Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
/>
Gdy przypomnimy sobie pierwsze zapowiedzi i informacje o tym, iż polscy podatnicy zostaną uraczeni przez prawodawcę obowiązkiem stosowania faktur ustrukturyzowanych, często padało pytanie: czy nie będzie można już wystawiać faktur z datą wcześniejszą. Powiedzmy sobie jasno, że nie chodziło o nic innego, jak o ukrócenie procederu antydatowania faktur. Tak, procederu, bo na razie – w obecnym stanie prawnym – wskazanie w fakturze daty jej wystawienia niezgodnej z rzeczywistością czyni ją fakturą nierzetelną w tym zakresie, a działanie takie może nawet doprowadzić do nałożenia sankcji podatkowej czy wręcz karnoskarbowej. Zawsze gdy słyszałem takie pytanie, wyrażające jednocześnie obawę o brak możliwości wystawiania faktury z datą emisji sprzed kilku dni czy tygodni, nie omieszkałem wyjaśniać, że przecież jest to dzisiaj (i zawsze było) działanie nielegalne, które stanowi łamanie prawa.
Sęk w tym, że jak się okazuje, tak jest dzisiaj, tak było wcześniej (od 1993 r., gdy prawodawca wprowadził w naszym kraju VAT, a wraz z nim faktury VAT), ale od lutego 2026 r. wcale nie będzie to działanie nielegalne. Takie antydatowanie faktur będzie jednoznacznie zapisane w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT). Co więcej, w pewnych okolicznościach podatnik nie uniknie wstecznego fakturowania (czy raczej ze wsteczną datą wystawienia – czyli wcześniejszą niż to miało faktycznie miejsce).
Otóż bowiem, w ramach najświeższej nowelizacji ustawy o VAT prawodawca wprowadził bardzo istotne odstępstwo od zachowanej – wcześniej już obowiązującej wobec dobrowolnie wystawianych faktur ustrukturyzowanych – zasady, że datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej wysłania (skutecznego) do Krajowego Systemu e-Faktur.
Uwaga! W każdym przypadku (bez względu na powód i klasyfikację prawnopodatkową), jeżeli wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF nastąpi w innym dniu niż ten wskazany w samym dokumencie na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, za formalną datę wystawienia takiej faktury będzie należało uznać tę, która została zaprezentowana w polu P_1 schemy FA(3).
Czyli będzie to data swobodnie, samodzielnie określona przez wystawcę faktury. Co ważne, w żadnym z przepisów ustawodawca nie wprowadza normatywnego wymogu, że musi to być data w jakiś sposób korespondująca z datą sprzedaży, datą przygotowania dokumentu faktury, datą emisji dowodu w systemie czy czymś innym. Okazuje się, i dla takiego purysty fiskalnego jak ja jest to ogromne zaskoczenie, a wręcz sytuacja trudna do zaakceptowania, że „zadbawszy” tylko o to, aby faktura była przesłana do KSeF w innym dniu niż ten wskazany w polu P_1, wystawca będzie mógł w pełni legalnie, dowolnie określić sobie datę wystawienia faktury!
Jest tylko jedno zastrzeżenie – nie może to być data przyszła. Tylko jeszcze tego brakowałoby, aby podatnicy mogli wskazywać, że faktura jest wystawiona później niż data wysyłki do KSeF! Tak na szczęście nie będzie, gdyż ustawodawca zastrzegł, że fakturą offline – a co za tym idzie fakturą, której datą wystawienia jest data wskazana w polu P-1 – jest każda faktura ustrukturyzowana, której data wysyłki do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana przez samego wystawcę.
Czego dowie się fiskus z e-faktury
Zatem chodzi tylko o antydatowanie, ale za to w majestacie prawa i przy podniesionej kurtynie. Bo nie można mieć wątpliwości, że organ podatkowy będzie miał pełną wiedzę nie tylko o tym, iż data wystawienia jest wcześniejsza niż data wysyłki do KSeF, lecz także o tym, że dokument został fizycznie „wyprodukowany” w systemie w konkretnym dniu. Skąd o tym będzie wiedział? Od samego wystawcy, a dokładniej z pliku, za pomocą którego przekaże on fakturę do KSeF. W dokumencie takim będzie bowiem jeszcze jedna data związana z jego wystawieniem.
Ważne: W nagłówku faktury ustrukturyzowanej prezentowane będą data i czas wytworzenia takiego dokumentu.
Zakładam, że będzie to data nadawana automatycznie systemowo. Jak zostało opisane w ministerialnej broszurze informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3): „Podaje się datę i godzinę wytworzenia faktury (pliku xml), w formacie RRRR-MM-DDTGG:MM:SS (np.: 2026-02-01T09:30:47Z; gdzie T oznacza „Time”).
Z – ZULU – jest to określenie strefy czasowej, odpowiadającej uniwersalnemu czasowi koordynowanemu (UTC)”.
Co więcej, autor broszury ma pełną świadomość, uprzedza wręcz, że: „DataWytworzeniaFa może być inna niż data wskazana w polu P_1 oraz może być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF”.
Zatem organ podatkowy będzie miał pełną wiedzę o tym, że wystawca faktury antydatuje, nie tylko formalnie, ale i faktycznie, dokument.
Co mu ta wiedza da? Normatywnie rzecz biorąc, nic. Będzie to bowiem działanie wystawcy faktury ustrukturyzowanej – jak to już kilka razy podkreśliłem – w pełni legalne.
Gdybym był zwolennikiem teorii spiskowych (a nie jestem), wskazałbym, że organ, wiedząc o takich działaniach podatnika, które powodują duże przesunięcia czasowe pomiędzy poszczególnymi datami, będzie mógł wytypować taki podmiot do kontroli bardziej szczegółowej niż tylko prowadzonej na podstawie JPK.
Paradoksalnie, od 2027 r. taka wiedza o dacie wytworzenia może w pewnych sytuacjach uratować podatnika przed sankcją. Otóż, ustawodawca wymaga, by faktura offline była przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Literalnie, każda sytuacja, w której miałoby zastosowanie antydatowanie, niosłaby realne zagrożenie sankcją. Gdy weźmie się pod uwagę istotę regulacji dotyczących faktur offline, racjonalne byłoby przyjęcie, że ów jeden dzień roboczy odnosi się do dnia wytworzenia i po to jest organowi wiedza o tej dacie. Jednak dzisiaj nie wiemy, która wykładnia się upowszechni. Czy będzie to ta racjonalna, a jednocześnie w duchu dzisiejszego przyjaznego traktowania podatników, czy dobre czasy i przyjaźń się skończą. Tylko wówczas w ogóle nie odnajduję sensu w prezentacji daty wytworzenia.
Kary za antydatowanie faktur nie znikną
Ciekawostką jest to, że działanie, które będzie zgodne z prawem w przypadku faktur ustrukturyzowanych, cały czas będzie mogło być ścigane – zarówno podatkowo, jak i karnoskarbowo – w odniesieniu do innych faktur. Otóż w dalszym ciągu, jeśli wystawca w fakturze innej niż ustrukturyzowana wskaże datę wystawienia inną, niż to miało miejsce, będzie popełniać czyn karalny.
Przykład 1
Różne rodzaje faktur
W 2027 r. podatnik wystawia faktury ustrukturyzowane. Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności z wykorzystaniem KSeF podatnik wystawia również część faktur konsumenckich. Jest jednak też obszar działalności, w którym niektóre faktury konsumenckie wystawia w innej formie, jako zwykłe faktury elektroniczne, a nawet papierowe. Ta sama specyfika powoduje, że większość faktur ustrukturyzowanych to faktury offline, gdyż podatnik wystawia je, wskazując w polu P_1 datę wcześniejszą niż data ich wysyłki do KSeF. Tak jest również niejednokrotnie w przypadku faktur papierowych i elektronicznych. Ze względu na to, że sprzedawca „nie wyrabia się” (jego zdaniem) z fakturowaniem na bieżąco, często wskazuje w dokumencie faktury datę wcześniejszą niż rzeczywista data emisji. Wszystko jest to wyraźnie widoczne w dokumencie, gdyż system, ze względu na wcześniejszą implementację schemy Fa(3), prezentuje przy każdej fakturze systemowo datę i czas emisji.
W czasie czynności sprawdzających urzędnik zwraca uwagę podatnikowi na to, że takie wsteczne wskazywanie daty wystawienia względem daty systemowej (czyli daty wytworzenia) jest prawidłowe wyłącznie wobec faktur ustrukturyzowanych, a jeżeli chodzi o inne faktury, jest to nielegalne i może spowodować wszczęcie postępowania karnoskarbowego.
Skutki dla podatnika
Antydatowanie faktur ustrukturyzowanych może niekiedy mieć bezpośredni wpływ na rozliczenie podatkowe sprzedawcy. W każdym bowiem przypadku, w którym ustawodawca wiąże moment powstania obowiązku podatkowego z samym wystawieniem faktury, podatnik, który wskazuje w polu P-1 dokumentu datę wcześniejszą, musi mieć świadomość, że będzie zobligowany do opodatkowania w tym dniu, co niekiedy może wygenerować wręcz konieczność korekty historycznej, zapłaty zaległości, a nawet odsetek.
Z drugiej strony – czyli u nabywcy – takie antydatowanie nie przyspieszy w żaden sposób odliczenia VAT. Co prawda bowiem o dacie odliczenia decyduje data powstania obowiązku podatkowego (tutaj u sprzedawcy), jednak cały czas obowiązuje reguła (co najmniej wątpliwa co do swojej zgodności z zasadą neutralności), że nawet jeżeli u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nabywca nie odliczy VAT naliczonego wcześniej niż w deklaracji za okres otrzymania faktury. Nie chodzi o to, że ma mieć dokument w momencie odliczania, ale o to, że może odliczyć dopiero w JPK za miesiąc otrzymania – a tym dla faktury ustrukturyzowanej jest data nadania jej numeru KSeF.
Przykład 2
Rozliczenie VAT
Podatnik wykonuje roboty budowlane. W lipcu 2026 r. też wykona usługę. 30. dzień od dnia jej wykonania (sporządzenia protokołu) przypada na sierpień. Z różnych względów podatnik nie wystawia faktury. Około 20 września strony kończą rozmowy, uzyskują konsensus i wystawca faktury postanawia wystawić ją, planując, że opodatkuje świadczenie w JPK_V7M za sierpień, w którym to miesiącu przypada trzydziesty dzień od dnia wykonania usługi. Wystawiając fakturę, sprzedawca wpisuje w polu P_1 datę 31 lipca, po czym dokument zostaje wysłany do KSeF. W tej sytuacji za datę wystawienia faktury należy uznać 31 lipca, co w przypadku robót budowlanych oznacza również dzień powstania obowiązku podatkowego. Z tego powodu podatnik musi skorygować JPK_V7M złożony w sierpniu za lipiec i zapłacić zaległy VAT wraz z odsetkami, które opiewały na pokaźną kwotę nie tylko ze względu na nominalną kwotę kontraktu, lecz także dlatego, że faktury zakupowe od dostawców materiałów i podwykonawców wyznaczające VAT naliczony spłynęły dopiero w sierpniu i we wrześniu. Chociaż sprzedawca musi rozliczyć VAT należny w JPK_V7M za lipiec, to w związku z tym, że numer KSeF jest nadany fakturze we wrześniu, nabywca odliczy VAT naliczony z niej w październiku, w JPK_V7M za wrzesień.
Uwaga! Wobec braku odrębnego zastrzeżenia, przy fakturach korygujących ustrukturyzowanych przesłanych do KSeF po dniu wskazanym w samym dokumencie – tak samo jak dla zwykłych faktur ustrukturyzowanych – za datę wystawienia należy uznać tę z pola P_1.
Niby jest to rozwiązanie korzystne dla podatnika, ale jak się okazuje, może być przyczyną bólu głowy księgowych, którzy w pewnych okolicznościach, całkiem inaczej niż dzisiaj, będą zobligowani do korekty historycznej. Co prawda zazwyczaj obejdzie się bez odsetek, ale praca do wykonania zostanie, a czasami nawet może wydłużyć czas oczekiwania na zwrot nadwyżki VAT.
Przykład 3
Korekta JPK_V7
W 2025 r. księgowa zorientowała się, że faktura korygująca in minus wystawiona we wrześniu dotyczy rabatu przyznanego w lutym tego roku. Już miała korygować JPK_V7M za luty, ale zadzwoniła do doradcy podatkowego i ten wyjaśnił jej, że skoro faktura korygująca była wystawiona we wrześniu, to nie tylko nie musi, ale wręcz nie może skorygować JPK_V7M za luty – ważny jest moment wystawienia faktury korygującej (wobec wcześniejszego uzgodnienia). W sierpniu 2026 r. ma miejsce bardzo podobna sytuacja, z tym że faktura korygująca jest ustrukturyzowana i dotyczy korekty sprzedaży czerwcowej. Przed złożeniem korekty księgowa dzwoni do doradcy podatkowego z pytaniem, czy i tym razem może skorygować podstawę opodatkowania na bieżąco. Doradca pyta jednak, jaka jest data wskazana w polu P_1. Jak się okazuje, jest to data w czerwcu. Wobec tego doradca mówi, że niestety, data wystawienia faktury przypada na czerwiec i należy dokonać korekty historycznej, JPK_V7M za czerwiec.
Księgowa wstrzymuje się jednak z korektą, gdyż nie chce jej składać ze względu na to, że czeka na zwrot nadwyżki VAT należnego z deklaracji za czerwiec i korekta wydłużyłaby ten zwrot. Kilka dni później dzwoni urzędniczka z US, która weryfikuje zasadność zwrotu i żąda korekty JPK_V7M za czerwiec, gdyż ma nieścisłość. W systemie widzi bowiem fakturę korygującą dotyczącą czerwca, która nie została ujęta w JPK_V7M za ten miesiąc.
