Jak prawidłowo zaksięgować pobranie, a potem zwrot opłaty bankowej? Jednostka zaksięgowała pobranie opłaty bankowej 402/130 – 18 zł, zaś zwrot 402/130 ze znakiem minus. We wnioskach z przeprowadzonego w jednostce audytu stwierdzono, że zwrot opłaty bankowej należało zaksięgować 130/402. Czy w przypadku zaksięgowania, według zaleceń kontroli, należy dokonać również zapisu technicznego do konta 402? Proszę o podanie również sposobu ewidencji zwrotów z tytułu nadpłat, np. z tytułu mylnie wysłanej kwoty.
Ekspert radzi
Techniczny zapis ujemny obowiązuje jedynie w odniesieniu do konta 130 – Rachunek bieżący jednostki. Na koncie tym obowiązuje zasada czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Zasada ta znalazła odzwierciedlenie w opisie do konta 130, zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Uwzględniając powyższe, zapisy księgowe dotyczące błędnych zapisów, zwrotów nadpłat czy innych korekt przedstawiono na schemacie. Warto pamiętać, że dla zachowania czystości obrotów obowiązkowo do zapisów konta 130 – Rachunki jednostek budżetowych należy stosować techniczny zapis ujemny, natomiast do zapisów kont zespołu 4 nie ma takiej potrzeby.
Należy również nadmienić, że nie każdy program finansowo-księgowy pozwala na księgowanie po stronie Ma na kontach zespołu 4 – Koszty, z wyjątkiem przeksięgowań kosztów w końcu roku obrotowego. W takiej sytuacji księgowania zastosowane przez jednostkę winny być uznane za prawidłowe. Pamiętać jednak należy, że zasady te w takim przypadku powinny zostać opisane w polityce rachunkowości jednostki.
SCHEMAT
Ewidencja księgowa dotycząca błędnych zapisów, zwrotów nadpłat czy innych korekt
Objaśnienia:
1. Zwrot nadpłaty powstałej w wyniku dokonania wpłaty przez kontrahenta w wyższej wysokości niż wynikało to z obciążenia:
a) wpływ na rachunek bankowy wpłaty od kontrahenta: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych;
b) faktura z tytułu dochodów budżetowych: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, strona Ma konta 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych;
c) zwrot na rachunek kontrahenta nadpłaty: strona Wn konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki;
d) techniczny zapis ujemny, na kwotę nadpłaty: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (kwota ze znakiem minus), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (kwota ze znakiem minus);
2. Pobranie, a następnie zwrot opłaty bankowej:
a) pobranie przez bank opłaty bankowej: strona Wn konta 402 – Usługi obce, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki;
b) zwrot pobranej opłaty bankowej: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 402 – Usługi obce;
c) techniczny zapis ujemny, na kwotę nadpłaty: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (kwota ze znakiem minus), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (kwota ze znakiem minus);
3. Mylne wysłanie kwoty do kontrahenta:
a) wpłata przez jednostkę wyższej kwoty na rachunek kontrahenta, niż wynikało to z obciążenia: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta – 130 Rachunek bieżący jednostki;
b) zwrot na rachunek jednostki uprzednio mylnie wpłaconej kwoty: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
c) techniczny zapis ujemny: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (kwota ze znakiem minus), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (kwota ze znakiem minus).
Podstawa prawna
Załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).