Przydałaby się interwencja ministra finansów, bo takie praktyki są sprzeczne z interpretacjami. Warto iść do sądu, wygrana jest pewna
W trakcie prowadzonych w firmach kontroli podatkowych często się zdarza, że urzędnicy fiskusa odmawiają podatnikom prawa do odliczenia VAT na podstawie skanów faktur tradycyjnych (papierowych). Używają wówczas argumentu, że „ustawodawca nie wspomina w przepisach (tj. art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT – przyp. własny) o prawie do odliczenia z kserokopii faktury”. Sprawa jest o tyle dziwna, że od co najmniej dwóch lat wydawane przez organy skarbowe interpretacje indywidualne są korzystne dla podatników w tym zakresie. Sprawdźmy więc, co mówią przepisy i co powinni zrobić podatnicy, u których w ramach ustaleń pokontrolnych urzędnicy zakwestionują prawo do odliczania VAT ze skanów faktur.
Jak przechowywać dokumenty
Od 1 stycznia 2014 r. ustawa o VAT pozwala na przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych). Trzeba tylko pamiętać, że sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Co ważne, przedsiębiorca musi także zapewnić odpowiednim organom, na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza Polską podatnik musi, za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp online do tych dokumentów. Jeśli zatem podatnik zamierza prowadzić procedurę mieszaną przechowywania faktur (elektroniczną i papierową), która będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur i pozwoli na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do nich – będzie postępował prawidłowo. A skoro tak, to będzie mógł jednocześnie skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Takie stanowisko zaprezentowali w interpretacjach indywidualnych dyrektorzy kilku izb skarbowych. [linia interpretacyjna]
Kto ma prawo
Dziś wielu przedsiębiorców, aby zminimalizować koszty magazynowania faktur papierowych, robi skany i przechowuje tylko ich kopie w wersji elektronicznej, do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty papierowe niszczy.
Również w takich przypadkach część organów podatkowych pozwala na korzystanie z prawa do odliczenia VAT na podstawie tych dokumentów. Przykładem jest interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPP3/443-1124/14-2/IG), w której stwierdzono, że w kwestii prawa spółki (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego z otrzymywanych faktur bez znaczenia jest to, że faktury VAT otrzymane w wersji papierowej będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum oraz że faktury VAT otrzymane w wersji elektronicznej będą kasowane po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum. Przepisy nie wymagają, aby dla realizacji prawa do odliczenia faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie.
Interpretacje to za mało
Po przeanalizowaniu wydawanych interpretacji można stwierdzić, że aby odzyskać prawo do odliczenia VAT ze skanów faktur, wystarczy, w odwołaniu od negatywnej decyzji urzędu, powołać się na pozytywne stanowisko administracji podatkowej w tym obszarze.
Niestety, to nie pomaga. Urzędnicy też mają stałą wymówkę w czasie czynności kontrolnych: interpretacje zostały wydane dla konkretnych podmiotów i stanów faktycznych. Trudno ten argument podważyć. Niewątpliwie jest on prawdziwy. Niezrozumiałe jest jednak to, że w analogicznych stanach faktycznych urzędnicy nie uwzględniają interpretacji korzystnych dla przedsiębiorców.
Skoro urzędnicy nie chcą czy – jak podkreślają – nie mogą ich uwzględnić, może warto, aby sprawie przyjrzał się minister finansów. Wydając interpretację ogólną lub zalecenia w tym obszarze, urzędnicy skarbowi w całej Polsce będą musieli uwzględniać stanowisko ministra. Sprawa jest o tyle istotna, że możliwość odliczania VAT należnego o kwotę podatku naliczonego jest podstawowym prawem przedsiębiorców.
Na razie przedsiębiorcy, którzy po kontroli otrzymują decyzję, z której wynika, że nie mogą odliczyć VAT ze skanów faktur, powinni odwołać się od niej do organu wyższego stopnia (izby skarbowej). Jeśli to zawiedzie, muszą złożyć skargę do sądu administracyjnego. Warto to zrobić, bo wygrana w sądzie jest pewna.
Konieczne warunki
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).