Obowiązkowy KSeF może spowodować zastój w nowych spółkach

Od 1 lipca 2024 r. spółki z o.o., które powstaną z przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej, mogą mieć przejściowy problem z wystawianiem faktur w KSeF.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że urzędy skarbowe będą działać niezwłocznie po otrzymaniu formularza ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

To jednak może nie rozwiązać problemu. Wynika on z tego, że spółka ma inny NIP niż indywidualny przedsiębiorca i w związku tym musi poczekać na uwierzytelnienie swoich uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur.

– Może się więc okazać, że część nowych spółek przez pewien czas nie będzie mogła korzystać z KSeF. Nie trzeba chyba tłumaczyć, na jak duże kłopoty biznesowe może je to narazić – mówi Adrian Kęmpiński, ekspert podatkowy w LTCA.

Podobne problemy mogą mieć nowo zakładane spółki, ale – jak wskazuje ekspert – kto zakłada nową spółkę, może być przygotowany na to, że nie skorzysta z KSeF, zanim urząd skarbowy nie przetworzy otrzymanego formularza ZAW-FA.

Dużo większy problem będą miały – jego zdaniem – podmioty powstałe wskutek przekształcenia.

– Wyobraźmy sobie firmę indywidualnego przedsiębiorcy, która wystawia np. 100 faktur miesięcznie. Po przekształceniu w jednoosobową spółkę z o.o. nie będzie ona mogła przez pewien czas tego kontynuować. Konsekwencje mogą być daleko idące – wskazuje Adrian Kęmpiński.

Będzie obowiązek

Na razie wystawianie faktur w ustandaryzowanym formacie XML za pośrednictwem KSeF jest dobrowolne. Ale stanie się obowiązkowe od 1 lipca 2024 r.

Korzystanie z nowego systemu fakturowania wymaga posiadania pierwotnych uprawnień właścicielskich albo uprawnień nadanych przez inną osobę lub podmiot. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zazwyczaj korzysta z uprawnień właścicielskich, choć może też przyznać uprawnienia swojemu pracownikowi, składając do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA.

Po przekształceniu

Co w sytuacji, gdy jednoosobowa działalność gospodarcza zostanie przekształcona w jednoosobową spółkę kapitałową, zgodnie z art. 551 par. 5 kodeksu spółek handlowych?

Przekształcenie oznacza, że spółka z. o.o. jako nowy podmiot otrzyma nowy NIP – inny niż ten, który posiadała dotychczas działająca firma. Jak to wpłynie na sposób korzystania z KSeF?

W odpowiedzi na pytanie jednego z doradców podatkowych Ministerstwo Finansów wyjaśniło:

„W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF”.

Zawiadomienie ZAW-FA

Nowa spółka będzie mogła złożyć zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym dopiero po jej utworzeniu. Zawiadomienia dokonuje bowiem podatnik (spółka z o.o.). „Nie jest możliwe jego złożenie przed formalnym zaistnieniem podmiotu” – wyjaśnia MF.

Spółka będzie musiała podać w ZAW-FA dane wskazane w rozporządzeniu ministra finansów z 30 grudnia 2021 r. (Dz.U. poz. 2481), a więc m.in. wskazać, komu zostaną nadane uprawnienia do korzystania z KSeF.

Rozporządzenie z 30 gru dnia 2021 r. nie określa, jak długo spółka składająca ZAW-FA poczeka na prawo do korzystania z KSeF. Takiego terminu nie podało również MF we wspomnianej odpowiedzi.

Niezwłocznie po otrzymaniu

Wyjaśniło natomiast, że aby uprawnienia nadawane za pośrednictwem formularza zaczęły działać, muszą być wprowadzone do systemu. Właściwy urząd skarbowy zweryfikuje więc zawiadomienie pod względem formalnym (m.in. zbada, czy zostało one podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji spółki).

„Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu” – zapewniło MF.

Zaraz jednak dodało: „W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego. W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień”.

W impasie

– Trudno przewidzieć, jak długo to potrwa. Może się okazać, że część przedsiębiorców (także dużych) nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych przez co najmniej kilka dni – przestrzega Adrian Kęmpiński.

Co powinni zrobić, jeśli taka sytuacja im się przydarzy?

Rozwiązaniem nie będzie wystawianie faktur poza KSeF, bo od 2025 r. wchodzą w życie przepisy o karach, m.in. w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kara pieniężna może wynieść do 18,7 proc. kwoty należności z takiej faktury.

Adrian Kęmpiński sugeruje przedsiębiorcom, by składali osobiście zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym, bo to powinno przyśpieszyć rozpatrzenie formularza. Wysyłka dokumentu pocztą może wiązać się z opóźnieniami, a czas w tym przypadku jest kluczowy. Zdaniem eksperta dobrze byłoby, aby Ministerstwo Finansów publicznie odniosło się do tego problemu, a także aby doprecyzowało, czy zawiadomienie ZAW-FA może złożyć pełnomocnik podatnika.©℗