Elektroniczne doręczenia to spore oszczędności

„Stosownie do art. 152a par. 1 pkt 2 i 3 ordynacji podatkowej, w celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:
- wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,
- pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego.

Zgodnie z art. 152a par. 6 ordynacji warunki techniczne i organizacyjne doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Natomiast rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych – stanowiące akt wykonawczy do ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne – zawiera postanowienia, które między innymi regulują funkcjonowanie systemu teleinformatycznego służącego do obsługi doręczeń. Należy więc przyjąć, że organ podatkowy, doręczając dokumenty elektroniczne, jest zobowiązany do stosowania dedykowanego do tego celu systemu teleinformatycznego, spełniającego określone w przepisach wymogi techniczne i funkcjonalne.

A zatem adresem elektronicznym we wzorach pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 i pełnomocnictwa do doręczeń PPS-1 jest adres elektroniczny w systemie teleinformatycznym, służącym do obsługi doręczeń, za pomocą którego urząd może doręczyć dokumenty elektroniczne. Ponieważ organ podatkowy wykorzystuje do doręczeń pism system ePUAP, to jako adres elektroniczny należy rozumieć adres skrytki użytkownika ePUAP”.

Rząd nie ukrywał, że dzięki elektronicznemu doręczaniu pism budżet państwa zamierza zaoszczędzić na kosztach papieru i przesyłek około 1,9 mln zł rocznie (patrz uzasadnienie do projektu nowelizacji). Szacuje się bowiem, że rocznie urzędy skarbowe, celne i kontroli skarbowej oraz izby skarbowe i celne wysyłają do profesjonalnych pełnomocników około 436 tys. przesyłek poleconych. Samo tylko pomnożenie tej liczby przez opłatę za przesyłkę listową poleconą (4,50 zł) daje wynik ponad 1,9 mln zł. A do tego dochodzą jeszcze przesyłki polecone wysyłane przez samorządowe organy podatkowe (wójtów, burmistrzów i prezydentów miast).

Argumentem za obowiązkowym doręczaniem pism pełnomocnikom zawodowym w formie elektronicznej miało być też przyspieszenie postępowań podatkowych, a także... zablokowanie możliwości unikania doręczenia lub mataczenia w tym zakresie. Doręczenie elektroniczne bowiem ma tę zaletę, że jest niemal zawsze pewne, nie ma wątpliwości związanych z miejscem doręczenia i treścią zwrotnego potwierdzenia odbioru. Dotychczas było to częstym powodem sporów podatników z fiskusem.

Skorzystać mieli także sami pełnomocnicy, którzy mogliby odbierać pisma w każdym miejscu, gdzie tylko jest dostęp do internetu. Nowy wymóg zaskoczył jednak wielu z nich, nieprzygotowanych na tę formę komunikacji z organami podatkowymi. Powstał więc problem, co w sytuacji, gdy doradca podatkowy, adwokat lub radca prawny nie mają konta ePUAP. Czy muszą osobiście udać się po pismo do urzędu lub izby skarbowej, choćby nawet znajdowały się one na drugim końcu Polski?

Ostatecznie Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że nadal istnieje możliwość doręczania pism zwykłą pocztą. Ma to miejsce wtedy, gdy pełnomocnik nie poda w pełnomocnictwie adresu elektronicznego ani nie stawi się po odbiór pisma.

„Podanie adresu elektronicznego jest obowiązkowe, jeśli pełnomocnik profesjonalny złoży po 1 stycznia 2016 r. pełnomocnictwo szczególne na podstawie art. 138e ordynacji podatkowej. Stosownie do art. 138c o.p., w pełnomocnictwie należy wskazać, w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego, także jego adres elektroniczny. W razie niepodania adresu elektronicznego organ podatkowy jest uprawniony do wezwania pełnomocnika do uzupełnienia pełnomocnictwa o brakujący adres elektroniczny lub stawienia się w siedzibie organu celem odbioru pisma. Nieuzupełnienie adresu elektronicznego i niestawienie się po odbiór pisma uniemożliwia organowi podatkowemu zastosowanie art. 144 par. 5 o.p. Taki przypadek może być potraktowany jako problem techniczny uniemożliwiający doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej, który pozwala na doręczenie pisma w sposób określony w art. 144 par. 3 o.p., tj. m.in. za pośrednictwem operatora pocztowego.”

Potwierdzeniem wyjaśnień MF są również objaśnienia do wzorów pełnomocnictw: szczególnego (PPS-1) i do doręczeń (PPD-1). Wynika z nich wprost, że podanie adresu elektronicznego jest obowiązkowe, jeśli pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym nie wskażą adresu do doręczeń w kraju (pkt 6 objaśnień).

Nie zmieniły się wymogi odnośnie do pełnomocnictw szczególnych udzielonych przed 2016 r. W tym wypadku organy podatkowe nie wzywają nawet do podania adresu elektronicznego, ponieważ nie mają do tego podstaw.

MF o pełnomocnictwach szczególnych udzielonych przed 2016 rokiem

Wyjaśnienia Departamentu Polityki Podatkowej Ministerstwa Finansów w sprawie podawania adresu elektronicznego przez pełnomocników, którzy dołączyli pełnomocnictwo do akt sprawy przed 2016 r. (pismo z 30 grudnia 2015 r. do dyrektorów izb skarbowych, nr PK4.8022.45.2015):

„Pełnomocnictwa dołączone do akt sprawy przed 1 stycznia 2016 r., uznane za pełnomocnictwa szczególne, nie podlegają uzupełnieniu o adres elektroniczny pełnomocnika. W tym przypadku doręczenia pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym (art. 144 par. 5 o.p.) będą dokonywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli pełnomocnik wnosi lub wyraża zgodę na doręczanie w ten sposób (art. 144a w związku z art. 145 ordynacji podatkowej). Nie ma przy tym znaczenia, czy pełnomocnik taki wniosek lub zgodę składa przed, czy po 1 stycznia 2016 r. Doręczenie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym (art. 144 par. 5 o.p.) nastąpi także, jeżeli pełnomocnik ustanowiony przed 1 stycznia 2016 r. po tej dacie dodatkowo wskaże adres elektroniczny składając pełnomocnictwo według wzoru określonego w rozporządzeniu”.

Fragment odpowiedzi biura prasowego MF na pytanie DGP dotyczące braku podstaw do wzywania pełnomocnika szczególnego do podawania adresu elektronicznego:

„W ordynacji podatkowej nie przewidziano przepisu przejściowego, który stanowiłby podstawę do wezwania pełnomocnika profesjonalnego do uzupełnienia przez niego adresu elektronicznego w odniesieniu do pełnomocnictwa złożonego przed 1 stycznia 2016 r. W takim przypadku art. 144 par. 5 o.p. nie może mieć zastosowania. Skoro w pełnomocnictwie złożonym przed 1 stycznia 2016 r. nie wskazano adresu elektronicznego, to nie można pełnomocnikowi doręczać pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pełnomocnik sam wnosi lub wyraża zgodę na doręczanie pism w ten sposób. (...)

W przypadku, gdy nie ma podstaw do doręczenia pełnomocnikowi profesjonalnemu pism na jego adres elektroniczny z powodu braku obowiązku wskazania tego adresu, skuteczne będzie doręczenie w innym trybie, np. w siedzibie organu podatkowego lub za pośrednictwem operatora pocztowego”.

Tak jak dotychczas, adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Gdy jest substytut

Kolejny problem pojawił się w związku z pełnomocnictwami substytucyjnymi, ponieważ nie przewidziano ich we wprowadzonych od 2016 r. obowiązkowych wzorach pełnomocnictw.

Ministerstwo Finansów zapełniło jednak, że wystarczy w tym celu wypełnić formularz według wzoru pełnomocnictwa szczególnego PPS-1.

MF o substytucji z wykorzystaniem wzoru pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 - wyjaśnienia Departamentu Polityki Podatkowej MF w sprawie wzorów pełnomocnictw substytucyjnych (pismo z 30 grudnia 2015 r. do dyrektorów izb skarbowych, nr PK4.8022.45.2015):

„W zakresie nieuregulowanym w rozdziale 3a ordynacji podatkowej stosuje się m.in. art. 106 kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Możliwość udzielenia substytucji przewidują: art. 25 ust. 3 ustawy – Prawo o adwokaturze (Dz.U. z 2015 r. poz. 615 ze zm.), art. 21 ust. 1 ustawy o radcach prawnych (Dz.U. z 2015 r. poz. 507 ze zm.) oraz art. 41 ust. 5 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz.U. z 2011 r. nr 41, poz. 213 ze zm.). W sprawach podatkowych, z mocy wskazanych powyżej ustaw, profesjonalni pełnomocnicy uprawnieni są do ustanawiania dla mocodawcy dalszych pełnomocników.

Natomiast na podstawie art. 106 k.c. w zw. z art. 138o o.p. inni pełnomocnicy mogą udzielać dalsze pełnomocnictwa szczególne m.in. wtedy, gdy wynika to z treści pełnomocnictwa. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa szczególnego może nastąpić z wykorzystaniem wzoru pełnomocnictwa szczególnego określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia ministra finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego, pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw.

W takim przypadku we wzorze PPS-1 (Pełnomocnictwo szczególne) w części C wpisuje się dane pełnomocnika udzielającego substytucji, a w części D – dane pełnomocnika, któremu udzielono substytucji”.

Ministerstwo Finansów zapełniło jednak, że wystarczy w tym celu wypełnić formularz według wzoru pełnomocnictwa szczególnego PPS-1