Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie wykazała niedobór gotówki z winy kasjera. Kierownik jednostki podjął decyzję o potrąceniu niedoboru z wynagrodzenia. Jak zaksięgować taką operację?
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu z natury należy zinwentaryzować środki pieniężne w kasie. Spisem z natury należy objąć nie tylko same środki pieniężne, ale także znajdujące się fizycznie w kasie (sejfie) czeki, weksle, papiery wartościowe, depozyty oraz inne aktywa pieniężne. Jeśli zaistnieją różnice, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, którego dotyczyła przeprowadzona inwentaryzacja. Ewentualne różnice inwentaryzacyjne należy odpowiednio zaksięgować w księgach rachunkowych. Inwentaryzacja przeprowadzana na ostatni dzień roku obrotowego obejmuje swym zakresem także kasę.
Środki pieniężne w bilansie prezentowane są łącznie w pozycji B.III.1c Aktywów. Pozycja ta nazwana jest „Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych”.
Stwierdzone niedobory zawinione kierownik jednostki na podstawie decyzji może uznać za dochodzone lub niedochodzone od osób materialnie odpowiedzialnych. Jeśli stwierdzony niedobór gotówki w kasie stanowi roszczenie wobec osoby odpowiedzialnej za jej prowadzenie, to ujmuje się to w księgach rachunkowych w następujący sposób. Po pierwsze, księguje się stwierdzony niedobór gotówki: Wn konto Rozliczenie niedoborów i nadwyżek oraz Ma konto Kasa. Po drugie, trzeba ująć obciążenie pracownika wartością niedoboru:
a) jeżeli pracownik wyraził zgodę na zapłatę niedoboru: Wn konto Pozostałe rozrachunki z pracownikami oraz Ma konto Rozliczenie niedoborów i nadwyżek,
b) jeżeli pracownik odmawia pokrycia niedoboru i sprawa jest kierowana jest na drogę sądową: Wn konto Należności dochodzone na drodze sądowej oraz Ma konto Rozliczenie niedoborów i nadwyżek.
Jeśli strony zgodnie ustalą, że uregulowanie powstałego z winy pracownika niedoboru nastąpi poprzez potrącenie z wynagrodzenia, ewidencja księgowa będzie następująca: Wn konto Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń oraz Ma konto Pozostałe rozrachunki z pracownikami. ©?
PRZYKŁAD
Pracownik zwraca
Podczas inwentaryzacji przeprowadzonej w spółce stwierdzono w kasie niedobór gotówki o wartości 900 zł. Na podstawie przeprowadzonego postępowania kierownik jednostki uznał niedobór za zawiniony i obciążył jego wartością kasjerkę. Pracownica wyraziła na piśmie zgodę na zwrot równowartości niedoboru poprzez potrącanie miesięcznie kwoty 450 zł z wynagrodzenia.
Objaśnienia:
1. PK – niedobór gotówki w kasie ujawniony podczas inwentaryzacji kwota 900 zł: strona Wn konto Rozliczenie niedoborów i nadwyżek oraz strona Ma konto Kasa;
2. PK – rozliczenie niedoboru – potrącenie obciążenia w wysokości 450 zł z wynagrodzenia osoby materialnie odpowiedzialnej: strona Wn konto Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń oraz strona Ma Rozliczenie niedoborów i nadwyżek.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).