Brak terminowych wpłat za faktury. Co może zrobić wierzyciel?

Odbiorcy naszego nowego klienta notorycznie nie płacą terminowo faktur za nabyte towary i usługi. Co jako biuro rachunkowe możemy w tej sytuacji zrobić?

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez biuro zasada jest taka, że wszelkie kroki podejmowane są we współpracy z klientem. To on musi zaakceptować, a tak naprawdę zlecić wykonanie dodatkowych czynności przez biuro, ponieważ nie wchodzą one w zakres podstawowej obsługi. Należą do nich m.in. naliczanie odsetek, rekompensat czy tworzenie odpisów aktualizujących. Warto podpowiedzieć klientowi, jakie ma możliwości.

Odsetki i rekompensata

Przede wszystkim w przypadku braku zapłaty w ustalonym terminie z tytułu transakcji zakupu-sprzedaży wierzyciel może się domagać zapłaty odsetek. Może dochodzić od dłużnika odsetek ustawowych – wynika to z art. 5‒8 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Jeżeli klient biura zdecyduje o naliczeniu odsetek od należności, to biuro w jego imieniu powinno wystawić dłużnikowi notę księgową (odsetkową). Odsetki w księgach można ująć także na podstawie dokumentu przekazanego przez wierzyciela odbiorcy w związku z inwentaryzacją należności metodą potwierdzenia (uzgodnienia) sald.
W księgach rachunkowych wierzyciela naliczone odsetki należy zaksięgować: Wn „Rozrachunki z odbiorcami” lub „Pozostałe rozrachunki”, Ma „Przychody finansowe ‒ odsetki”.
Wierzycielowi, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:

• 40 euro ‒ gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł,
• 70 euro ‒ gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
• 100 euro ‒ gdy wartość świadczenia jest równa lub wyższa od 50 000 zł.

Równowartość kwoty rekompensaty wyrażonej w euro jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Wierzyciel rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, którą obciążył odbiorcę, może ująć w księgach zapisem: Wn „Rozrachunki z odbiorcami” lub „Pozostałe rozrachunki”, Ma „Pozostałe przychody operacyjne – inne”.

Ulga na złe długi

Z punktu widzenia księgowości ważne jest, że w ustawie o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) przewidziano ulgę na złe długi. Jest to prawo wierzyciela do korekty podstawy opodatkowania i VAT należnego oraz obowiązek dłużnika do korekty odliczonego VAT. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną w przypadku, gdy nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze ‒ co wynika z art. 89a i art. 89b ustawy o VAT.
Sposób ujęcia ulgi na złe długi w VAT zależy od przyjętego rozwiązania w polityce rachunkowości. Najczęściej wierzyciel księguje korygowany VAT należny ‒ do czasu jego rozliczenia lub odpisania ‒ na wyodrębnionym koncie rozrachunkowym albo na koncie pozostałych rozliczeń międzyokresowych.

Kiedy odpis

Biuro rachunkowe powinno przypomnieć klientowi, iż jeżeli uzyskanie zapłaty należności w całości lub części wydaje się mało prawdopodobne, to jednostka powinna dokonać odpisu aktualizującego jej wartość na zasadach wskazanych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. Wartość takiego odpisu zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych albo do kosztów finansowych (np. odpis na naliczone odsetki za zwłokę). Utworzenie odpisu aktualizującego wartość należności należy zaksięgować w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych (kwota główna, rekompensaty) lub kosztów finansowych (odsetki).

Droga sądowa

Biuro rachunkowe może podpowiedzieć klientowi wystąpienie przeciwko dłużnikowi na drogę sądową. Możliwe to jest, gdy kontrahent nie uregulował należności i nie uległa ona jeszcze przedawnieniu. Wtedy wierzyciel może skierować do sądu roszczenie o zapłatę. Pozew może dotyczyć należności spornych, czyli kwestionowanych przez dłużnika, lub należności bezspornych, z których zapłatą dłużnik zwleka. Dzięki skierowaniu pozwu do sądu zostanie przerwany bieg przedawnienia, a wierzyciel może uzyskać prawo do ich egzekucji.
Potem, jeżeli należności po uzyskaniu wyroku nakazującego zapłatę dłużnik nadal nie uregulował, można wystąpić na drogę postępowania egzekucyjnego. Jego koszty w księgach wierzyciela można zaksięgować jako koszty pozostałe ‒ koszty operacyjne. Gdyby się okazało, że ściągnięcie wierzytelności jest niemożliwe i komornik umorzy postępowanie, to należy odpisać taką należność w pozostałe koszty operacyjne (należność główna) i w koszty finansowe (odsetki). Zgodnie z art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości należności nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.©℗