Pracownik może połączyć podróż służbową z urlopem, a zwrócone mu koszty przelotu samolotem mogą być zwolnione z PIT.
Pani Wioletta chce oddelegować swojego pracownika – pana Jacka, na targi w Meksyku. Bilet w obie strony na 3 dni targowe kosztuje kilkanaście tysięcy złotych, a na 10 dni – kilka tysięcy złotych. – Jeśli sfinansuję bilet na 10 dni, wtedy pracownik będzie 3 dni w delegacji, a pozostałe wykorzysta na urlop. Dzięki temu wszyscy zyskają – firma będzie miała mniejsze koszty, a pracownik bardzo atrakcyjny urlop. Czy pieniądze zwrócone pracownikowi związane z kosztami przejazdu do miejsca i z miejsca delegacji będą zwolnione z PIT? Czy w takiej sytuacji firma może zaliczyć wydatki na podróż służbową do kosztów uzyskania przychodów – zastanawia się czytelniczka.
Reklama

Reklama
To możliwe, ale by była szansa na korzystne rozliczenie dla obu stron, przedsiębiorca musi przede wszystkim wyrazić zgodę na dłuższy pobyt podwładnego za granicą.
Koszty pracownika
Nie ma przeszkód, aby pracownik przedłużył sobie pobyt za granicą, ale musi się na to zgodzić pracodawca. W takiej sytuacji jak opisała pani Wioletta, firma powinna zwrócić panu Jackowi koszty przelotu do Meksyku na targi oraz przelotu powrotnego. Powinna też wypłacić mu diety, ale jedynie za okres związany z podróżą służbową. Prywatny pobyt musi finansować sam. Nie ma natomiast przeszkód, aby zwrócone mu koszty przelotu samolotem były zwolnione z PIT.
Koszty w firmie
Jeśli natomiast chodzi o koszty uzyskania przychodów firmy, to również możliwa jest korzystna interpretacja przepisów. Kosztami uzyskania przychodów są te poniesione dla osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkami zapisanymi w ustawie – patrz podstawa prawna). Aby zatem wydatek był kosztem uzyskania przychodów, powinny być spełnione następujące warunki. Musi być poniesiony przez podatnika, firma nie może dostać jego zwrotu i powinien pozostawać w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatek trzeba też udokumentować.
Za obopólną zgodą
Pan Jacek może zatem połączyć wyjazd służbowy z prywatnym. Jeśli firma wyraziła zgodę na taki pobyt, będzie mogła wydatki związane z jego podróżą służbową zaliczyć do kosztów podatkowych. Ważne, żeby zgodziła się na przedłużenie podróży służbowej i żeby za okres, w którym będzie w Meksyku w celach prywatnych, sam zapłacił. Koszty przelotu tam i z powrotem zaliczy więc do swoich kosztów podatkowych.
Przepisy podatkowe nie stoją zatem na przeszkodzie optymalizacji kosztowej. Skoro bilety do Meksyku związane z dłuższym pobytem są tańsze, to warto skorzystać z tej możliwości. Ani pracodawca, ani pracownik nie stracą w ten sposób przywilejów podatkowych, czyli możliwości zaliczenia do kosztów i zwolnienia z PIT – o ile spełnią powyższe wymogi.
Koszty i diety w podróży służbowej
● Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy ma prawo do należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Są one zwolnione z podatku dochodowego do określonej wysokości.
● Koszty i diety są wymienione w rozporządzeniu ministra pracy w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
● Z tytułu podróży zagranicznej (np. do Meksyku) pracownikowi przysługują diety, zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, uznanych przez pracodawcę za uzasadnione.
● Koszty przejazdów muszą być udokumentowane biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi. To pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży, jego rodzaj i klasę.
Podstawa prawna
Par. 2 i 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 22 ust. 1, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).