Kto i kiedy musi kupić kasę fiskalną

Jeżeli podatnik zamierza stosować tylko jedną kasę rejestrującą, to może ją zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji (par. 2 ust. 2 rozporządzenia z 27 grudnia 2010 r.). Warunkiem jest tylko, żeby złożyć to zgłoszenie przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy.

Zasady odliczenia

Zasadniczo ulga polega na pomniejszeniu VAT należnego, a tylko wyjątkowo na zwrocie ulgi na rachunek podatnika (piszemy o tym dalej).

Odliczenia można dokonać w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za następne okresy.

Kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od różnicy między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym. Jeżeli w danym okresie VAT naliczony jest większy albo równy kwocie podatku należnego, to podatnik może dostać zwrot części wydatku na zakup kasy.

U taksówkarzy rozliczających się z VAT w formie ryczałtu (art. 114 ustawy o VAT) odliczenie za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna zostać wpłacona do urzędu skarbowego (par. 3 ust. 4 rozporządzenia z 27 grudnia 2010 r.).

Zwrot dla opodatkowanych...

Jeżeli w danym okresie VAT naliczony jest większy albo równy kwocie podatku należnego, to podatnik może dostać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym nie może ona przekroczyć:

1) 25 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. ceny kasy (bez VAT), nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. ceny kasy (bez VAT), nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

...i dla zwolnionych

Zwrot przysługuje również podatnikom wykonującym wyłącznie czynności zwolnione z VAT oraz tym, którzy są zwolnieni z podatku ze względu na wielkość obrotów nieprzekraczającą w poprzednim roku podatkowym 150 tys. zł.

W takiej sytuacji urząd skarbowy zwraca ulgę na wniosek podatnika, na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Zwrot następuje do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika (art. 111 ust. 5 ustawy o VAT).

Ile razy można skorzystać z ulgi

Nie ma żadnego limitu liczby kas objętych odliczeniem. Podatnik sam określa, ile kas musi zainstalować w stosunku do rozmiarów i rodzaju prowadzonej działalności.

Ulga przysługuje tylko przy zakupie kas zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania za pomocą tych urządzeń. Tak widzą to organy podatkowe i niestety także sądy. Jedne i drugie ściśle trzymają się brzmienia art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, gdzie mowa jest o odliczeniu wydatku na zakup „każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania”. Pośrednio wskazuje na to także par. 2 ust. 1 rozporządzenia z 27 grudnia 2010 r., który nakłada obowiązek wskazania w zgłoszeniu składanym naczelnikowi urzędu skarbowego liczby kas i miejsca (adresu) ich używania.

Z orzecznictwa wynika jednoznacznie, że kolejne kasy kupione po tej dacie (czyli po dniu powstania obowiązku ewidencjonowania) nie uprawniają już podatnika do skorzystania z ulgi. Tak orzekł m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach: z 26 lutego 2013 r. (sygn. akt I FSK 494/12) i z 2 października 2007 r. (sygn. akt I FSK 1266/07), a także Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu (wyrok z 21 stycznia 2009 r., sygn. akt I SA/Wr 1232/08, i z 20 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1186/10, oba wyroki prawomocne) i WSA w Krakowie (wyrok z 17 lipca 2014 r., sygn. akt I SA/Kr 729/14, nieprawomocny).

Tym samym korzystna dla podatników wykładnia, znajdująca odzwierciedlenie w wyroku NSA z 23 lipca 2009 r. (sygn. akt I FSK 1910/08), okazała się poglądem odosobnionym, który nie znalazł potwierdzenia w późniejszym orzecznictwie.

Wymóg zgłoszenia wszystkich kas (objętych ulgą) już na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą tych urządzeń odnosi się zarówno do podatników, którzy otwierają potem nowe punkty kasowe, jak i do tych, którzy rozszerzają zakres swojej działalności na nowe obszary nieobjęte zwolnieniem z obowiązku stosowania tych urządzeń. Wydaje się przez to zbyt rygorystyczny i wręcz niesprawiedliwy. Ustawodawca nie uwzględnia bowiem tego, że prowadzenie działalności gospodarczej i jej rozwój zależy od wielu czynników, niezależnych od samych podatników. Nie bierze pod uwagę, że w momencie wchodzenia w obowiązek stosowania kas podatnik często nie jest w stanie przewidzieć skali rozwoju swojego biznesu.

Jaki z tego wniosek? Jeżeli podatnik w pierwszym terminie powstania obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas kupi więcej tych urządzeń i je zgłosi, a następnie będzie je stopniowo instalować, to będzie przysługiwała mu ulga na wszystkie te urządzenia. Później jednak będzie musiał dbać o to, żeby faktycznie ewidencjonować na nich sprzedaż, bo w przeciwnym razie ryzykuje obowiązkiem zwrotu odliczonej już kwoty (piszemy o tym dalej).

Likwidacja działalności i jej ponowne uruchomienie

A co w sytuacji, gdy podatnik zlikwiduje działalność gospodarczą, po czym po pewnym czasie ponownie ją rozpocznie? Czy w tej sytuacji przysługuje mu ulga z tytułu zakupu kas, mimo że już wcześniej w poprzedniej firmie z niej skorzystał? Orzecznictwo w tej sprawie nie jest jednolite.

W wyroku z 3 listopada 2010 r. (sygn. akt I FSK 1277/10) NSA orzekł, że jeśli jest to ta sama osoba fizyczna, to takie prawo nie przysługuje. Wyrok ten nie dotyczył wprost samej ulgi na kasy, tylko prawa do zwolnienia z obowiązku jej stosowania po ponownym rozpoczęciu działalności gospodarczej (gdy wcześniej podatnik już to prawo utracił). Niemniej jednak organy podatkowe chętnie sięgają do tego orzeczenia również w sprawach odnoszących się wprost do samej ulgi. Jest to dla nich dodatkowy argument przemawiający za tezą, że osoba fizyczna, która już raz skorzystała z odliczenia wydatku na zakup kasy, nie ma ponownie prawa do niego po powtórnym uruchomieniu działalności gospodarczej. PRZYKŁAD 1

Do przeciwnych wniosków doszedł WSA w Olsztynie w orzeczeniu z 30 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Ol 437/15), przy czym wyrok ten wciąż jeszcze jest nieprawomocny. Sąd odniósł się do wspomnianego wyroku NSA z 3 listopada 2010 r., ale stwierdził, że nie dotyczył on bezpośrednio prawa do ulgi z tytułu zakupu kasy i w związku z tym nie ma ona zastosowania w tej sprawie. PRZYKŁAD 2

Zasady zwrotu odliczenia

Ulgę należy zwrócić na rachunek właściwego urzędu skarbowego:

1) do 25. dnia miesiąca następującego po:

● miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

● kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne;

2) do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu – w przypadku podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT lub będących zwolnionymi z podatku ze względu na wielkość obrotów nieprzekraczającą w poprzednim roku podatkowym 150 tys. zł (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).

WAŻNE Zwrot wydatku na zakup kasy (a ściślej 90 proc. ceny netto, nie więcej niż 700 zł ) przysługuje podatnikom:

● u których podatek naliczony jest w danym okresie większy albo równy kwocie podatku należnego;

● wykonującym wyłącznie czynności zwolnione z VAT lub będącym zwolnionymi z podatku ze względu na wielkość obrotów nieprzekraczającą w poprzednim roku podatkowym 150 tys. zł.

! Nabycie kolejnych kas rejestrujących po dacie powstania obowiązku ewidencjonowania nie uprawnia już podatnika do ulgi przysługującej przy zakupie tych urządzeń (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT).

RAMKA 1

3 kroki niezbędne do skorzystania z ulgi

Chcąc odliczyć wydatek na zakup kasy, trzeba dopełnić wszystkich czynności wynikających z par. 2 rozporządzenia ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

KROK 1. Złożenie wniosku

Przed terminem rozpoczęcia użytkowania kas należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania.

KROK 2. Rozpoczęcie ewidencji

Nie później niż w obowiązujących terminach należy rozpocząć ewidencjonowanie obrotu i podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy były one objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, o których mowa w rozporządzeniu ministra gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 1076).

KROK 3. Zachowanie dowodu zapłaty

Podatnik powinien mieć dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

RAMKA 2

Co musi się znaleźć we wniosku o zwrot

We wniosku o zwrot wydatku na kasę należy podać:

● imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

● dane adresowe,

● numer identyfikacji podatkowej,

● w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

Do wniosku należy dołączyć:

1) dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej;

2) oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą;

3) informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub jego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;

4) fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą – w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

PRZYKŁAD 1

NSA odmawia ulgi...

Podatniczka rozpoczęła ponownie działalność gospodarczą po 5 latach od zlikwidowania poprzedniej. Urząd skarbowy odmówił jej prawa do odliczenia wydatku na ponowny zakup kas. Gdy spór ostatecznie trafił do NSA, ten zgodził się z organami podatkowymi, że ponowne rozpoczęcie wykonywania działalności gospodarczej, bez względu na to, czy o tym samym profilu, czy innym, powoduje, iż mamy do czynienia z tym samym podatnikiem, tj. osobą fizyczną posługującą się tym samym numerem identyfikacji podatkowej, czyli NIP (wyrok z 3 listopada 2010 r., sygn. akt I FSK 1277/10). Z tego względu NSA orzekł, że podatnik ponownie rozpoczynający działalność gospodarczą w tej samej formie jest faktycznie podmiotem kontynuującym uprzednio prowadzoną działalność w rozumieniu przepisów o VAT. Sąd dodał, że dopiero ewentualna zmiana formy prawnej prowadzonej działalności, np. poprzez zlikwidowanie działalności prowadzonej jednoosobowo, jako osoba fizyczna, i podjęcie jej w formie spółki prawa handlowego, „może mieć wpływ na byt prawnopodatkowy podatnika VAT”. Słowem, może skutkować powstaniem nowego podatnika VAT, o odrębnych uprawnieniach.

PRZYKŁAD 2

...a WSA przyznaje prawo do niej

Podatniczka (osoba fizyczna) prowadziła działalności gospodarczą w okresie od 2 listopada 2000 r. do 31 grudnia 2001 r. W tym celu od początku wykorzystywała kasę rejestrującą. Z końcem 2001 r. zgłosiła likwidację działalności.

Po ponad 14 latach, 5 maja 2014 r. ponownie ją zgłosiła (na formularzu CEIDG-1), ale pod zmienioną nazwą i o innym profilu (inny kod PKD). Od 27 maja 2014 r. ewidencjonuje obrót za pomocą kasy. W związku z tym wystąpiła o zwrot 700 zł, ale naczelnik urzędu skarbowego odmówił. Uznał, że mamy do czynienia z tym samym podatnikiem – osobą fizyczną posługującą się tym samym numerem NIP. Skoro więc podatniczka nie kupiła i nie zgłosiła tej kasy na dzień, gdy powstał u niej obowiązek stosowania kas (w 2000 r.), to nie może odliczyć wydatku na jej zakup.

Nie zgodził się z tym WSA w Olsztynie (wyrok z 30 września 2015 r., sygn. akt I SA/Ol 437/15). Orzekł, że podatniczce przysługuje prawo do ulgi. Sąd zwrócił uwagę, że przepisy podatkowe rozróżniają likwidację działalności od zawieszenia działalności i traktują te dwie sytuacje jako dwa różne stany faktyczne i prawne. Zarzucił organom podatkowym, że tego nie rozróżniły. „Przy zawieszeniu można bowiem mówić o ciągłości działalności gospodarczej, natomiast wobec jej likwidacji jednoznaczna staje się decyzja podatnika o zaniechaniu jej dalszego prowadzenia i jej zakończenia” – orzekł. Zwrócił uwagę, że podatniczka rozpoczęła nową działalność po ponad 14 latach od prowadzenia poprzedniej. Zrobiła to pod nową firmą (nazwą) i w całkiem innym zakresie.

Zdaniem WSA nie można ograniczać prawa do ulgi z tytułu zakupu kasy fiskalnej wyłącznie do podatników, którzy nie prowadzili wcześniej sprzedaży za pomocą kasy. Jest to w istocie ograniczenie wolności działalności gospodarczej – stwierdził sąd, przypominając o prawie do swobodnego jej prowadzenia (art. 6 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.). Ograniczenie wolności działalności gospodarczej jest dopuszczalne tylko w drodze ustawy i tylko ze względu na ważny interes publiczny – przypomniał sąd, cytując art. 22 Konstytucji RP.