Wydatki na spotkania integracyjne z udziałem współpracowników prowadzących własną działalność gospodarczą mają charakter reprezentacyjny. Nie można więc ich odliczać od przychodu - orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

Firmowe spotkania pracowników i współpracowników

Chodziło m.in. o wydatki na: podróże, zakwaterowanie, posiłki, napoje (w tym alkoholowe) oraz atrakcje sportowe i turystyczne. Spółka (z branży IT) chciała je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, bo – jak tłumaczyła – mają one poprawić komunikację w zespołach, zwiększyć efektywność pracy oraz wzmocnić więzi pracowników i współpracowników z firmą. Służą więc osiąganiu przez nią przychodów.

Spółka przekonywała, że sumy wydawane na rzecz współpracowników należy traktować tak samo jak te na rzecz pracowników, ponieważ obie grupy realizują zadania dla spółki.

Wydatki na reprezentację nie są podatkowym kosztem

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z nią tylko częściowo. Stwierdził, że koszty spotkań integracyjnych przypadające na pracowników – z wyłączeniem wydatków na alkohol – mogą być podatkowym kosztem, o ile są należycie udokumentowane i faktycznie przyczyniają się do poprawy relacji i efektywności pracy.

Wyjaśnił, że wydatki na alkohol nie mogą być kosztem, ponieważ nie mają związku z osiąganiem przychodów i pozostają w sprzeczności z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. 1982 nr 35 poz. 230 ze zm.).

Nie zgodził się też ze spółką co do wydatków na spotkania z udziałem współpracowników prowadzących własną działalność gospodarczą. Stwierdził, że są to podmioty zewnętrzne, a działania spółki wobec nich mają charakter reprezentacyjny. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wydatki na reprezentację (w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów) nie wchodzą w zakres kosztów uzyskania przychodów – wskazał dyrektor KIS.

WSA: spotkania współpracowników nie mają charakteru reprezentacyjnego

Interpretację w tej części uchylił Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 1167/21). Stwierdził, że wydatki na organizację spotkań integracyjnych z udziałem współpracowników nie mają charakteru reprezentacyjnego, ponieważ ich celem nie jest budowanie wizerunku firmy, lecz poprawa komunikacji i współpracy w zespołach, integracja pracowników i współpracowników, a także zwiększenie efektywności pracy w firmie. Takie działania należy analizować w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (związek z przychodami firmy), a nie wyłączenia z art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy – orzekł sąd.

Zaaprobował natomiast stanowisko fiskusa w kwestii zakupu alkoholu. Uznał, że wydatki na ten cel nie mogą być zaliczone do podatkowych kosztów, bo nie można racjonalnie przyjąć, że fundowanie alkoholu pracownikom i współpracownikom pozostaje w związku przyczynowym z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła.

NSA: wydatki na spotkania współpracowników to nie koszt uzyskania przychodu

Naczelny Sąd Administracyjny uchylił wyrok WSA. Stwierdził, że wydatki na spotkania integracyjne współpracowników spółki są wydatkami na reprezentację. W związku z tym nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, bo zabrania tego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

- Wydatki na współpracowników działających na własny rachunek, nawet jeżeli współpracują oni ze spółką, czy też jej pracownikami, należy traktować oddzielnie. Nie sposób przyjąć, że są to koszty inne niż te o charakterze reprezentacyjnym – wyjaśnił sędzia Artur Kot.

Wyrok NSA z 17 września 2025 r., sygn. akt II FSK 23/23