rozwiń ›

Nadeszły wakacje, a wraz z nimi czas urlopów. Co prawda lipiec i sierpień to okres wypoczynku dla dzieci i młodzieży, jednak właśnie tak ustalony cykl edukacyjny wpływa w bezpośredni sposób na planowane urlopy rodziców. Tak czy inaczej, ostatni dzień czerwca tego roku, a jednocześnie pierwszy dzień szkolnych wakacji to doskonały moment, by kolejny raz się pochylić nad wakacyjnymi wątpliwościami podatkowymi. Chodzi o to, jakie skutki podatkowe niesie ze sobą sytuacja, w której pracownik przebywając w podróży służbowej – niezależnie od tego, czy jest to odległe, egzotyczne państwo, czy urokliwy zakątek naszego kraju – zapragnie pozostać tam nieco dłużej, niż jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy, i spędzić tam kilka dni urlopu. Co do tego, że takie rozwiązanie jest dopuszczalne, zdają się nie mieć wątpliwości kadrowcy oraz specjaliści od prawa pracy i rozliczania podróży służbowych.

Ważne: Jeżeli pracownik postanowi nieco dłużej pozostać w miejscu, do którego odbywał podróż służbową, nie zwalnia to automatycznie pracodawcy z obowiązku zapewnienia (czy może sfinansowania) mu powrotu z takiej podróży.

Oczywiście, ponad wszelką wątpliwość należy to uzgodnić z pracodawcą. Nie chodzi tutaj tylko o samo wykorzystanie urlopu pracowniczego, bo wobec występujących co jakiś czas długich weekendów, przy odrobinie sprytu i dobrego planowania (również terminu podróży służbowej) można uniknąć konieczności wnioskowania o urlop, względnie bardzo zaoszczędzić w tym zakresie. Ważne jest również to, by pracodawca miał świadomość, kiedy ta podróż na jego koszt nastąpi. Co więcej, nie pozostawia wątpliwości również to, że w czasie, gdy pracownik rozpocznie urlop (czy raczej prywatny pobyt, wypoczynek, zwiedzanie itd.), sam musi zadbać i sfinansować zakwaterowanie, wyżywienie, a co za tym idzie, nie przysługują mu za ten czas nie tylko świadczenia, lecz również diety ani inne zwroty kosztów. Czyli pracownik i pracodawca muszą jednoznacznie wskazać:

  • kiedy rozpoczyna się okres, w którym nie pozostaje on w podróży służbowej (również mimo braku zmiany destynacji),
  • dzień, w którym kontynuuje podróż po przerwie.

Od tego ostatniego momentu przysługują mu bowiem wszystkie prawa oraz ciążą na nim obowiązki związane z wykonywaną pracą, a dokładniej z pozostawaniem w podróży służbowej.

Konsekwencje w PIT

Należy podkreślić, że prawodawca nie normując sytuacji opisanej powyżej (de facto przerwy w podróży służbowej z pozostawaniem w podróży prywatnej), jednocześnie zaakceptował ją w sposób dorozumiany (tak przynajmniej wynika z praktyki). To oznacza, że konieczne jest przeprowadzenie badania skutków podatkowych takiej podróży, przerwy w niej i powrotu z wyjazdu w ramach dalszej delegacji.

Oczywiście, specjaliści od podatków w znacznej mierze opierają się na ustaleniach kadrowców, zwłaszcza jeżeli chodzi o skutki w PIT dla pracownika. Jest to bezpośrednią konsekwencją tego, że wprowadzając w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 680) zwolnienie dotyczące świadczeń związanych z podróżami służbowymi, prawodawca podatkowy oparł się na prawie pracy i regulacjach normujących podróże służbowe oraz zasady zwrotu kosztów takich wyjazdów obowiązujące w budżetówce.

Skoro:

  • zwolnione z PIT są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju,
  • opodatkowaniu (ze względu na brak przychodu) nie podlegają świadczenia niepieniężne służące realizacji pracy i odbywaniu podróży służbowej,

to wydatki, jakie w związku z powrotem z takiej przerwanej delegacji ponosi pracodawca, oraz zwroty kosztów takiej podróży wypłacane pracownikowi nie wygenerują przychodu do opodatkowania, a przy okazji do oskładkowania.

Ważne: Należy z pieczołowitością zadbać o to, by wskazać, w jakim konkretnie terminie odbywała się podróż służbowa, a także że pracodawca nie ponosił w żaden sposób kosztów przejazdów, zakwaterowania, wyżywienia pracownika w trakcie urlopu.

Gdyby bowiem zdarzyło się, że było inaczej i np. pracownik miał zapewniony przez pracodawcę hotel czy przejazdy pomiędzy miejscem, w którym skończył pracę w ramach pierwszej części delegacji, a miejscem jego pobytu urlopowego, to wtedy konieczne będzie doliczenie wartości takiego świadczenia do przychodów pracownika i naliczenie obciążeń publicznoprawnych z tego tytułu. Z tego powodu niezwykle ważne są te precyzyjne ustalenia urlopowe pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Oczywiście, równie istotne (a nawet ważniejsze!) jest to, by okoliczności odbywania takiej podróży służbowej od jej początku nie prowokowały wątpliwości co do jej charakteru. Jeszcze bardziej niż w przypadku każdej innej podróży służbowej należy właściwie udokumentować i uzasadnić, że faktycznie wyjazd spełniał warunki do klasyfikacji jako delegacja, tj., że pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Rodzinne wakacje

Nie stoi na przeszkodzie klasyfikacji podróży jako służbowej np. to, że wraz z pracownikiem jedzie jego rodzina czy dojeżdża ona do miejsca, w którym ten przebywa w podróży służbowej w momencie rozpoczęcia urlopu. Trzeba wówczas potrafić wykazać, iż przejazdy członków rodziny, w tym powrót, a także ich pobyt w miejscu wypoczynku nie jest finansowany przez pracodawcę. Gdyby było inaczej, wówczas wiązałoby się to z uzyskaniem przychodu – najprawdopodobniej (w zależności od okoliczności) przez samego pracownika.

Zagraniczne wojaże

W przypadku urlopu w trakcie zagranicznej podróży służbowej warto zadbać o to, by powrót z niej rozpoczął się w miejscu, z którego pracownik ruszyłby w drogę do miejsca zamieszkania, gdyby delegacja nie była przerwana odpoczynkiem. Trudno wprawdzie mówić tutaj o jakiejś ugruntowanej praktyce, ale moim zdaniem istotna zmiana trasy bądź miejsca powrotu może skutkować uznaniem przez organ, iż nie można już wówczas mówić o powrocie z podróży służbowej. A to może być przesłanką do ujawnienia po stronie pracownika przychodu podatkowego z tego tytułu.

Jakie wydatki pracodawca może ująć w kosztach podatkowych

Można by się zastanowić nad tym, czy konieczność zadbania o brak przychodu czy zwolnienie z PIT pracownika to jedyne skutki fiskalne, którymi musi zainteresować się pracodawca. Oczywiście nie, bo przecież pozostaje jeszcze kwestia kosztów podatkowych pracodawcy związanych z finansowaniem takich eskapad pracowniczych. Przy czym, badając koszty, pracodawca sięgnie do tej samej analizy, którą prowadzi jako ewentualny płatnik PIT.

Tak jak w każdym innym przypadku ponoszenia wydatków, pracodawca musi potrafić wykazać, iż wyjazd był podróżą służbową (o tym już było powyżej), a co za tym idzie, on jako delegujący musi zapewnić pracownikowi odpowiednie świadczenia (przejazdy, przeloty, zakwaterowanie) lub zwrócić poniesione przez pracownika koszty, naliczając kwoty zwrotu zgodnie z odrębnymi przepisami, w tym regulacjami wewnętrznymi. Dotyczy to również kosztów powrotu. W konsekwencji nie będą kosztami podatkowymi wydatki:

  • kwalifikowane jako związane z podróżą służbową, gdy zakwestionowany zostanie charakter wyjazdu,
  • które pracodawca poniesie, zapewniając pracownikowi świadczenia w trakcie urlopu.

Taki sam los spotkać może wydatek na powrót pracownika, gdyby na skutek zmiany destynacji, zwłaszcza w sposób nieuzgodniony, powracał do miejsca zamieszkania z całkiem innej lokalizacji, niż uzasadniałby to cel uprzedniej podróży służbowej. Wówczas po stronie pracodawcy mogą wystąpić nie tylko obowiązki płatnicze w PIT, lecz wątpliwości może budzić także możliwość ujęcia kosztów takiego przejazdu w rachunku podatkowym.

Element wynagrodzenia albo nagroda

Uwaga! Możliwe jest, że wyjazd nie będzie miał charakteru podróży służbowej albo w trakcie urlopu pracodawca zapewni pracownikowi – a nawet może jego rodzinie – świadczenia, które wygenerują przychód podatkowy uwzględniany przy wyznaczeniu podstawy opodatkowania, a jednocześnie nie zniweczy to prawa pracodawcy do rozliczenia kosztów.

Wówczas jednak prawo do ujęcia takich wydatków w rachunku podatkowym musi wynikać z czegoś innego niż podróż służbowa pracownika. Nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby takie koszty były rozliczone np. jako element wynagrodzenia pracownika, jeśli wynika to z umowy o pracę (np. widnieje w niej zapis, że pracodawca zobowiązuje się raz w roku zapewnić pracownikowi i rodzinie wyjazd wakacyjny o określonym standardzie) czy jako forma nagrody przekazywanej w ramach stosunku pracy w uzasadnionych okolicznościach.

Cały okres w dyspozycji polecającego podróż służbową

Na zakończenie warto również wspomnieć, że czasami może być tak, że pracownik przebywający w podróży służbowej, również w atrakcyjnej turystycznie destynacji, na polecenie pracodawcy pozostaje tam dłużej, niż tego wymaga pierwotny cel wyjazdu, w tym przez jakiś czas nie świadcząc pracy, lecz pozostając do dyspozycji pracodawcy. Wówczas, przy odpowiednim udokumentowaniu takiego pobytu, potwierdzającym, iż nie ma tutaj mowy o urlopie, pracodawca zapewni nie tylko powrót czy przejazd w inne miejsce delegowania i powrót stamtąd, lecz także cały pobyt, w tym zakwaterowanie, traktując cały taki wyjazd jako podróż służbową pracownika. ©℗