Pan Robert postanowił założyć własną działalność gospodarczą. W związku z tym zastanawia się nad wydatkami, które będzie mu wolno zaliczyć do kosztów podatkowych firmy. Znajomy biznesmen przekonuje go, że będzie mógł ujmować w kosztach niemal wszystko, co kupi, ale czytelnik ma pewne wątpliwości. – Rozważam zakup roweru, ale obawiam się, że fiskus uzna ten wydatek za osobisty lub zbyteczny, tym bardziej że na potrzeby firmy zamierzam też leasingować samochód – martwi się pan Robert. Waha się też nad wrzuceniem w koszty kilku kwiatów doniczkowych i niewielkiego akwarium, które miałyby zdobić jego biuro
Możliwość zaliczenia wydatku do kosztów firmowych determinują dwie kwestie. Pierwszą jest związek wydatku z przychodami firmy. Trzeba przy tym od razu podkreślić, że wydatek wcale nie musi służyć osiąganiu przychodów – wystarczy, jeśli pozwoli je zachować albo zabezpieczyć. Drugą jest brak wyłączenia konkretnego wydatku w ustawie podatkowej. Żeby wykluczyć to ryzyko, trzeba sięgnąć do art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (ewentualnie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) i sprawdzić, czy przepis nie mówi przypadkiem, że wydatek nie może być ujmowany w kosztach. Jest jeszcze trzecia kwestia – każdy wydatek przedsiębiorcy musi być należycie udokumentowany (fakturą, rachunkiem lub wyciągiem z konta bankowego). Brzmi banalnie, ale w praktyce wcale nie jest łatwo ustalić, co może być kosztem, a co nie.
Problem polega na tym, że regulacje są szerokie i nieprecyzyjne, co powoduje liczne spory podatników z organami podatkowymi. Praktyka pokazuje również, że wydatek, który u jednego przedsiębiorcy jest kosztem podatkowym, wcale nie musi takim być u innego, bo o tym często decyduje specyfika branży.
Przykładowo przedsiębiorca, który składuje towary w magazynie, może zainwestować w psa i wydatki na jego zakup oraz utrzymanie ująć w kosztach (jako wydatki na psa stróżującego). Przywilej ten nie będzie natomiast przysługiwał np. fryzjerce, bez względu na to, czy do swojego salonu zakupi rasowego yorka, czy wilczura. Idąc tym tropem dalej: prawnik nie odliczy wydatku na garnitur, ale fryzjerka swoją odzież ochronną ujmie w kosztach podatkowych.
Nie ma się co dziwić, że każdy przedsiębiorca, który rozlicza się na zasadach ogólnych, chciałby mieć wysokie koszty uzyskania przychodu. Wysokość kosztów wpływa przecież na dochód (im więcej kosztów, tym mniejszy dochód, a tym samym niższy podatek dochodowy do zapłaty). Do sprawy trzeba jednak podchodzić z rozsądkiem, bo to, że wydatek nie został wyłączony z kosztów, a przedsiębiorcy wydaje się niezbędny, nie oznacza jeszcze, że fiskus podzieli jego zdanie. Tym bardziej że skarbówka często weryfikuje koszty po latach, oceniając związek z przychodami z perspektywy czasu.
Z interpretacji podatkowych wydanych w indywidualnych sprawach wynika, że do kosztów podatkowych można zaliczyć cały szereg wydatków. Wśród nich rower i elementy dekoracyjne, tj. kwiaty albo akwarium, o które pyta czytelnik. Ale uwaga! Interpretacje te zostały wydane dla konkretnych przedsiębiorców i mają zastosowanie wyłącznie w ich sprawach. Każdy, kto ma wątpliwości, czy dany zakup kwalifikuje się do kosztów, powinien wystąpić z wnioskiem o interpretację podatkową. Tylko ona da pewność, czy uda się go odliczyć bez sporu (kłócąc się o niego latami w sądach administracyjnych). Ten, kto zdecyduje się skorzystać z doświadczenia innych, musi liczyć się z ryzykiem, bo to, że fiskus pozwolił panu X zaliczyć konkretny wydatek do kosztów, nie oznacza jeszcze, że przyzna je panu Y (choć w zasadzie tak być powinno).
Przedsiębiorcom przysługuje prawo do wrzucenia w koszty nakładów na transport (i nie są to jedynie wydatki na samochód). Z interpretacji podatkowych wynika, że do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć też rower, skuter, bilety komunikacji miejskiej, i to nawet wtedy, gdy w firmie jest już samochód. W zasadzie wystarczy tylko udowodnić, że są one wykorzystywane do dojazdu do klientów. Taki rower może sobie kupić nawet lekarz lub adwokat. Nie trzeba przy tym uzasadniać jego ceny – przedsiębiorca bez zbędnego tłumaczenia może kupić rower za tysiąc złotych, dwa i pół, a nawet więcej.
Ostrożności wymaga jednak rozliczanie biletu miesięcznego – praktyka pokazuje, że fiskus pozwala zaliczyć do kosztów tylko procent wydatku (określony przez przedsiębiorcę), bo bilet ten co do zasady może służyć również celom prywatnym.
Kosztem przedsiębiorcy są też wydatki na siedzibę – zakup, najem, remont lokalu, na podstawowe wyposażenie (meble biurowe, drukarki, telefony), ale i na elementy dekoracyjne. Z interpretacji podatkowych wynika, że wydatki na zakup kwiatów doniczkowych, akwariów, reprodukcji obrazów lub stroików mogą być kosztem podatkowym. Fiskus nie zgadza się natomiast na dzieła sztuki ani fortepiany. Kosztem firmowym może być również zakup multimediów, ale nabycie 50-calowego telewizora co do zasady nie jest kosztem każdego przedsiębiorcy.
Przedsiębiorca może też pomniejszyć przychód o wydatki na rozwój, ale nie każde szkolenie lub kurs można wrzucić w koszty firmy. Fryzjerka, która podnosi swoje kwalifikacje na dodatkowych kursach, może na to liczyć, ale prawnik, który chciałby się nauczyć angielskiego, licząc na to, że w przyszłości pozwoli mu to zdobyć nowych klientów – już nie.
Czego z całą pewnością zaliczyć do kosztów nie można? Lista jest długa, a na niej znajdują się m.in. mandaty, i to nawet wtedy, gdy przedsiębiorca otrzyma je, pędząc na spotkanie z kontrahentem.
Nie jest łatwo ustalić, co jest kosztem, a co nim nie jest
To jest koszt A to nie jest
Towary skradzione z ogrodzonego magazynu zabezpieczonego monitoringiem Pieniądze wyprowadzane z firmy przez księgowego
Pakiety medyczne wykupione dla pracowników firmy Polisa ubezpieczeniowa przedsiębiorcy na wypadek choroby lub nieszczęśliwego wypadku
Studia podyplomowe z prawa kanonicznego dla adwokata prowadzącego własną kancelarię Koszt studiów, aplikacji i egzaminu dla tego, kto dopiero kancelarię otworzy
Zakup i utrzymanie psa stróżującego Wydatki na zakup yorka do salonu fryzjerskiego
Obiad o charakterze biznesowym, nawet zakrapiany alkoholem Obiad dla kontrahenta, którego celem jest zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy
Próbki towarów i gadżety z logo firmy Próbki towarów oznaczonych logo innych firm rozdawane przez hurtownika
Podstawa prawna
Art. 22, art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).