Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur oznacza, że każdy przedsiębiorca będzie musiał stosować faktury elektroniczne. Stanie się tak w 2024 r., a nie, jak wcześniej zapowiadano, w 2023 r.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to urzędowa platforma do wystawiania i odbierania e-faktur. Funkcjonuje od 2022 r., ale na razie jest rozwiązaniem dla chętnych. Kto chce, może nadal korzystać z faktur papierowych lub elektronicznych wystawionych za pomocą innych systemów. Z czasem korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca będzie musiał stosować faktury elektroniczne, co więcej – według urzędowego wzoru. Takie rozwiązanie ma pewne zalety dla firm, wymaga natomiast w pierwszej kolejności dostosowania się do nowych przepisów.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy
Zgodnie z decyzją wykonawcza Rady UE z 17 czerwca 2022 r., KSeF w Polsce może być obowiązkowy od 1 stycznia 2024 r. Wcześniejsze rozważania na temat wprowadzenia obowiązku korzystania z tego systemu już w 2023 r. są więc nieaktualne.
Czym są faktury ustrukturyzowane
Obecnie przedsiębiorca wystawia fakturę i przekazują ją kontrahentowi w umówionej formie. Faktury należy archiwizować np. na wypadek kontroli prowadzonej przez organy skarbowe. Obowiązkowy KSeF spowoduje, że schemat ten zostanie zmieniony. Przedsiębiorca wystawi e-fakturę tylko za pośrednictwem urzędowego KSeF, także jego kontrahent pobierze fakturę za pomocą tego systemu. Skarbówka będzie miała więc dostęp do wszystkich faktur bezpośrednio po ich wystawieniu.
KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych, ale tylko tzw. e-faktur ustrukturyzowanych. Takie faktury są zbudowane według urzędowego schematu, są zapisane w formacie XML i zawierają dane pod postacią cyfrową, rozpoznawane przez system IT – w przeciwieństwie np. do danych z faktur zapisanych w formacie PDF. Zgodnie z ustawą o VAT, faktura ustrukturyzowana jest fakturą „wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Takie faktury zawierają wszelkie elementy wymagane przez ustawę o VAT, a także elementy dodatkowe, które bywają stosowane w obrocie gospodarczym.
Oprogramowanie do korzystania z KSeF
Szukając informacji o Krajowym Systemie e-Faktur, przedsiębiorca może natrafić na liczne szczegóły techniczne. Z jego punktu widzenia najistotniejsze jest jednak, jak w ogóle korzystać z nowego systemu.
Po pierwsze, wymagane jest posiadanie oprogramowania. Przedsiębiorca ma do wyboru:
1. Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów
- Aplikacja Podatnika KSeF
Darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie można korzystać z wersji produkcyjnej (wystawiona za jej pomocą faktura jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego), jak i wersji demo (korzystając z niej, należy używać zanonimizowanych danych) oraz testowej.
- Aplikacja e-mikrofirma
Aplikacja znajduje się w e-Urzędzie Skarbowym. Umożliwia
- powiązanie istniejącego konta z KSeF,
- wystawianie faktur w KSeF
- odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
2. Komercyjne oprogramowanie finansowo-księgowe
Dostawcy oprogramowania mają możliwość integracji swoich systemów z KSeF i dbają o to, by ich rozwiązania oferowane klientom były kompatybilne z urzędową bazą.
Jak działa KSeF
Przedsiębiorca otrzymuje tzw. uprawnienia właścicielskie, które pozwalają mu uwierzytelnić się w KSeF. Może też nadać uprawnienia innym osobom (np. pracownikom) bądź podmiotom (np. biurom rachunkowym) do wystawiania lub odbioru faktur, nadawania dalszych uprawnień lub samofakturowania.
Posiadając oprogramowanie i stosowne uprawnienia, można już wprowadzić do systemu fakturę ustrukturyzowaną. Jest ona uznawana za dostarczoną z chwilą, gdy system nada jej unikalny numer.
Odbiór e-faktury ustrukturyzowanej również jest możliwy poprzez KSeF. Odbiorca zyska do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie, możliwy jest też tzw. dostęp anonimowy.
Korzyści z KSeF
Dla fiskusa Krajowy System e-Faktur to kolejne rozwiązanie uszczelniające podatek VAT. KSeF to jednak również korzyści dla prowadzących działalność gospodarczą. Dzięki systemowi:
- skróci się – z 60 dni do 40 dni – czas oczekiwania na zwrot VAT;
- nie trzeba już archiwizować faktur we własnym zakresie;
- nie ma problemu z zagubieniem faktury, która raz wystawiona, pozostaje w bazie KSeF;
- nie trzeba raportować plików JPK_FA.