Jak zaklasyfikować zakup nagród na konkurs międzyszkolny [Poradnia rachunkowa]

W jakim sprawozdaniu ujmuje się opłaty za udostępnianie danych osobowych? Jaki paragraf na konserwację urządzeń UPS? Czy dział 757 można stosować do usługi doradztwa finansowego?

Z kontekstu podanego zapytania wynika, że gmina realizuje zadanie polegające na udostępnianiu danych osobowych mieszkańców, o którym mowa w art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. W tym miejscu warto też przypomnieć, że zgodnie z art. 3 ww. aktu prawnego ewidencja ludności jest prowadzona się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL, oraz w rejestrach mieszkańców prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Zgodnie zaś z jej art. 4 organy gminy wykonują zadania określone w ustawie jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Zatem gmina udostępniając ww. dane, realizuje zadania zlecone, uzyskując z tego tytułu wpływy finansowe. Fakt pozyskiwania ww. środków powinien mieć odpowiednie odzwierciedlenie w sprawozdawczości budżetowej, czyli w odpowiednich sprawozdaniach. W tym zakresie nie będzie jednak właściwe zastosowanie sprawozdania Rb-27S do kwot pochodzących z ww. tytułu. Dla przypomnienia, z podanej klasyfikacji budżetowej wynika, że dział 750 posiada oznaczenie: „Administracja publiczna”, rozdział 75011 posiada oznaczenie: „Urzędy wojewódzkie”, zaś paragraf 069 posiada oznaczenie: „Wpływy z różnych opłat”. Podane wpływy powinny zostać ujęte w sprawozdaniu Rb-27ZZ, czyli w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami. Z kolei we prawozdaniu Rb-27S należy ująć jedynie kwoty stanowiące część dochodów należnych gminie, czyli w par. 236, który posiada oznaczenie „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”.

Powyższe założenie ma potwierdzenie w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 16 marca 2020 r. (znak WK.60.21.2019). Stwierdziła ona m.in. nieprawidłowość polegającą na bezpodstawnym wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S urzędu danych z tytułu opłaty za udostępnianie danych osobowych w podziałce klasyfikacji budżetowej 750/75011/0690. Jej zdaniem należało je wykazać w sprawozdaniu Rb-27ZZ. Dla przypomnienia, z Instrukcji sporządzania sprawozdań wynika m.in., że w sprawozdaniach jednostkowych jednostek bezpośrednio realizujących zadania:

1) w kolumnie „Plan” wykazuje się kwoty wynikające z planu finansowego jednostki realizującej zadanie;

2) w kolumnie „Należności” wykazuje się salda początkowe (należności pozostałych do zapłaty zmniejszone o nadpłaty), powiększone o kwoty przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy, po zmniejszeniu ich o kwoty odpisów, z uwzględnieniem par. 3 ust. 6; jeżeli kwota nadpłat i odpisów przewyższa kwotę należności pozostałych do zapłaty i przypisów, to różnicę wykazuje się jako liczbę ujemną;

3) w kolumnie „Dochody wykonane ogółem” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do konta rachunek bieżący jednostki budżetowej stanowiące wpłaty z tytułu dochodów dokonanych w kasie jednostki, w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe, w biurze usług płatniczych, w instytucji płatniczej lub w instytucji pieniądza elektronicznego i zapłaconych kartą płatniczą oraz wpłaty przekazane do banków w ramach zastępczej obsługi kasowej;

4) w kolumnie „Dochody przekazane” wykazuje się dochody przekazane na rachunek bieżący jednostki samorządu terytorialnego. ©℗

Analizę zapytania warto poprzedzić odniesieniem się do aspektu legalności podanego wydatku. W dużym stopniu ogólności można stwierdzić, że posiada on normatywne podstawy z uwagi na szerokie spektrum zadań realizowanych przez samorząd gminy, co ma z kolei uzasadnienie w art. 7 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Z podanego przepisu wynika, że zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. W szczególności obejmują one m.in. sprawy: ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej; ochrony zdrowia; czy wreszcie edukacji publicznej i kultury, w tym bibliotek gminnych i innych instytucji kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami.

Ocena wydatku pod względem klasyfikacji budżetowej wymaga już jednak odniesienia się do przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji. I tak najmniej wątpliwości będzie w przypadku doboru podziałki klasyfikacji budżetowej w zakresie działu i rozdziału. W tym zakresie proponowane w zapytaniu podziałki klasyfikacji budżetowej 750 i 75095 będą odpowiednim wyborem. Dział 750 bowiem posiada oznaczenie „Administracja publiczna”, natomiast rozdział 75095 posiada oznaczenie: „Pozostała działalność”. Te podziałki są więc adekwatne do celu, w jakim są dokonywane wydatki. Problematyczne będzie jednak zastosowanie paragrafu 421. Posiada on oznaczenie: „Zakup materiałów i wyposażenia”. Z jego opisu zaś wynika, że ujmuje się w nim zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek, w tym m.in.: leków i środków opatrunkowych na wyposażenie apteczek, prasy. Nie zalicza się do tego paragrafu zakupów dóbr przekazywanych osobom fizycznym w ramach deputatów i innych świadczeń w naturze dokonywanych z wydatków osobowych oraz zakupu środków żywności. Podany paragraf nie będzie miał też zastosowania do podanego wydatku, czyli do zakupu książek na nagrody w konkursie, bowiem ustawodawca przewidział w tym zakresie inny specjalnie dedykowany paragraf, a mianowicie par. 419 posiadający oznaczenie: „Nagrody konkursowe”. Z jego opisu wynika, że obejmuje on nagrody dla osób fizycznych, osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych, w tym również zakup nagród rzeczowych.

Powyższe założenia mają potwierdzenie w ustaleniach zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 12 stycznia 2023 r. (znak WK-0911/33/2022). W dokumencie tym m.in. stwierdzono, że „Kontrola wydatków bieżących w dziale 750 «Administracja publiczna», rozdziale 75095 «Pozostała działalność» wykazała błędną klasyfikację” – ww. zakup „(…) sklasyfikowano bowiem w par. 4210 «Zakup materiałów i wyposażenia», zamiast w § 4190 «Nagrody konkursowe»”.

Reasumując, do wydatku przeznaczonego na sfinansowanie zakupu nagrody konkursowej (rzeczowej) powinien mieć zastosowanie par. 419. ©℗

Z kontekstu zapytania należy wnioskować, że chodzi o wykonanie konserwacji urządzeń UPS, których celem jest zapewnienie funkcjonowania urządzeń elektronicznych jednostki w przypadku problemach w dostawie energii. Nie ma wątpliwości co do tego, że wydatek w tym celu jest uzasadniony koniecznością zapewnienia wykonywania bieżących zadań przez jednostkę samorządu terytorialnego. Zadania te zaś zasadniczo wynikają – w przypadku gminy – z art. 7 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Przy czym należy też pamiętać, że wszelkie wydatki JST powinny być dokonywane z uwzględnieniem podstawowych reguł wydatkowych wynikających z przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Chodzi tu zasadniczo o art. 44 ust. 3, z którego wynika, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W opisanym przypadku dokonanie wydatku powinno być oczywiście powiązane z odpowiednim wyłonieniem realizatora zadania, czyli zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. Jeśli zaś chodzi o dobór działu klasyfikacji budżetowej, to adekwatny będzie dział 750 oznaczony jako „Administracja publiczna”. W zakresie rozdziału wydatkowego odpowiednim wydaje się być rozdział 75023 „Urzędy gmin, miast i miast na prawach powiatu”. Te podziałki są uniwersalne, jeśli chodzi o ujmowanie wydatków związanych z zapewnieniem funkcjonowania urzędu. W zakresie paragrafu wydatkowego warto rozważyć par. 606, który posiada oznaczenie: „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. ©℗

Jednostki samorządu terytorialnego mają różne możliwości uzyskania kapitału na finansowanie różnych celów budżetowych. Podstawy normatywne w tym zakresie wynikają z art. 89 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, gdzie postanowiono, że jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na:

1) pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego;

2) finansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego;

3) spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów;

4) wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.

Nie ma więc wątpliwości co do tego, że jednostki samorządowe mogą finansować potrzeby budżetowe m.in. poprzez emisję papierów wartościowych. W pewnych sytuacjach pożądane jest jednak uzyskanie odpowiedniej wiedzy i informacji doradczej odnośnie do zasadności i warunków uzyskania kapitału, szczególnie gdy chodzi o emisję papierów wartościowych. Jednostki samorządowe mogą wówczas korzystać z wiedzy fachowej różnych podmiotów trudniących się taką problematyką. To zaś wiąże się z koniecznością pokrycia wydatków z budżetu samorządowego. Skoro tak, to konieczne będzie zastosowanie odpowiedniej klasyfikacji budżetowej. Nie wydaje się jednak trafne, aby stosować podaną w zapytaniu klasyfikację budżetową, czyli dział 757 oznaczony: „Obsługa długu publicznego”, rozdział 75702 oznaczony: „Obsługa papierów wartościowych, kredytów i pożyczek oraz innych zobowiązań jednostek samorządu terytorialnego zaliczanych do tytułu dłużnego – kredyty i pożyczki” oraz paragraf 809 oznaczony: „Koszty emisji samorządowych papierów wartościowych oraz inne opłaty i prowizje”. Co istotne, jednostka nie zaciąga bowiem żadnego zobowiązania związanego z emisją obligacji, a tylko zamierza zlecić wykonawcy usługę doradztwa w tym zakresie przedmiotowym.

Szczególnie pomocne w ocenie podanego zagadnienia może być stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 8 lutego 2022 r. (znak WK.60.31.2022). Otóż stwierdziła ona nieprawidłowość polegającą na tym, że „Wydatki (…) dotyczące wynagrodzenia za wykonanie kompleksowej usługi doradztwa formalnoprawnego i merytorycznego mającej na celu pozyskanie dodatkowego finansowania poprzez emisję obligacji komunalnych wypłaconego na podstawie umowy (…) o świadczenie usług doradztwa i wsparcia w zakresie pozyskania finansowania zostały zaklasyfikowane do działu 757 «Obsługa długu publicznego» rozdziału 75702 «Obsługa papierów wartościowych, kredytów i pożyczek jednostek samorządu terytorialnego» par. 8090 «Koszty emisji samorządowych papierów wartościowych oraz inne opłaty i prowizje»”. Tymczasem zdaniem RIO powinny one zostać zakwalifikowane do działu 750 „Administracja publiczna” rozdziału 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”, § 4300 „Zakup usług pozostałych”.

Zatem z powyższego należy wnioskować, że adekwatnymi podziałkami dla podanego wydatku będą: dział 750 oznaczony: „Administracja publiczna”, rozdział 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)” oraz paragraf 430 oznaczony jako: „Zakup usług pozostałych”. ©℗