W polityce rachunkowości trzeba uregulować zasady ewidencjonowania środków trwałych o niskiej wartości. Dotyczy to także aparatów telefonicznych poniżej 3500 zł
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
PRZYKŁAD
Zakup na raty nie ma wpływu na sposób kwalifikacji w księgach rachunkowych zakupionego składnika majątku. Jeśli zapłata za zakupiony składnik majątku odbywa się w ratach, to wpływa to tylko na rozrachunki pomiędzy dostawcą i odbiorcą. Na koncie rozrachunkowym z dostawcą, przez okres spłaty określony w umowie, pozostaje nierozliczone saldo zobowiązania wobec dostawcy, które zmniejsza się po spłacie kolejnej raty.
Przedmioty o niskiej jednostkowej wartości, spełniające kryteria wymagane ustawą o rachunkowości dla środków trwałych, można, ale nie trzeba zaliczyć do środków trwałych. Decyzja o zaliczeniu tych przedmiotów do środków trwałych należy do obowiązków kierownika jednostki. Zasada istotności wymaga wyodrębnienia w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Ustawa o rachunkowości określa jedynie kryteria rzeczowe i prawne składników majątku, które można zaliczyć do środków trwałych. Nie określa natomiast dolnej granicy wartości środków trwałych. Granicę tę określają ustawy podatkowe, tj. ustawa o CIT oraz ustawa o PIT na potrzeby wymiaru podatku dochodowego.
Każda jednostka powinna uwzględnić w swojej polityce rachunkowości zasady ujmowania środków trwałych o niskiej wartości, które nie przekraczają wartości np. 3500 zł (lub też innej kwoty ustalonej samodzielnie, z uwzględnieniem zasady ostrożności). Jeżeli danej grupy przedmiotów – ze względu na ich niską wartość jednostkową – nie obejmie się ewidencją bilansową środków trwałych, wówczas wydanie ich do używania traktowane jest jako zużycie materiałów na potrzeby własne i odpisywane w pełnej wartości w cenie nabycia w koszty.
Aby zapewnić kontrolę użytkowania tych przedmiotów, należy ująć je pozaksięgowo w prowadzonej w tym celu ewidencji, w sposób zapewniający identyfikację poszczególnych przedmiotów, miejsc ich używania oraz osób odpowiedzialnych za powierzone im przedmioty. Dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, określony w art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości.
Te dwa sposoby dokonywania odpisów amortyzacyjnych środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej można stosować równocześnie, jeżeli tak ustalono w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.
Ewidencja księgowa zakupu na raty telefonu o wartości netto 1300 zł może więc przebiegać następująco.
Po pierwsze ujmuje się fakturę za zakup telefonu na raty:
a) cena zakupu telefonu: strona Wn konta Rozliczenie zakupu,
b) VAT podlegający odliczeniu: strona Wn konta VAT naliczony i jego rozliczenie,
c) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy: strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami.
Po drugie trzeba zaksięgować rozliczenie zakupu telefonu. Tu są dwa sposoby postępowania:
a) gdy jest zaliczany do środków trwałych (przyjęcie środka trwałego do używania na podstawie dowodu OT): strona Wn konta Środki trwałe, strona Ma konta Rozliczenie zakupu,
b) gdy jest ujmowany w ciężar kosztów w momencie przekazania do używania (na podstawie dokumentu PK – polecenie księgowania): strona Wn konta Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta Rozliczenie zakupu.
I na końcu trzeba pamiętać o sposobie ujęcia zapłaty raty za telefon według harmonogramu: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta Rachunek bieżący.
Dla celów podatkowych wydatek na zakup telefonu o wartości początkowej 1300 zł netto jednostka może zaliczyć bezpośrednio w koszty w momencie oddania go do używania. Warunkiem koniecznym uznania za środek trwały podlegający amortyzacji jest posiadanie prawa własności. Jeżeli przy sprzedaży nie zastrzeżono prawa do własności od uiszczenia ostatniej raty, to kupujący nabywa prawo do tej rzeczy w momencie jego zakupu.
Na rok
Jednostka zakupiła na raty telefon komórkowy o wartości 1599 zł brutto. Płatność została rozłożona na 13 równych rat. Jednostka uregulowała pierwszą ratę w wysokości 123 zł brutto. Następne raty będą płatne wraz z rachunkiem za usługi telefoniczne przez 12 miesięcy.
Jednostka zalicza składniki majątku o niskiej jednostkowej wartości (do kwoty 3500 zł) w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie oddania do używania. Ewidencję kosztów prowadzi na kontach zespołu 4.
Objaśnienia:
1. F–ra za zakup telefonu:
a) kwota brutto 1599 zł: strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami,
b) kwota netto 1300 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu,
c) kwota VAT 299 zł: strona Wn konta VAT naliczony,
2. PK – przyjęcie telefonu do użytkowania kwota 1300 zł: strona Wn konta Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta Rozliczenie zakupu;
3. WB – zapłata pierwszej raty kwota 123 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami oraz strona Ma konta Rachunek bankowy.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).