Niektórzy twierdzą, że takie przysporzenie jest zwolnione z opodatkowania. To jednak rodzi problem, gdzie wykazać je jako przychód: w PIT-11 ze stosunku pracy, czy w PIT-8C z tytułu innych źródeł.
Właściwa kwalifikacja przychodów pracowniczych pozwala na prawidłowe ich opodatkowanie. Płatnicy nie mają kłopotów z miesięcznymi wynagrodzeniami za pracę, dodatkami za godziny nadliczbowe oraz innymi składnikami wymienionymi wprost w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Problem stanowią umorzone świadczenia na rzecz byłych pracowników.
Zacznijmy od tego, że ustawa o PIT daje wskazówki, jak liczyć przychód i jakie wartości są do niego zaliczane, czyli podlegają opodatkowaniu. Za przychód uważa się otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Z kolei według ustawowej definicji przychodami ze stosunku pracy są wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Wyłączenia w katalogu
Wobec powyższego oraz w oparciu o znajdującą się w ustawie o PIT definicję pracownika (tj. osoby pozostającej w stosunku pracy) płatnik nie powinien mieć problemu z zaliczaniem świadczeń do przychodów ze stosunku pracy oraz z odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy. Każda wypłata na rzecz obecnego pracownika podlega opodatkowaniu według skali, pod warunkiem że nie jest wyłączona z opodatkowania.
Przychody wyłączone z opodatkowania zostały wskazane w art. 21 ustawy o PIT i jest to np. wartość ubioru służbowego, jeżeli jego używanie jest obowiązkiem pracownika, świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, diety i należności za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach, czy wartość świadczeń przyznanych na podnoszenie przez pracowników kwalifikacji. Wszystkie przychody niemieszczące się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 21 ustawy o PIT stanowią podstawę opodatkowania.
Według cen rynkowych
Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie prawami lub rzeczami tego samego rodzaju i gatunku z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. Przy częściowej odpłatności przychodem jest różnica między ceną rynkową a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.
Wobec tego, jeśli pracodawca daje pracownikowi w nagrodę nowy aparat fotograficzny, to powinien jego wartość zgodną z fakturą, czyli rynkową ceną, doliczyć do przychodu pracownika w miesiącu przekazania takiej nagrody. W następstwie wynagrodzenie netto pracownika będzie pomniejszone o zaliczkę podatku dochodowego od tej nagrody rzeczowej oraz część składek na ubezpieczenia społeczne. Dodatkowo pracodawca dopłaci z własnej kieszeni składki ZUS. [przykład]
Uważać trzeba, jeśli pracodawca sprzedaje pracownikowi rzecz po niższej cenie, gdyż wówczas po stronie pracownika występuje przysporzenie majątkowe. Osiąga on bowiem korzyść w postaci zaoszczędzenia określonego wydatku. Pracodawca, sprzedając pracownikowi samochód służbowy po cenie niższej niż wartość rynkowa pojazdu, powinien ustalić różnicę między wartością rynkową a odpłatnością ponoszoną przez zatrudnionego, czyli ustalić wartość korzyści w postaci oszczędności.
Aby uniknąć zarzutu zaniżenia podstawy opodatkowania, pracodawca może zwrócić się o wycenę do rzeczoznawcy, choć musi się liczyć z poniesieniem jej kosztów. Różnicę między odpłatnością pracownika a rzeczywistą ceną samochodu pracodawca musi opodatkować, czyli obliczyć i odprowadzić zaliczkę, a po zakończeniu roku taki przychód umieścić w informacji PIT-11.
Zdarza się też i tak, że pracodawcę i pracownika wiąże umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie lub o dofinansowanie kształcenia, której zapisy zobowiązują pracownika do zapłaty określonych kwot, jeśli zaistnieją odpowiednie okoliczności. Przykładowo, jeśli wystąpi niedobór w kasie – pracownik będzie zobowiązany go pokryć. W przypadku umowy o finansowanie kształcenia – jeśli pracownik rozwiąże stosunek pracy, to jest zobowiązany do zwrotu części lub całości poniesionych przez pracodawcę kosztów, zgodnie z umową.
Zdania podzielone
Problem powstanie, jeśli pracodawca umorzy takie należności, czyli nie będzie wymagał ich zapłaty przez pracownika. Z art. 12 ustawy o PIT wynika, że przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty i jest to katalog otwarty. Mieszczą się w nim wszelkie przysporzenia majątkowe. Wobec tego, jeśli w myśl zawartej umowy pracownik wiedział, że w pewnych okolicznościach jest zobowiązany do zwrotu pewnej sumy pieniędzy, do której w wyniku decyzji pracodawcy jednak nie dojdzie – powstanie po jego stronie przysporzenie majątkowe, a jego wartość będzie przychodem w miesiącu otrzymania, czyli w miesiącu, w którym pracodawca wyda decyzję o zaniechaniu dochodzenia należności od pracownika. Zatem od kwoty umorzenia winno się pobrać i odprowadzić składki i zaliczkę na podatek.
Część ekspertów twierdzi, że umorzone należności powinno się kwalifikować do przychodów zwolnionych z opodatkowania, gdy dotyczą podnoszenia kwalifikacji. Jednak stanowisko w tej sprawie nie jest jednoznaczne. Wobec tego jeżeli pracodawca nie ma indywidualnej interpretacji urzędu skarbowego, może się narazić na konsekwencje karnoskarbowe, jeśli jego stanowisko będzie odmienne od stanowiska osoby kontrolującej. Pewnym wyjściem z sytuacji byłoby rozwiązanie łączącej strony umowy o odpowiedzialności materialnej czy umowy o kształcenie (za porozumieniem lub w innym przewidzianym trybie), zanim nastąpi zdarzenie, którego skutkiem winien być zwrot od pracownika. W rzeczywistości jednak są to często zdarzenia nieprzewidywalne.
Jaka deklaracja
Nie ma w przepisach jednoznacznej odpowiedzi, jak traktować umorzenie należności na rzeczy byłego pracownika, szczególnie w kontekście obowiązku pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Sprawa jest kłopotliwa, jeśli założyć, że należność umorzona na rzecz byłego pracownika ma być traktowana jako przychód ze stosunku pracy. Wówczas płatnik ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i odprowadzić ją do właściwego urzędu skarbowego. Wobec tego, jeśli pracownik nie pozostaje w stosunku pracy, płatnik musi zapłacić tę zaliczkę z własnej kieszeni. Jeśli nie odzyska jej od byłego pracownika, to pojawia się pytanie, czy w takiej sytuacji znów powstanie przychód o wartości umorzonej zaliczki. Taki sposób rozliczenia należności wobec byłych pracowników nie wydaje się najlepszym rozwiązaniem, gdyż brak tu logiki.
Kłopot także w tym, że ustawa o PIT nie przewiduje zaniechania poboru zaliczki od przychodów ze stosunku pracy. Część ekspertów twierdzi, że od należności umorzonej na rzecz byłego pracownika nie powinno się w ogóle pobierać zaliczki na podatek, a całą kwotę umorzenia należy wpisać do informacji PIT-11.
Optymalnym rozwiązaniem wydaje się niepobieranie zaliczki od umorzenia oraz przekazanie byłemu pracownikowi informacji PIT-8C. Wówczas umorzenie byłoby traktowane jako przychód z innych źródeł (art. 20 ustawy o PIT), gdzie ustawodawca przewidział otwarty katalog przychodów. Za takim rozwiązaniem przemawia ustawowa definicja pracownika jako osoby pozostającej w stosunku pracy, a także konstrukcja formularza informacji PIT-8C, w którym jest miejsce wyłącznie na wskazanie przychodu, od którego nie pobrano zaliczki na podatek. Obowiązkiem podatnika, który otrzyma PIT-8C, jest uwzględnienie takiego przychodu w zeznaniu rocznym oraz obliczenie i zapłacenie zaliczki na podatek dochodowy.
Aby mieć pewność odpowiedniego stosowania przepisów, płatnik może wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Jednak wielu podatników rezygnuje z tego rozwiązania ze względu na koszty - umarza się raczej niewielkie należności na rzecz byłych pracowników. Niewielu przedsiębiorców może umorzyć byłemu pracownikowi świadczenie o znacznej wartości – w przypadku znaczących kwot były pracodawca raczej będzie dochodził zwrotu świadczeń przed sądem, niż skłaniał się ku umorzeniu.
PRZYKŁAD
Nagroda rzeczowa pomniejszy pensję
Pracownik jest wynagradzany stawką zasadniczą 5000 zł brutto. O ile zmieni się jego wynagrodzenie netto, jeśli w jednym z miesięcy otrzyma nagrodę rzeczową – aparat fotograficzny, który zgodnie z fakturą jest wart 2099 zł? Jak będzie wyglądało rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika?
Podstawa prawna
Art. 12, 20, 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).