Pan Maciej prowadzi działalność od kilku miesięcy. Jest podatnikiem VAT, wystawia faktury dokumentujące sprzedaż towaru. Dwa dni temu potencjalny kontrahent poprosił go o wystawienie dokumentu pro forma. – Do tej pory tego nie robiłem, nie wiem, jaki to rodzaj faktury, jakie dane muszą się w niej znaleźć. Czy po jakimś czasie będę musiał wystawić zwykłą fakturę VAT, czy też ta pro forma już jest ostatecznym dokumentem, który mam obowiązek przekazać nabywcy – pyta młody przedsiębiorca.
Część przedsiębiorców stosuje jeszcze faktury pro forma, ale w praktyce są to jedynie projekty przyszłych faktur. Dopiero ostateczne dokumenty, spełniające wymogi ustawy o VAT będą potwierdzać transakcję sprzedaży towarów lub usług. Firmy lub osoby fizyczne prowadzące działalność posługują się jednak fakturami pro forma, aby przedstawić szczegóły transakcji, w tym np. ostateczną kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi. Mogą być one stosowane również jako wezwanie do zapłaty przed dokonaniem transakcji.
Obecne przepisy nie mówią nic o fakturach pro forma – zostały one ostatecznie usunięte z ustawy o VAT 1 stycznia 2014 r. Przed 1 stycznia 2013 r. podatnicy mieli obowiązek ich wystawiania np. w celu dokumentowania nieodpłatnych przekazań towarów. Od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. ustawa o VAT pozwalała na ich wystawianie. Od 1 stycznia 2014 r. polskie przepisy zostały dostosowane do regulacji unijnej dyrektywy 112. Zdaniem ekspertów wcześniejszy obowiązek wystawiania faktur pro forma był niezgodny z nią, a przypisywanie im znaczenia takiego, jakie niosą zwykłe faktury, było błędne.