Na poszczególne konta księgowe wprowadzono już stany początkowe i można rozpocząć ewidencję. Jednak jednostki, które debiutują w pełnych księgach, nie powinny się spieszyć. Niezbędna jest ponowna analiza czynności, które mogą zaważyć na prawidłowości księgowania całego 2023 r.

Wczoraj minął termin na otwarcie ksiąg rachunkowych na 2023 r. Jest to szczególne wyzwanie dla jednostek, które dotychczas ich nie prowadziły. Taki obowiązek spoczywa na osobach fizycznych, spółkach cywilnych osób fizycznych, spółkach jawnych osób fizycznych, spółkach partnerskich oraz przedsiębiorstwach w spadku, a także spółkach cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, jeśli wartość osiągniętych przez te podmioty przychodów za 2022 r. wyniesie co najmniej 9 654 400 zł. Gdy przychody za 2022 r. były niższe, wymienione jednostki mogły dobrowolnie podjąć decyzję o zaprowadzeniu ksiąg od 2023 r. Wymienione jednostki powinny teraz sprawdzić, czy do 15 stycznia wykonały wszystkie niezbędne czynności dla rozpoczęcia ewidencji w księgach. Termin ten nie ulega przesunięciu.

Ostateczna wartość przychodów

Wyzwaniem mogło być to, że jednostki do 15 stycznia 2023 r. miały prawo wystawiać faktury dotyczące sprzedaży za 2022 r. Przypomnijmy: do przychodów 2022 r. zaliczało się kwoty dotyczące sprzedanych w tym roku towarów, wyrobów czy wykonanych usług. Przy czym znaczenie ma tu data sprzedaży, a nie data wystawienia faktury. Zatem te podmioty które wystawiają faktury w styczniu za usługi i dostawy dokonane w grudniu muszą pamiętać o sprawdzeniu czy nie przekroczyły jednak limitu obligującego je do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Konieczne jest więc zweryfikowanie wartości przychodów za 2022 r. i uwzględnienie też tych udokumentowanych w kolejnym roku. Należy oczywiście pamiętać, że katalog przychodów wskazany w przepisach podatkowych różni się nieco od tego, o którym mowa w ustawie o rachunkowości.
I tak zgodnie z przepisami podatkowymi należy zsumować przychody, o których mowa w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem za przychody z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT są to przychody pomniejszone o należny VAT. Zalicza się do nich również m.in. przychody uzyskane z odpłatnego zbycia środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych, kar umownych, różnic kursowych oraz dotacji, w tym także przychody, które są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym.
WAŻNE Jeśli księgi rachunkowe otwarto za pomocą jakiegoś oprogramowania, to wybrany system należy bezwzględnie opisać w polityce rachunkowości.
Zgodnie zaś z prawem bilansowym bierze się pod uwagę przychody ze sprzedaży towarów i produktów oraz z operacji finansowych. Oznacza to m.in., że nie uwzględnia się tu m.in. przychodów ze sprzedaży środków trwałych. Czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości podatnik sprzedający np. lokal usługowy nie uwzględniałby kwoty przychodu ze sprzedaży. W praktyce jednak należy kierować się katalogiem przychodów z ustawy podatkowej, bowiem za nieprowadzenie właściwej ewidencji grożą sankcje karno-skarbowe.
Nie zawsze trzeba zamykać księgi rachunkowe przy połączeniu spółek
Nie zawsze trzeba zamykać księgi rachunkowe przy połączeniu spółek

Zobacz również

Plan kont i zasady ujmowania zdarzeń

Przed otwarciem ksiąg rachunkowych w jednostce powinny być przygotowane rozwiązania, które będą obowiązywały przy prowadzeniu ksiąg. Niestety nie zawsze tak się nie dzieje i podmioty otwierające księgi rachunkowe robią to na żywioł, czyli bez uzupełnienia polityki rachunkowości i dostosowania jej do przyjętych rozwiązań informatycznych.
Ponadto otwierając księgi, jednostki często korzystają z zaproponowanego w systemie planu kont, nie sprawdzając wcześniej, czy będzie możliwa jego późniejsza rozbudowa, czyli dodawanie nowych kont, szczególnie chodzi tu o konta analityczne. Przy czym najczęściej firmy po prostu nie korzystają z możliwości rozbudowy zastanego planu, co jest błędem, gdyż zrobienie tego później będzie pracochłonne, a na dodatek może doprowadzić do błędów.
Zatem już teraz, na początku roku, należy wprowadzić w firmie przynajmniej uproszczoną analitykę, co oczywiście musi znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości, aby potem móc ją rozbudowywać pod przyszłe potrzeby. Najważniejsze wydaje się wskazanie podziału na kwestie wchodzące i niewchodzące do rozliczeń podatkowych i rozrachunków z właścicielami, pracownikami i kontrahentami, a także w miarę szczególny podział kosztów według rodzaju i kluczowych miejsc powstawania kosztów. Zatem jeśli nie zatwierdzono jeszcze ostatecznego planu kont, warto tę kwestię przemyśleć i dodać konta analityczne. Tu warto podkreślić, że na początku stycznia ważne jest też wprowadzenie na te konta bilansu otwarcia, a więc stanów aktywów i pasywów ustalonych na dzień zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: PKPiR).
Jak wynika z ustawy o rachunkowości, pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Inwentaryzacji i wyceny składników aktywów oraz pasywów w inwentarzu należy dokonać według zasad określonych odpowiednio w rozdziale 3 „Inwentaryzacja” oraz w rozdziale 4 „Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego” ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że nie tylko dane z remanentu na 31 grudnia będą potrzebne. Konieczne jest też ustalenie istnienia i wartości wszystkich innych składników aktywów i źródeł ich finansowania.
Musimy też pamiętać, iż konieczne jest już księgowanie bieżących operacji gospodarczych, w tym księgowanie rozliczania płatności z poprzedniego roku. Jednocześnie ważne, aby do systemu księgowego były wprowadzane jako stany początkowe właśnie te dokumenty, które teraz będą rozliczane. Błędy popełnione przy ustalaniu stanu aktywów i zobowiązań będą powodowały problemy przy rozliczaniu transakcji w kolejnych miesiącach. Ustalania wartości na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych nie ułatwia fakt, że nasi dostawcy też do 15 stycznia 2023 r. wystawiają faktury za czynności zrealizowane w 2022 r. i dokumenty te wpływają do jednostki w kolejnych tygodniach. Jeśli faktura dotyczy zakupów zrealizowanych w 2022 r., to nawet jeśli została wystawiona w styczniu 2023 r., powinna być ujęta jako zobowiązanie z poprzedniego roku i tym samym powinna stanowić element bilansu otwarcia.
Ponadto teraz też ustala się ostateczną wartość zobowiązań np. wobec pracowników, ZUS czy urzędu skarbowego. Korzysta się przy tym z list płac, deklaracji rozliczeniowych ZUS, rejestru sprzedaży VAT i rejestru zakupów VAT, wyciągów bankowych oraz różnego rodzaju umów, np. cywilnoprawnych, kredytowych.
Aby prawidłowo ustalić bilans otwarcia, należy też zweryfikować informacje o środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych. Dane te czerpie się zwykle z ewidencji tych składników majątku, ale powinno się je też potwierdzić spisem z natury, który powinien być przeprowadzony, ustaliwszy stan na 31 grudnia.
Wartość składników ustala się zgodnie z zasadami rachunkowości. Oznacza to np., że w niektórych przypadkach należy uwzględnić odpisy aktualizacyjne wynikające ze spadku wartości użytkowej zapasów czy środków trwałych, a nieuznawane wcześniej podatkowo.

Wartość kapitału

Wprowadzając bilans otwarcia należy też ustalić wartość kapitału na początek 2023 r. W przypadku przedsiębiorstwa osoby fizycznej kwota różnicy pomiędzy aktywami i zobowiązaniami stanowi kapitał właściciela. Wielkość tego kapitału nie jest stała i nie określono jej w umowie ani w przepisach. Może on mieć też wartość ujemną. Z kolei w spółkach cywilnych i jawnych, a także spółkach partnerskich, kapitał podstawowy jest prezentowany w inwentarzu w wartości wynikającej z umowy spółki. Jeśli różnica pomiędzy aktywami i zobowiązaniami nie jest taka sama jak wartość tego kapitału, o sposobie jej rozliczenia decydują wspólnicy. Jeżeli różnica ta przewyższa kapitał podstawowy, nadwyżkę można np. przeznaczyć na wypłatę wspólnikom, na podstawie ich decyzji. Wtedy w inwentarzu figuruje ona po stronie pasywów jako zobowiązanie wobec wspólników.

Polityka rachunkowości

Jeśli ustalono dane liczbowe i otwarto konta, należy też zadbać o przygotowanie stosownej dokumentacji. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumentacja polityki rachunkowości, za którą odpowiedzialny jest kierownik jednostki, czyli w praktyce takich mniejszych podmiotów właściciel lub właściciele, powinna zawierać wiele elementów. Po pierwsze, należy wskazać określenie roku obrotowego i wchodzący w jego skład okres sprawozdawczy. Rok obrotowy stanowi podstawowy okres sprawozdawczy i w przypadku przedsiębiorstw z udziałem osób fizycznych pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Co istotne, rok obrotowy wpisany w polityce rachunkowości powinien być zgodny z rokiem obrotowym, jaki jest określony w umowie, w której utworzono przedsiębiorstwo. W przypadku spółek jawnych i cywilnych często takich zapisów w umowach jednostki nie ma. Oprócz roku obrotowego w polityce rachunkowości trzeba określić okresy sprawozdawcze - okresy, za które sporządzane będą deklaracje podatkowe bądź inne sprawozdania na podstawie ksiąg rachunkowych. Jest to ważne, bowiem wcześniej podmioty takie czasem rozliczały się kwartalnie, a przekroczenie progu 2 mln euro powoduje też automatycznie utratę statusu małego podatnika.
W polityce powinny też zostać ujęte zasady wyceny aktywów i pasywów - należy w dokumentacji wskazać sposoby, jakie będą obowiązywały przy wycenie rzeczowych aktywów trwałych, aktywów finansowych, należności, zapasów, kapitałów własnych i obcych, rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów. Uwzględnić należy też zasady wyceny na dzień wprowadzenia do ksiąg rachunkowych, jak również na dzień bilansowy. Zasady te mogą różnić się od dotychczas stosowanych rozwiązań w PKPiR. W szczególności powinny być tu określone zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych. W przypadku środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych należy przede wszystkim ustalić kwotę, od której jednostka będzie zaliczała przedmioty do tej ewidencji. Ponadto ważne jest ustalenie czynników wpływających na eksploatację środków trwałych, będzie to miało wpływ na okres, stawkę oraz metodę amortyzacji. Trzeba przy tym pamiętać, że zgodnie z prawem bilansowym istnieje również możliwość stosowania uproszczeń.
Po trzecie, w dokumentacji polityki należy określić zasady ustalania wyniku finansowego. Należy tu wskazać zasady grupowania przychodów i kosztów do rodzajów działalności, ustalania zmiany stanu produktów, rozliczania kosztów działalności operacyjnej, ujmowania pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych, wybór prezentacji rachunku zysków i strat (wariant kalkulacyjny lub porównawczy) oraz ewentualnie metody przepływów pieniężnych (metoda pośrednia lub metoda bezpośrednia), jeśli w przedsiębiorstwie ma być dobrowolnie sporządzany rachunek przepływów pieniężnych. ©℗
Co istotne, jednostki prowadzące księgi rachunkowe, powinny pamiętać o tym, że przy ujmowaniu kosztów nie mogą już stosować tzw. metody uproszczonej. Koszty, które dotyczą więcej niż jednego okresu sprawozdawczego, przy zachowaniu zasady istotności powinny podlegać rozliczaniu w czasie.
Dokumentacja powinna zawierać także elementy o charakterze technicznym, czyli:
  • wykaz kont księgi głównej;
  • przyjęte zasady księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej;
  • wykaz ksiąg rachunkowych oraz wykaz zbiorów danych tworzących te księgi na komputerowych nośnikach danych;
  • opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego;
  • wykaz operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.
Ważną częścią dokumentacji jest też wskazanie zasad ochrony danych. Ta część polityki rachunkowości zawiera wykaz stosowanych zewnętrznych i wewnętrznych środków ochrony danych. Do zewnętrznych możemy zaliczyć: system monitoringu, identyfikację użytkowników komputerów, zabezpieczenia pomieszczeń archiwum. Do wewnętrznych: systematyczne tworzenie kopii danych, stosowanie programów antywirusowych, automatyczne przenoszenie obrotów i sald.

O czym jeszcze pamiętać

Należy przypomnieć, że osoby fizyczne obecnie nie zgłaszają do urzędu skarbowego faktu zaprowadzenia ksiąg (komunikują tylko tę informację w zeznaniu rocznym, które będzie składane dopiero w przyszłym roku), ale należy zaktualizować informacje w CEIDG dotyczące zmiany formy prowadzenia ewidencji księgowej. Nie ma terminu nieprzekraczalnego, w jakim należy to zrobić, ale należy to uczynić w takim terminie, aby dane w ewidencji odzwierciedlały stan faktyczny.
Najczęściej miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest miejsce siedziby przedsiębiorstwa. Jeśli jednak prowadzenie ksiąg zlecamy zewnętrznej firmie - biuru rachunkowemu, to w takiej sytuacji kierownik jednostki jest zobowiązany do powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie do 15 dni od dnia wydania dokumentacji. Robi to za pomocą aktualizacji danych w CEIDG, a w przypadku spółek jawnych i partnerskich - na formularzu NIP-8 składanym do Krajowej Administracji Skarbowej. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2640)