Faktura wysłana poza KSeF nie zawsze da prawo do kosztów

Jeżeli kupujący dostanie fakturę bez swojego NIP i poza Krajowym Systemem e-Faktur, to na tej podstawie nie odliczy kosztów uzyskania przychodów.

– Takie rozwiązanie będzie oznaczać przerzucenie na kupującego odpowiedzialności za obowiązki sprzedawcy, a na dodatek skomplikuje rozliczenia – uważa Małgorzata Samborska, doradca podatkowy i partner w Grant Thornton.

Z propozycją takiego przepisu wyszło Ministerstwo Finansów w opublikowanym w ubiegłym tygodniu dokumencie dotyczącym zmian w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur. Uwagi do niego można przesyłać do 19 kwietnia br. na adres: sekretariat.pt@mf.gov.pl.

Brak daty

MF nie podało jeszcze najważniejszej informacji, na którą czekają wszyscy podatnicy VAT – kiedy KSeF wejdzie w życie. Wiadomo, że nie nastąpi to 1 lipca 2024 r. Nowy termin ma zostać ogłoszony dopiero na przełomie kwietnia i maja.

Ministerstwo zapowiedziało natomiast, że obowiązkowy KSeF zostanie wdrożony dla wszystkich podatników VAT w jednym terminie, czyli zarówno czynnych, jak i zwolnionych z podatku od towarów i usług (w poprzedniej wersji ci drudzy mieli mieć półroczne przesunięcie).

Przeciwni etapowemu wdrażaniu nowego obowiązku, zwłaszcza w zależności od wielkości podatnika, byli eksperci biorący udział w ministerialnych konsultacjach. Podkreślali, że takie etapowe wdrażanie byłoby sporym kłopotem dla samych firm, bo jednym trzeba byłoby wysyłać faktury przez KSeF, a innym w tradycyjny sposób.

Bez kosztów

Przy okazji zmian w KSeF resort finansów proponuje zmiany w ustawach o podatkach dochodowych (nowe: art. 22r ustawy PIT i art. 15f ustawy o CIT). Zakłada, że co do zasady podatnicy nie będą mogli zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli łącznie faktura:

■ nie będzie zawierać numeru NIP podatnika VAT czynnego lub numeru identyfikacji podatkowej NIP (pozostali podatnicy), a przepisy ustawy o VAT wymagają podania takiego numeru na fakturze, oraz

■ nie zostanie wystawiona w KSeF lub nie zostanie przesłana do KSeF w sposób przewidziany dla trybu offline mimo takiego obowiązku wynikającego z ustawy o VAT.

Od tego wyłączenia z kosztów będą pewne wyjątki. Jeden z nich będzie dotyczył wydatków co prawda udokumentowanych fakturą, ale poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Wyjątek będzie też dotyczył spółek kapitałowych w organizacji oraz fundacji rodzinnych w organizacji, bo w ich przypadku nie musi być numeru NIP na fakturze dokumentującej koszty podatkowe.

Na innej podstawie

Resort zastrzegł zarazem, że nowe przepisy: art. 22r ustawy PIT i art. 15f ustawy o CIT, nie oznaczają, że kosztów uzyskania przychodów nie będzie można udokumentować w inny sposób.

MF zwraca tu uwagę na art. 180 ordynacji podatkowej, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Przykładowo – pisze resort – „podatnik PIT, który nabędzie towar (usługę) od podatnika VAT zwolnionego (podmiotowo lub przedmiotowo) może udokumentować ten zakup umową sprzedaży” – wskazał resort.

Jak to zadziała w praktyce?

Prawidłowa faktura

Zacznijmy od najbardziej oczywistego przykładu: sprzedawca wystawi swojemu kontrahentowi (innej firmie) fakturę przez KSeF i poda w niej wszystkie konieczne dane, w tym NIP nabywcy. Na tej podstawie nabywca będzie mógł:

■ zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu,

■ odliczyć VAT naliczony.

Poza KSeF i bez numeru

Co innego, gdy faktura, mimo że ustrukturyzowana, nie zostanie przesłana przez KSeF, a do tego sprzedawca nie umieści na niej numeru NIP nabywcy.

Taka faktura nie będzie podstawą do odliczenia kosztu (zgodnie z nowymi: art. 22r ustawy PIT i art. 15f ustawy o CIT) – wynika z dokumentu MF.

A co z odliczeniem VAT? Przypomnijmy, że samo wystawienie faktury poza KSeF nie wyłącza możliwości odliczenia VAT. Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 21 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.3.2024.2.KK). Przyznał, że kupujący będzie mógł odliczyć podatek, jeśli faktura wystawiona bez użycia KSeF potwierdzi rzeczywiste transakcje handlowe między podmiotami i zostaną spełnione inne warunki odliczenia.

Interpretacja dotyczyła wprawdzie poprzednich założeń KSeF, ale zachowa aktualność. Negatywne efekty w VAT wystawienia faktury bez użycia KSeF poniesie bowiem wyłącznie sprzedawca lub usługodawca. Opublikowany dokument MF nie przewiduje w tym zakresie zmiany.

Inne dokumenty

Czy w sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona poza KSeF i bez NIP nabywcy, będzie można mimo wszystko odliczyć koszty?

– Zdarza się, że koszt uzyskania przychodu jest dokumentowany nie fakturą, lecz w inny sposób – dokumentem zastępczym, zgodnie z art. 180 ordynacji podatkowej – mówi Maria Kukawska, partner w Stone & Feather Tax Advisory. Zaleca jednak, aby nabywca zachował ostrożność i starał się potwierdzać wydatek, który chce zaliczyć do podatkowych kosztów, nie tylko np. umową sprzedaży, lecz większą liczbą dokumentów generowanych przy okazji realizowania transakcji.

– Mogą to być: potwierdzenie przelewu, korespondencja handlowa, zrzuty z ekranu komputera dla transakcji zawieranej w internecie, dokumentacja zdjęciowa – wyjaśnia Maria Kukawska. Jej zdaniem podatnik może się też posługiwać np. oświadczeniem stron, zastępującym bądź uzupełniającym umowę ustną.

Jednak zdaniem Małgorzaty Samborskiej umowa może być wystarczająca do zaksięgowania podatkowych kosztów tylko pod warunkiem, że zawiera wszystkie elementy, które powinny się znaleźć na fakturze (a dodatkowo podatnik ma dowód zapłaty).

– A wiele umów, np. ramowych, takich elementów nie zawiera. Konsekwencją tego będą spory z urzędnikami, czy w danym przypadku inne dokumenty są wystarczające do zewidencjonowania kosztu podatkowego, czy nie są – przestrzega ekspertka.

Odpowiedzialność nabywcy

Małgorzata Samborska nie ma wątpliwości, że celem projektowanych przepisów w zakresie PIT i CIT jest rozłożenie odpowiedzialności za prawidłowość ustandaryzowanej faktury na obie strony transakcji, a więc na sprzedającego i nabywcę. Dzięki temu nabywca ma być zainteresowany poinformowaniem sprzedającego, że faktura powinna obowiązkowo zostać wystawiona w KSeF.

– To odpowiedź ministerstwa na zgłaszane przez sprzedawców problemy z ustaleniem, czy mamy do czynienia z transakcją pomiędzy firmami (B2B), czy z konsumentem (B2C) – tłumaczy ekspertka.

W jej ocenie jednak spowoduje to wiele zamieszania i jeszcze bardziej skomplikuje i tak już niełatwe przepisy.

– Proponowane rozwiązanie doprowadzi do tego, że kupujący będą ponosić odpowiedzialność za błędy sprzedawców, którzy nieprawidłowo wystawią fakturę albo nie wdrożą KSeF w odpowiednim terminie – podkreśla ekspertka Grant Thornton.

Nie wyklucza sytuacji, w której wina będzie leżała wyłącznie po stronie sprzedawcy, ale ukarany zostanie nabywca, bo na podstawie otrzymanej faktury nie będzie mógł zaliczyć wydatku do podatkowych kosztów.

W ocenie Marii Kukawskiej rozwiązanie idące w kierunku uzależnienia możliwości zaliczenia wydatku do podatkowych kosztów od wystawienia czy wprowadzenia faktury do KSeF jest co do istoty zrozumiałe.

– Resort finansów musi jednak zapewnić porządną infrastrukturę IT, aby nie było problemów z obsługą systemu – podkreśla ekspertka. Spodziewa się, że w pierwszym okresie obowiązywania KSeF takie problemy jednak się pojawią, a to oznacza kłopoty z poprawnością i terminowością wystawiania faktur przez krajowy system.

Dlatego – zdaniem Marii Kukawskiej – należałoby odsunąć w czasie wdrożenie nowych ograniczeń w zakresie podatku dochodowego. ©℗