Wakacyjny wyjazd firmowym autem: Jak go rozliczyć podatkowo

Wprawdzie zmiana sposobu wykorzystywania samochodu osobowego wymaga aktualizacji informacji VAT-26, jednak przepisy dają dużą elastyczność w jej składaniu. Jest to więc lepsze rozwiązanie niż pozorne oszczędności finansowe uzyskiwane dzięki fikcyjnym zapisom w ewidencji

Mało który przedsiębiorca, kupując komputer, zastanawia się nad tym, jak będzie go wykorzystywał i jakiej działalności sprzęt będzie służył. Nie stawia też sobie pytania, czy może rozliczyć cały VAT i w całości rozpoznać koszty, czy może jednak powinien je w jakiś sposób limitować. Wprawdzie taka refleksja powinna się pojawić, ale zazwyczaj tak się nie dzieje, ponieważ organy też nie pochylają się nad tym w jakiś szczególny sposób (chociaż w przypadku spółek na estońskim CIT może im się to kiedyś odbić czkawką). Inaczej jest z samochodami osobowymi, bo przecież ustawodawca podatkowy poczuł się w obowiązku, by limitować VAT naliczony oraz koszty, gdy takie samochody są wykorzystywane w tzw. sposób mieszany. W przypadku zwykłych samochodów osobowych (bez udziwnień przegrodowych, często obniżających wartość użytkową pojazdu) de facto oznacza to, że muszą być one używane wyłącznie służbowo, co ma być potwierdzone stosowną ewidencją.

Dokumentowanie przebiegu pojazdu

Nic dziwnego, że wcale niemała grupa podatników decyduje się na dokonanie zgłoszenia VAT-26 i prowadzenie ewidencji, co pozwala na klasyfikowanie całego VAT jako naliczonego i na dodatek ujmowanie w kosztach całości, a nie tylko 75 proc. kosztów eksploatacji.

Warto zaznaczyć, że ewidencja powinna być prowadzona z precyzją co do kilometra, o czym nie zawsze pamiętają podatnicy, a może to być przyczyną niemiłej niespodzianki przy kontroli podatkowej.

Przed nami zaś okres, w którym zachowanie wstrzemięźliwości w używaniu samochodów, korzystanie z nich wyłącznie dla potrzeb służbowych i potwierdzanie tego ewidencją są nie lada wyzwaniami. W każdym roku w czasie wakacyjnych miesięcy księgowi stawiają pytanie, które tylko wbrew pozorom jest nie do końca merytoryczne: jak przekonać klientów (biura rachunkowe), szefostwo lub/i współpracowników (księgowość wewnątrz firmy) do tego, by nie zafałszowywali rzeczywistości, w której wyjazd nad polskie morze, w góry, nad jeziora, a nawet do Chorwacji czy Włoch lub tylko na lotnisko przed wylotem na wakacje z rodziną to podróż służbowa, skrupulatnie odnotowana jako taka w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej w związku z dokonanym zgłoszeniem VAT-26.

Powiedzmy to sobie wprost: takie opowieści to zwykłe kłamstwo, które w dobie portali społecznościowych, w których nasi rodacy lubią się chwalić swoimi wojażami wakacyjnymi, łatwo zdemaskować. Wpisy w ewidencji dokonywane w tym okresie jako dotyczące podróży służbowych to oszustwo czyniące tę ewidencję nierzetelną, co może spowodować, że wakacje okażą się znacznie droższe, niż się pierwotnie wydawało.

Nie chodzi przy tym o wygłaszanie moralizatorskich tez czy pouczanie, a o wskazanie, że takich sytuacji i ryzyka z nimi związanego łatwo uniknąć. Nie musi się to wiązać z wielkimi wyrzeczeniami i radykalnymi zmianami w sytuacji podatkowej danego przedsiębiorcy.

Korzyści z aktualizacji zgłoszenia

W swojej praktyce niejednokrotnie spotykam się z sytuacjami, w których podatnik deklaruje, że z chęcią dokonałby zgłoszenia VAT-26, ratując tym samym część VAT i kosztów eksploatacji, bo na co dzień samochód służy jego działalności gospodarczej, ale problemem dla niego są ferie i wakacje, na które jeździ z rodziną właśnie tym autem. I z tego powodu przez cały rok limituje VAT naliczony i koszty eksploatacji pojazdu. W takich przypadkach warto przypomnieć takiemu podatnikowi (jak również wszystkim tym, którzy zdecydowali się na dokonanie zgłoszenia VAT-26 i prowadzenie ewidencji), że przecież informacja VAT-26 ma to do siebie, że można, a w zasadzie trzeba ją aktualizować, gdy następuje zmiana sposobu wykorzystania pojazdu.

Co więcej, po trzech nowelizacjach SLIM VAT ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; dalej: ustawa o VAT) aktualizacja zgłoszenia nie jest dokonywana „do wczoraj” (czyli najpóźniej w dniu poprzedzającym zmianę), a do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana sposobu wykorzystania pojazdu.

Jest jeszcze jedna zasada, o której przez swoją oczywistość niektórzy podatnicy nie pamiętają na co dzień. Otóż aktualizacja VAT-26 jest dwukierunkowa, tj.:

• gdy podatnik złożył informację o tym, że będzie używał samochodu wyłącznie służbowo, to musi poinformować o tym, że jednak wystąpiło inne wykorzystanie pojazdu;
• jeśli podatnik w danym okresie zaczął używać pojazdu wyłącznie dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, to również o tym informuje organ (co w połączeniu z ewidencją i zasadami używania pojazdu pozwala na nielimitowanie VAT naliczonego wskaźnikiem 50 proc.).

Można się zastanawiać nad tym, jak w tym drugim przypadku (tj. gdy podatnik powraca do używania samochodu wyłącznie na potrzeby służbowe) należy sklasyfikować zgłoszenie – czy jako aktualizację (zgłoszenie do końca miesiąca), czy jako nowe zgłoszenie (składane do dnia przeslania JPK_V7 za miesiąc pierwszego wydatku). Tutaj, chociażby z ostrożności, zastosowałbym zasadę zgłoszenia zmiany najpóźniej do końca miesiąca, a jednocześnie poniesienia wydatków służących wyłącznie działalności – w sumie, zważywszy na to, że podatnik pierwsze wydatki poniósł znacznie wcześniej, jest to nawet w pewien sposób uzasadnione i spójne działanie (patrz art. 86a ust. 13 w związku z ust. 12 vs ust. 14 ustawy o VAT).

Zatem podatnik, który przez większą część roku wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie dla potrzeb działalności gospodarczej, może nim pojechać na wakacje z rodziną, z tym że do końca miesiąca, w którym nastąpiło takie wykorzystanie pojazdu, musi zaktualizować VAT-26, wskazując na zmianę sposobu używania pojazdu. Natomiast po powrocie do zwykłego sposobu używania pojazdu może dokonać ponownej aktualizacji (zgłoszenia) VAT-26 i odzyskać dla danego pojazdu cały VAT i całość kosztów (a dokładniej brak obowiązku limitowania wskaźnikiem 50 proc. VAT naliczonego i wskaźnikiem 75 proc. kosztów eksploatacji).

Oczywiście w okresie używania samochodu w sposób mieszany limitowanie VAT naliczonego i kosztów jest obowiązkowe. Należy przy tym pamiętać, że w czasie wyjazdów wyłącznie prywatnych nie można odliczać VAT ani rozliczać kosztów dotyczących wyłącznie tych podróży, czyli np. zakupu paliwa, opłat za parking tylko na czas podróży. Nie dotyczy to już jednak np. kosztów napraw, których efekty będą wykorzystywane również dla potrzeb działalności gospodarczej. Rzecz jasna, nie należy na okres używania samochodów w sposób mieszany planować dużych napraw, remontów itp. – szkoda VAT i kosztów.

W przypadku samochodów, które są własnością podatnika i przy których rozliczył on cały VAT, należy pamiętać o ewentualnej korekcie odpowiedniej części (x/60 lub x/12 w zależności od wartości pojazdu) VAT z ceny zakupu, dokonywanej w trybie art. 90b ustawy o VAT – o ile jeszcze okres korekty nie minął. Przy ponownym zgłoszeniu VAT-26 podatnik odzyska część VAT (oczywiście jeśli nie minie jeszcze okres korekty). Przypomnijmy, że zgłoszenie VAT-26 nie ma żadnego znaczenia dla amortyzacji samochodu.

Leasing

W ciekawej sytuacji są ci podatnicy, którzy korzystają z samochodu na podstawie wciąż bardzo popularnych umów leasingu operacyjnego czy najmu. W takich przypadkach, a także w przypadku leasingu operacyjnego, po zakończeniu którego podatnik zamierza wykupić pojazd na własność, zmiana w zakresie VAT-26 nie ma żadnego znaczenia dla sytuacji podatkowej, w ramach której dokonano odliczenia kwoty VAT naliczonego z wcześniejszych opłat, w tym zawartego w opłacie wstępnej, nawet gdy ta opiewała na możliwie najwyższą wartość pojazdu. Jeżeli wówczas samochód był używany wyłącznie dla potrzeb działalności gospodarczej, był zgłoszony w ramach VAT-26 i była prowadzona ewidencja, to późniejsza zmiana sposobu używania nie pozbawia prawa do zachowania całego VAT, bez stosowania limitu 50 proc.

Zatem podatnik nie musi się obawiać o wcześniejsze rozliczenia dokonywane w związku z opłatami leasingowymi – tutaj żadnej korekty, w tym na podstawie art. 90b ustawy o VAT, nie stosujemy!

Co więcej, po powrocie z wakacji, po rozpoczęciu używania pojazdu wyłącznie na potrzeby działalności podatnik może dokonać zgłoszenia VAT-26, w którym poinformuje organ o tym, że od tego miesiąca pojazd służy wyłącznie jemu jako podatnikowi VAT, zaprowadzi ewidencję i również wobec kolejnych opłat leasingowych nie będzie limitować VAT naliczonego wskaźnikiem 50 proc.

Takie operacje są w pełni legalne, nie jest to żaden schemat podatkowy i warto zadbać w ten sposób, by rozliczenia z fiskusem były prawidłowe, chroniąc się tym samym przed grzechem fiskalnym nierzetelnego prowadzenia ewidencji przebiegu.

Oczywiście warto nadmienić, że o ile dla rozliczania kosztów eksploatacji samochodu służbowego zgłoszenie VAT-26 jest istotne, bo powoduje, że podatnik nie stosuje limitu 75 proc. kosztów podatkowych, o tyle dla rozliczania w kosztach podatkowych opłat leasingowych czy składek na ubezpieczenie jest to całkowicie bez znaczenia (zatem nie można przez zgłoszenie, że pojazd będzie wykorzystywany w sposób mieszany, pogorszyć swojej sytuacji fiskalnej w tym zakresie).

Wnioski

Warto, by księgowi zajmujący się rozliczeniami podatkowymi przedsiębiorców przypomnieli im o przedstawionej wyżej możliwości, bo to pozwoli na uniknięcie potencjalnych problemów oraz na rzetelne rozliczenia podatkowe, a niekiedy – i to jest paradoks – zachęci podatników do tego, by w innych miesiącach roku prowadzili ewidencję i dokonywali zgłoszenia VAT-26. ©℗