Awaria KSeF nie sparaliżuje działalności, ale sprzedawcy mogą mieć problemy

W przepisach wprawdzie określono sposób postępowania, gdy nie można skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, ale już dzisiaj mówi się, że zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania są nie do końca czytelne. Mamy wiele wariantów, a różnice między nimi nie dla każdego są łatwo dostrzegalne

Wprowadzając obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych, prawodawca przytomnie przewidział, że KSeF nie będzie funkcjonował w sposób ciągły, nieprzerwanie przez 24 godziny na dobę i siedem dni w tygodniu przez cały czas obowiązywania przepisów (na razie do końca 2026 r., z możliwością przedłużenia). Niewątpliwie należy się spodziewać, że ‒ czy to w wyniku awarii, czy w związku z planowymi pracami serwisowymi ‒ będą zdarzały się okresy niedostępności systemu. W ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT) zostały zidentyfikowane sposoby działania w takich właśnie okolicznościach.

W szczególności zaznaczyć trzeba, że obecnie nie budzi już wątpliwości to, iż niedostępność KSeF nie sparaliżuje działalności sprzedawcy, nie uniemożliwi mu wykonywania działalności (co mogłoby nie być tak oczywiste, jeśli weźmiemy pod uwagę konsekwencje awarii kasy fiskalnej). Otóż nawet jeżeli podatnik nie będzie miał możliwości połączenia się z KSeF i przesłania do niego wystawionej lokalnie faktury, by uzyskała ona status wystawionej faktury ustrukturyzowanej, mimo to będzie mógł dokonywać sprzedaży. Co więcej, w takim czasie sprzedawca zafakturuje swoją transakcję – co jest szczególnie ważne m.in. wówczas, gdy to z fakturą jest powiązany termin płatności.

W takim jednak przypadku nie będą obowiązywały normatywne zasady doręczenia faktur ustrukturyzowanych i wyznaczania daty ich dostarczenia do odbiorcy. Wyjątkiem będzie tutaj jedynie sytuacja, w której doręczenie miałoby jednak miejsce po przesłaniu faktury do systemu i dacie nadania takiej fakturze numeru KSeF (przy czym nie będzie to dotyczyć faktur, dla których zasadą jest doręczenie poza KSeF). Zasady identyfikacji daty doręczenia będą miały szczególne znaczenie przy fakturach korygujących, dla których powinny być odpowiednio stosowane.

Tym samym cechą wspólną wszystkich faktur wystawianych w okresie niedostępności KSeF jest to, że strony muszą uzgodnić zasady ich dostarczenia. Dobrą praktyką może się okazać opisywanie tej kwestii nie tylko w procedurach wewnętrznych podmiotu wystawiającego faktury, lecz także w kontraktach łączących strony.

Cztery warianty

W ustawie o VAT prawodawca wskazuje na trzy przypadki niedostępności systemu i odpowiednie sposoby postępowania fakturującego, a także dodatkowo na sytuację, w której transakcja nie może być udokumentowana w zwykłym trybie fakturą ustrukturyzowaną z przyczyn leżących po stronie fakturującego, w tym np. ze względu na awarię w obszarze jego infrastruktury informatycznej. Jak się nie pogubić w tych wariantach?

W pierwszej kolejności należy wskazać na awarię po stronie KSeF, o której informacja została zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (dalej: BIP MF), a także przekazana zainteresowanym za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Można by nazwać taką niedostępność „notyfikowaną” (oczywiście, nie jest to określenie normatywne), a zainteresowani są w ten sposób powiadamiani o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF. Zaznaczyć należy, że dopuszczalne jest, aby w okresie trwania takiej awarii udostępniona została informacja o kolejnej awarii tego rodzaju, a w konsekwencji o przedłużeniu okresu niedostępności KSeF.

Dalej prawodawca przewidział, że mogą wystąpić sytuacje, w których resort nie zdoła poinformować o wystąpieniu i zakończeniu awarii w BIP MF. Niewątpliwie mogą to być przypadki nadzwyczajne, w założeniu bardzo wyjątkowe (a przynajmniej należy mieć taką nadzieję). Wówczas resort przekaże informację o braku dostępności poprzez środki społecznego przekazu i to takie komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF wyznaczą okres jej trwania. Tego rodzaju sytuacje można określić jako awarie KSeF ogłoszone w środkach masowego przekazu.

Warto w tym miejscu wyjaśnić, że to, iż informacja o przerwie w możliwości korzystania z KSeF pojawi się w środkach masowego przekazu, nie wyznaczy charakteru awarii, przesądzające będzie to, że taka informacja jest oficjalnym powiadomieniem ze strony resortu bez jednoczesnego zamieszczenia stosownego komunikatu w BIP MF.

Rozróżnienie takie jest ważne, gdyż dla każdego z dwóch wymienionych powyżej zdarzeń przewidziane zostały różne implikacje – wymuszają one różne zachowania fakturujących.

Przykład

Jest jeszcze trzeci rodzaj braku dostępności KSeF z przyczyn leżących po stronie resortu. Chodzi o niedostępność KSeF ze względu na prace serwisowe, aktualizacje – o nich podatnicy również dowiedzą się z BIP MF.

Najważniejsze jest to, że wystąpienie którejkolwiek ze wskazanych powyżej przesłanek braku możliwości wystawienia faktur z wykorzystaniem KSeF nie pozbawia podatników prawa do dokonywania sprzedaży, a nawet do dokumentowania jej fakturami. Podobnie jest, gdy powód braku możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych wystąpi po stronie samego podatnika.

Wysyłka do systemu

Nie można jednak zapominać o tym, że to, jaki jest rodzaj przerwy w funkcjonowaniu systemu (jakie są okoliczności), decyduje o sposobie postępowania wystawcy faktury. Otóż zasadniczo – z jednym tylko wyjątkiem – faktury emitowane w okresie niedostępności KSeF, a także gdy z powodów leżących po stronie wystawcy nie jest możliwe dopełnienie obowiązków w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych, muszą zachować schemat faktury ustrukturyzowanej i być wystawione w formie elektronicznej, by następnie podatnik przesłał je do KSeF. Tak dostarczonej następczo do KSeF fakturze nadawany jest numer KSeF.

Ustawodawca określa terminy, w jakich ma nastąpić taka wysyłka. Dla faktur wystawionych w trakcie awarii notyfikowanych wystawca ma najwięcej czasu, gdyż eksport powinien być dokonany w ciągu siedmiu dni od dnia udrożnienia systemu, a dokładniej od daty zakończenia awarii wskazanej w komunikacie zamieszczonym w BIP MF lub w komunikacie o przedłużeniu.

Znacznie mniej czasu na przesłanie faktur wystawionych poza systemem mają fakturujący w trakcie niedostępności KSeF ze względu na prace serwisowe itp. Muszą bowiem eksportować faktury z okresu niedostępności najpóźniej w dniu roboczym po rozpoczęciu funkcjonowania systemu.

W jeszcze gorszej sytuacji są emitenci faktur, u których wystąpiła niemożność wystawiania faktur ustrukturyzowanych z przyczyn leżących po ich stronie. W tym przypadku przerwa w fakturowaniu ustrukturyzowanym nie może być dłuższa niż jednodniowa, a dokładniej musi obejmować maksymalnie jeden dzień roboczy. Jest to spowodowane tym, że wówczas wystawiony dokument musi trafić do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym – ale nie po dniu ustania przyczyn braku możliwości stosowania systemu, a już po dniu wystawienia faktury.

Biorąc pod uwagę to, że w każdym z tych przypadków mowa jest o „dniach roboczych”, należy się zastanowić, jakie dni są roboczymi. Racjonalne zdaje się przyjęcie, że chodzi o każdy dzień inny niż ustawowo wolny od pracy, a to z kolei prowadzi do wniosku, iż dniem roboczym jest tutaj również sobota! Z czego to wynika? Otóż zarówno przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ordynacja podatkowa), jak i prawa cywilnego w swojej treści co do zasady zrównują sobotę z dniem wolnym od pracy. Jednak wskazanie w tych przepisach soboty obok dni wolnych od pracy (patrz np. art. 12 par. 5 czy art. 119zl ordynacji podatkowej) sugeruje, że sobota – nie będąc dniem wolnym od pracy – jest dniem roboczym i jako taka powinna być uwzględniana przy liczeniu terminów przesyłki do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii czy w przypadku innych powodów niemożności korzystania z systemu. Dobrze więc byłoby, żeby resort finansów zabrał głos w tej sprawie. Jest to o tyle ważne, że niedopełnienie obowiązku przekazania faktury do systemu w określonym przez prawodawcę terminie od 2025 r. będzie wiązało się z taką samą sankcją podatkową jak za naruszenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Tworząc obecnie procedury postępowania na wypadek awarii i innych przypadków niedostępności KSeF, należy uwzględnić to, że wystawione w tym czasie faktury będą musiały być opatrzone kodem QR, dzięki któremu, już po przesłaniu faktur do systemu, ich odbiorca będzie miał do nich dostęp, dokona weryfikacji ich autentyczności itp. Nieco zaskakujące może być to, że w przypadku ww. faktur aż do momentu nadania im numeru KSeF (po ich przesłaniu do systemu) nie jest możliwe dokonanie ich korekty…

Ważny wyjątek

Dociekliwy czytelnik zauważy, że powyżej pominięta została jedna grupa faktur. Chodzi o dokumenty wystawiane w okresie tej najbardziej wyjątkowej awarii, o której informacja została przekazana poprzez środki społecznego przekazu. Tutaj wystawca będzie miał pełną swobodę fakturowania. Chodzi oczywiście o swobodę w kontekście przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych, a nie w ogóle fakturowania, gdyż dokument taki musi zawierać dane właściwe dla faktur, ale dopuszczalne jest jego wystawienie nawet w formie papierowej! Tym razem to podatnik zadecyduje, jaką formę będzie miała faktura – papierową czy elektroniczną, gdyż nie będzie ona przesyłana do KSeF.

W konsekwencji takie faktury nie będą oznaczane kodem QR i będą wystawiane na zasadach dzisiaj obowiązujących. Przy czym prawodawca wyjaśnił, że nałożenie się ww. awarii, tj. wystąpienie obu rodzajów w tym samym terminie, spowoduje, że zastosowanie znajdą reguły właściwe dla awarii, o której informacja została przekazana poprzez środki społecznego przekazu. ©℗