Subskrybuj nas na Youtube
Jednostka budżetowa oddała do serwisu w celu dokonania naprawy kserokopiarkę. Po wykonaniu naprawy i odebraniu przez jednostkę kserokopiarki serwis wystawił fakturę, która zawiera dwie pozycje. W pierwszej pozycji wymieniono części zużyte do naprawy wraz z określeniem ich wartości, w drugiej pozycji określono wartość usługi. Jak w takim przypadku ująć w księgach rachunkowych i w jakich paragrafach sklasyfikować koszty oraz wydatki wynikające z tak wystawionej faktury?
/>
/>
Sposób ewidencji i ustalenie właściwej klasyfikacji wydatków opisanych w pytaniu uzależnione jest od przedmiotu zamówienia (usługi), który został określony w umowie lub zleceniu na naprawę kserokopiarki.
Wszelkie wydatki niezbędne do poniesienia w celu zapewnienia prawidłowego działania jednostki budżetowej powinny być klasyfikowane na podstawie przepisów rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Rozpatrując na tle tych przepisów przypadek, kiedy faktura opiewa na poszczególne elementy dotyczące naprawy urządzenia, odrębne pozycje wydatków wskazane w fakturze można zaklasyfikowane dwuwariantowo.
EWIDENCJA KOSZTÓW NAPRAWY KSEROKOPIARKI
Wariant I
Poszczególne pozycje wydatków wskazane w fakturze mogą być zaklasyfikowane następująco:
– pozycja dotycząca części zużytych do naprawy kserokopiarki do par. 4210 Zakup materiałów i wyposażenia,
– pozycja dotycząca wykonania usługi polegającej na naprawie kserokopiarki do par. 4270 Zakup usług remontowych.
Pod warunkiem jednak, że zawarta umowa czy wydane zlecenie określają, że jednostka zamawia odrębnie: części oraz usługę polegającą na naprawie urządzenia, co powinno znaleźć odzwierciedlenie we wskazaniu źródła finansowania przy zaciąganiu zobowiązań. Sposób ewidencji kosztów i wydatków opisanych w wariancie I przedstawia schemat nr 1.
Schemat nr 1
Objaśnienia do schematu:
1. FK – faktura za naprawę kserokopiarki:
a) pozycja faktury dotycząca części zużytych do naprawy kserokopiarki: strona Wn konta 401 – Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
b) pozycja faktury dotycząca wykonania usługi: strona Wn konta 402 – Usługi obce, strona Ma konta 201 –Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
2. WB – zapłata za fakturę określoną w pkt 1: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: odpowiednio par. 4210 i par. 4270).
Wariant II
Obydwie pozycje, tj. dotyczące części kserokopiarki i naprawy wskazane w fakturze, mogą być zaklasyfikowane do par. 4270 Zakup usług remontowych.
Pod warunkiem jednak, że umowa czy wydane zlecenie określa, że przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa naprawy urządzenia i w której jako źródło finansowania wskazano przy zaciąganiu zobowiązania środki przewidziane dla zakupu usług remontowych. Sposób ewidencji kosztów i wydatków wariantu II przedstawia schemat nr 2.
Schemat nr 2
Objaśnienia do schematu:
1. FK – faktura za naprawę kserokopiarki: strona Wn konta 402 – Usługi obce, strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
2. WB – zapłata za fakturę określoną w pkt 1: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4270).
Podstawa prawna
Załącznik nr 4 do rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.). Załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych praz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. 2013 r. poz. 289).
