Szef KAS: Podróż służbowa elektrykiem w całości w kosztach podatkowych

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 77 [5] kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.) „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Pracodawca musi więc zwrócić podwładnemu koszty związane ze służbową delegacją. Co do zasady taki zwrot jest wolny od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Przepis ten limituje wysokość zwolnienia do wysokości określonej w rozporządzeniu wydanym 29 stycznia 2013 r. przez ministra pracy i polityki społecznej (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190). Podobne zasady dotyczą zaliczania przez pracodawcę zwrotu wydatków z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT). Ma o tyle znaczenie, że z par. 3 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia wynika, że pracownik może liczyć na zwrot kosztów do limitu kilometrówki. Z kolei w innym rozporządzeniu wydanym przez ministra infrastruktury 25 marca 2002 r. uregulowano, że stawki kilometrówki są uzależnione od „pojemności skokowej silnika pojazdu mechanicznego”. W praktyce dotyczą więc aut spalinowych.

Samochody elektryczne, wodorowe i hybrydowe

I tu właśnie pojawiają się wątpliwości, gdy w podróż służbową jedzie pracownik wykorzystujący np. prywatne auto elektryczne. Rozporządzenie ich bowiem nie dotyczy, a więc zwrot kosztów podróży służbowej powinien być w całości kosztem podatkowym. W praktyce pracodawcy ustalają własny limit wysokości takiego zwrotu, który nie przekracza wysokości kilometrówki. Tak było też w sprawie, którą zajął się Szef KAS.

Uczelnia, która wystąpiła o interpretację przekonywała, że może zaliczyć do kosztów podatkowych całość wydatków zwracanych jej pracownikom podróżującym służbowo autami elektrycznymi, wodorowymi i hybrydowymi. Sama określiła w akcie wewnętrznym limit wysokości zwrotu. Nie był on wyższy niż limit kilometrówki.

Kilometrówka bez znaczenia

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN), że uczelnia zaliczy do kosztów podatkowych nie więcej niż wynika z określonego w rozporządzeniu limitu kilometrówki. I z tych właśnie powodów interpretację zmienił Szef KAS.

- Odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe – podkreślił. Resort infrastruktury planował zmianę obecnych regulacji w połowie 2025 r. Zaproponowano nowelizację art. 34a ustawy o transporcie drogowym jak i rozporządzenia z 2002 r. tak, aby zaktualizowane limity kilometrówki dotyczyły pracowników jeżdżących „elektrykami” i autami wodorowymi. Projekt nowelizacji nadal nie został jednak nawet przyjęty przez rząd.