służyć do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, tj. dokumentów w formie elektronicznej w formacie XML wystawionych z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF.

Przy czym zgodnie z przepisami przejściowymi do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF, ale będzie można je wystawiać w KSeF dobrowolnie.

W KSeF nie będzie:

• faktur pro forma,
• faktur wewnętrznych,
• dowodów wewnętrznych,
• not uznaniowych,
• not obciążeniowych,
• rachunków w rozumieniu ordynacji podatkowej.

Uwaga! 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one już wystawiane (ani w KSeF, ani poza KSeF). Aby poprawić błąd na fakturze, trzeba będzie wystawić fakturę korygującą.

▶ Pisaliśmy o tym…

„W KSeF nie będzie not korygujących. Więc jak poprawiać błędy?” – DGP nr 168 z 1 września 2025 r.

Z kolei zgodnie z rozporządzeniem w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie będzie trzeba wystawiać faktur w KSeF m.in. przy:

• świadczeniu usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczeniu usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczeniu usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT (m.in. usługi ubezpieczeniowe, reasekuracyjne, udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych) udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami,
• dostawach towarów i świadczeniu usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

– nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,

– sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Podatnik będzie mógł wystawić i przesłać do KSeF fakturę z załącznikiem, jeżeli będzie ona dotyczyć czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Fakturę z załącznikiem można będzie wystawić w KSeF wyłącznie w ramach struktury logicznej FA(3).

Ważne: Załącznik będzie częścią pliku XML faktury, zatem do KSeF nie będą przesyłane załączniki w postaci osobnych plików (np. w formatach jpg lub pdf).

Podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, musi złożyć do szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Usługa ta jest dostępna już od 1 stycznia 2026 r.

Możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem będzie przypisana do konkretnego podatnika (Podmiot1), tzn. do danego NIP – np. JST. Zgłoszenia nie składają jednostki wewnętrzne wydzielone w ramach podatnika (posługujące się IDWew) czy jednostki podrzędne JST.

Uwierzytelnienie w KSeF i uprawnienia

Aby korzystać z KSeF, użytkownik nie musi zakładać konta w systemie, natomiast konieczna jest weryfikacja posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienie się w systemie.

Ważne: Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

Podmioty niebędące osobą fizyczną (w tym m.in. JST) mogą uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena (metoda będzie dostępna tylko do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Po uwierzytelnieniu się w KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (która zawiera NIP) podatnik może korzystać z uprawnień właścicielskich (przypisanych systemowo, domyślnie do jego NIP) w tym m.in.:

• zarządzać uprawnieniami,
• zarządzać swoimi jednostkami podrzędnymi,
• wystawiać faktury,
• mieć dostęp do faktur.

Jeżeli podatnik nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, to powinien złożyć zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego i wyznaczyć w nim osobę fizyczną, która w jego imieniu będzie korzystała z KSeF.

Formularz można złożyć:

• elektronicznie, przez e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia,
• papierowo, w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca siedziby.

Uwaga! Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie jest uznawane za skutecznie doręczone.

Wyznaczona osoba fizyczna będzie miała pełny zakres uprawnień i będzie mogła uwierzytelnić się w kontekście identyfikatora podatkowego NIP podatnika, aby nadać uprawnienia innym osobom fizycznym lub podmiotom w imieniu podatnika. Ta osoba będzie mogła uwierzytelnić się jedną z metod przewidzianych dla osób fizycznych, np. podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tokenem bądź certyfikatem KSeF.

Ważne: Zawiadomienie ZAW-FA jest składane wyłącznie w celu wyznaczenia pierwszej osoby fizycznej, która będzie korzystała z KSeF w imieniu podatnika.

Zawiadomienia ZAW-FA nie składają samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe ani urzędy marszałkowskie. Osoba fizyczna uprawniona przez JST w zawiadomieniu ZAW-FA – po uwierzytelnieniu w systemie – może bowiem zarządzać m.in. jednostkami podrzędnymi JST (tj. wyznaczyć ich przedstawicieli – administratorów).

Token to wygenerowany przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w systemie (podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną), ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.

Token może być wykorzystywany do przyspieszenia i ułatwienia procesu logowania się do KSeF. Przy czym token może być wygenerowany zarówno dla osoby fizycznej, jak i dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną (np. JST), ale będzie to miało różny efekt w przypadku działania w systemie. Jeżeli dana osoba fizyczna uwierzytelni się w systemie i wygeneruje token na swoje dane i uprawnienia, tj. na osobę fizyczną, to po uwierzytelnieniu się tym tokenem będzie widoczna w systemie jako konkretna osoba fizyczna. Jeżeli natomiast podmiot niebędący osobą fizyczną uwierzytelni się w systemie pieczęcią kwalifikowaną i wygeneruje token z posiadanymi przez nią uprawnieniami, to każdy działający w systemie po uwierzytelnieniu się tym tokenem będzie widoczny w systemie jako ten podmiot, a nie konkretna osoba fizyczna.

Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu, które jest wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Certyfikaty KSeF są dwojakiego rodzaju:

• typu 1 do uwierzytelniania,
• typu 2 do wystawiania faktur OFFLINE.

Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie można wygenerować jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania.

Do podatnika należy decyzja o sposobie zarządzania certyfikatami w ramach podatnika (czy odbywa się to na jego poziomie, czy poszczególnych osób uprawnionych do działania w KSeF w jego imieniu). Certyfikaty wydane na dane podmiotu (np. JST) nie są powiązane z konkretnymi osobami, zatem to on odpowiada za ich przekazywanie pracownikom i posługiwanie się nimi przy pracy w KSeF.

Obecnie działa Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalności zarządzania uprawnieniami i wnioskowania o certyfikat będą dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz w zintegrowanych z API KSeF 2.0 programach komercyjnych.

Ważne: Tokeny i certyfikaty będą umożliwiały zalogowanie się do systemów komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0.

Model uprawnień dla JST

Jednostka samorządu terytorialnego jest podatnikiem, może więc korzystać z KSeF, wykorzystując standardowy model uprawnień. W jego ramach JST po uwierzytelnieniu się w systemie może nadać uprawnienia wskazanej osobie fizycznej – np. burmistrzowi miasta. Ta zaś może wyznaczyć kolejną osobę fizyczną, np. kierownika działu księgowości.

Nadawanie uprawnień w sposób standardowy odbywa się jednak na poziomie centralnym i nie uwzględnia struktury wewnętrznej JST, dlatego przewidziano szczególny model uprawnień dla JST. Pozwala on nadawać i odbierać uprawnienia w jednostkach podrzędnych JST oraz ułatwia dostęp do faktur tych jednostek.

Ważne: Aby skutecznie nadać uprawnienie dla jednostki podległej JST, NIP wskazanej jednostki podległej musi zostać zgłoszony przez JST na zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-2 (składanym w urzędzie skarbowym).

W przypadku jednostek pomocniczych innych niż samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski Ministerstwo Finansów nie przewidziało takiego szczególnego rodzaju uprawnień. Te inne jednostki pomocnicze JST mogą korzystać z KSeF na zasadach ogólnych lub ewentualnie z modelu uprawnień wykorzystującego identyfikator wewnętrzny danej jednostki. [ramka]

JST jako podatnik ma w KSeF pełen zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do NIP JST domyślnie, systemowo). Dzięki temu może m.in.:

• zarządzać uprawnieniami JST,
• zarządzać jednostkami podrzędnymi JST,
• wystawiać faktury,
• posiadać dostęp do faktur.

Ponadto JST może wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie posiadać pełen katalog uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi JST) i która w jej imieniu nada uprawnienia osobom fizycznym, które będą administratorami poszczególnych jednostek podrzęd nych.

Z kolei osoba fizyczna będąca administratorem jednostki podrzędnej może mieć w KSeF uprawnienia do:

• zarządzania uprawnieniami w ramach jednostki podrzędnej,
• wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3 w roli „7” – JST wystawca, a JST występuje jako Podmiot1 (sprzedawca),
• dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, a JST występuje jako sprzedawca lub nabywca.

Uwaga! Administrator jednostki podrzędnej może nadawać uprawnienia w ww. zakresie kolejnym osobom fizycznym.

W ramach modelu uprawnień dla JST w przypadku:

• faktur sprzedażowych wystawianych przez JST w strukturze FA(3) powinny być wskazane:

– dane sprzedawcy – JST, w elemencie Podmiot 1 (wraz z NIP JST nadanym na cele VAT),

– dane nabywcy w elemencie Podmiot2,

– dodatkowo – dane jednostki podrzędnej JST (np. samorządowej jednostki budżetowej) w elemencie Podmiot3 (wraz z jej NIP oraz wypełnionym polem Rola – „7” – JST wystawca),

• faktur zakupowych wystawianych na rzecz JST w strukturze FA(3) powinny być wskazane:

– dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1,

– dane nabywcy – JST w elemencie Podmiot2 (wraz z NIP JST nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym JST,

– dodatkowo – dane jednostki podrzędnej JST (np. samorządowej jednostki budżetowej) w elemencie Podmiot3 (wraz jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „8” – JST odbiorca).

▶ Pisaliśmy o tym…

„JST za niespełna pół roku muszą być gotowe do korzystania z KSeF” – dodatek „Księgowość Budżetowa” z 17 września 2025 r. (DGP nr 180)

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

W KSeF będą funkcjonować następujące tryby wystawiania faktur:

• online,
• offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT (stosowany np. w razie problemów z internetem),
• offline-niedostępność KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy o VAT (stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF),
• awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy o VAT (wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF).

Tryb online

W trybie online faktury są wystawiane w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik xml jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Wyjątek dotyczy udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (w szczególności osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i podmioty zagraniczne, nabywcy bez polskiego NIP), w sposób inny niż przy użyciu KSeF – tutaj za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Tryb offline24

Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24, ponieważ ustawa o VAT nie wprowadza w tym przypadku żadnych ograniczeń. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej, tj. od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesyła tę fakturę do KSeF w celu przydzielenia jej numeru KSeF.

W przypadku trybu offline24 za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (tj. datę wystawienia), wskazaną przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej faktury. Datą otrzymania faktury będzie:

• data przydzielenia numeru KSeF lub
• w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Uwaga! Jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana w polu P_1, to fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1.

Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy mający NIP, będzie możliwe wydanie mu potwierdzenia transakcji.

▶ Pisaliśmy o tym…

„Offline24 czy prawie offline24” – dodatek „Biuro Rachunkowe” z 6 października 2025 r. (DGP nr 193)

Tryb offline-niedostępność KSeF

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF i komunikowanej w oprogramowaniu interfejsowym niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline-niedostępność KSeF. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej,
• przesyła ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Daty wystawienia i otrzymania faktury są w tym przypadku ustalane według tych samych zasad co w przypadku trybu offline24.

Tryb awaryjny

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Komunikaty o awarii systemu będą publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej,
• przesyła ją do KSeF nie później niż w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
• udostępnia ją nabywcy w sposób uzgodniony.

Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej faktury.

Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF – w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej. Wyjątek dotyczy faktury wystawionej na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – tutaj datą otrzymania faktury zawsze będzie data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF.

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF powinna być oznaczona dwoma kodami QR.

Awaria całkowita

Odrębną sytuacją uregulowaną w ustawie o VAT jest awaria KSeF, która jest ogłaszana w środkach społecznego przekazu (np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie) w przypadku, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. W trybie awarii całkowitej podatnik:

• wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne,
• nie musi stosować wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• nie przesyła jej do KSeF po ustaniu awarii,
• przekazuje ją nabywcy w dowolny sposób np. osobiście lub e-mailem.

W przypadku awarii całkowitej istotna jest rzeczywista data wystawienia faktury wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę poza KSeF.

Uwaga! Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej jest przekazywana nabywcy z założenia poza KSeF i nie jest opatrywana kodami QR.

▶ Pisaliśmy o tym…

„KSeF na nowo zdefiniuje datę otrzymania faktury” – dodatek „Księgowość Budżetowa” z 19 listopada 2025 r. (DGP nr 224)

jpk_vat

W związku z obowiązkowym KSeF zmienione zostały także regulacje dotyczące JPK_VAT, a także określono nowe wzory:

• JPK_V7M(3) dla podatników rozliczających się miesięcznie,
• JPK_V7K(3) dla podatników rozliczających się kwartalnie.

W ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT podatnicy będą podawać numer KSeF faktury oraz ujmować w tej ewidencji inne faktury wystawione bądź otrzymane poza KSeF i inne dowody niż faktury, dla których to będą miały zastosowanie odpowiednie oznaczenia:

• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT, która nie posiada numeru identyfikującego w KSeF na dzień złożenia ewidencji,
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
• DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Podanie numeru KSeF będzie dotyczyć faktur wystawionych w KSeF bez względu na tryb ich wystawiania i przesyłania do KSeF (offline24, awaria, niedostępność systemu) – według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją. ©℗

Tabela. Ustalanie daty wystawienia i otrzymania faktury