Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu to powinien spełniać łącznie następujące warunki:
Należy zwrócić uwagę, że aby wydatki mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodów. Tak więc wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.