Jeżeli doradca nie podał elektronicznego adresu do doręczeń, to w sprawach, w których pełnomocnictwo zostało złożone przed 1 stycznia 2016 r., urząd może nadal komunikować się z nim za pomocą zwykłej poczt - tłumaczy Emil Chojnacki.
Od początku roku w ordynacji podatkowej obowiązują nowe zasady, które zobowiązują do elektronicznego doręczania pism profesjonalnym pełnomocnikom. Czy to oznacza, że każdy z nich musi mieć profil na e-PUAP?
Tak, bo obecnie nie ma innej możliwości przesyłania dokumentów w sposób elektroniczny, która pozwoliłaby organowi na uzyskanie urzędowego potwierdzenia doręczenia. W przyszłości korespondencja będzie możliwa także za pośrednictwem konta na Portalu Podatkowym.
Nowe zasady wzbudzają jednak wiele wątpliwości, a pełnomocnicy dostają pisma od organów podatkowych, np. z prośbą o podanie adresu elektronicznego. Nie wiedzą jednak, jakie dane mają przekazać do urzędu skarbowego.
Przepisy mówią o adresie elektronicznym. Wyjaśnienie, co należy rozumieć przez adres elektroniczny, można znaleźć na przykład w objaśnieniach do obowiązującego od 1 stycznia 2016 r. wzoru pełnomocnictwa szczególnego (formularz PPS-1 stanowiący załącznik do rozporządzenia z 28 grudnia 2015 r. opublikowanego w Dzienniku Urzędowym z 2015 r. pod pozycją 2330.). Wydaje mi się, że przynajmniej w początkowym okresie obowiązywania zmian, organy podatkowe w swoich pismach powinny wyjaśniać, że przez adres elektroniczny należy rozumieć adres skrytki na e-PUAP.
Jeżeli pani założy sobie konto użytkownika na portalu epuap.gov.pl z loginem agnieszkapokojska, to adres skrytki będzie brzmiał: /agnieszkapokojska/skrytka. Domyślny adres wygląda więc następująco: /identyfikator użytkownika/skrytka. Każdy użytkownik może mieć znacznie większą liczbę skrytek. Niektórzy pełnomocnicy już z tego korzystają, zakładając oddzielne konta dla różnych klientów.
Wątpliwości budzą też prośby o uzupełnienie pełnomocnictw o informacje o adresie elektronicznym. Czy potrzebne jest w tym celu złożenie nowego pełnomocnictwa?
Przepisy nie wymagają zmiany pełnomocnictw, które zostały złożone przed 1 stycznia 2016 r., ani ich uzupełniania. Dopiero pełnomocnictwa składane w tym roku muszą zawierać adres elektroniczny. Dotychczasowy pełnomocnik może oczywiście przekazać informacje o adresie elektronicznym do urzędu i wtedy będzie dostawał dokumenty przez internet. W urzędowym wzorze pełnomocnictwa, określonym w rozporządzeniu, przewidziano podawanie adresu e-mail i adresu elektronicznego. W tym drugim przypadku chodzi właśnie o adres skrytki e-PUAP do doręczeń. Natomiast e-mail może posłużyć organom jedynie do mniej sformalizowanej komunikacji, niewymagającej urzędowego poświadczenia doręczenia.
A co, jeżeli pełnomocnik nie ma jeszcze profilu e-PUAP i nie przekazał informacji o nim do urzędu?
Dotychczasowe pełnomocnictwa są ważne i obowiązujące w 2016 r. przepisy o doręczeniach nie mogą działać wstecz. Moim zdaniem w takim przypadku urząd powinien doręczać pisma na dotychczasowych zasadach tj. w formie papierowej. Art. 144 par. 3 ordynacji podatkowej umożliwia taki sposób korespondencji, jeżeli wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające doręczanie pism za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Przepisy pozwalają też na osobisty odbiór pisma w urzędzie. Z informacji, które docierają do redakcji, wynika, iż zdarza się, że urzędy wzywają pełnomocników do ich odbioru właśnie w ten sposób.
Moim zdaniem nie ma konieczności wzywania do osobistego odbioru. Tak jak powiedziałem, w sprawach, w których pełnomocnictwo zostało złożone przed 1 stycznia 2016 r., a pełnomocnik nie podał adresu elektronicznego, pismo można wysłać pocztą. Zasady dotyczące osobistego odbioru zostały stworzone po to, aby usprawnić obieg dokumentów i ułatwić proces doręczenia zarówno organowi, jak i pełnomocnikowi. Najprościej rzecz ujmując, aby pełnomocnikowi, który akurat jest w urzędzie, pracownik organu mógł doręczyć osobiście pismo. Wzywanie za pośrednictwem poczty do osobistego stawienia się w celu odbioru pisma jest niezgodne z funkcją, jaką ma pełnić ten przepis.
