Pan Andrzej prowadzi działalność gospodarczą w zakresie doradztwa biznesowego. Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) świadczy wyłącznie usługi opodatkowane VAT. Współpraca z klientami, którą podejmuje pan Andrzej, wymaga od niego nienagannej prezencji wpływającej na postrzeganie jego osoby, a co za tym idzie, rozpoznawalność jego działalności gospodarczej. Z tego względu przedsiębiorca 17 października 2022 r. zakupił markowy garnitur, koszulę i buty. Marynarka oraz spodnie – jako wierzchnie części ubioru – są na stałe opatrzone monogramami w postaci inicjałów identyfikujących zarówno firmę pana Andrzeja, jak i jego samego. Łączna wartość zakupów wyniosła 13 530 zł, w tym: kwota netto 11 000 zł i VAT 2530 zł. Zakupy zostały udokumentowane (wyłącznie) fakturami wystawionymi 17 października 2022 r. na firmę prowadzoną przez pana Andrzeja. Tego samego dnia zostały one otrzymane przez przedsiębiorcę i opłacone jego kartą firmową. Pan Andrzej rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Przedsiębiorca opłaca VAT i zaliczki na PIT na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Czy pan Andrzej może rozliczyć zakup garnituru, koszuli i butów w PIT i VAT?

PIT
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu to powinien spełniać łącznie następujące warunki:
  • zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
  • być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
  • pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
  • zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
  • zostać właściwie udokumentowany;
  • nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Należy zwrócić uwagę, że aby wydatki mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodów. Tak więc wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zakupy eleganckich ubrań, tj. garnituru, koszuli oraz butów, pod kątem wykonywania działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Generalnie zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z funkcjonowaniem danej jednostki w życiu społecznym. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej każda osoba musi nabywać i używać dostosowane do własnych wymagań odzież i obuwie. Zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży czy też obuwia, w sytuacji gdy rzeczy te utraciły charakter osobisty, np. z uwagi na dostosowanie tychże do wykonywania określonych funkcji bądź zawodów. Samo oznaczenie zakupionej odzieży monogramami w postaci inicjałów identyfikujących firmę przedsiębiorcy, jak i jego samego, nie powoduje, że odzież ta utraciła osobisty charakter.
W analizowanej sprawie uzyskiwanie przychodów w ramach prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej nie jest uzależnione od rodzaju noszonej odzieży. Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej miały schludny wygląd, podobnie zresztą jak osoby zatrudnione w innych zawodach. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest do wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej, np. nauczycieli, urzędników itp. Niewątpliwie w świadczonych przez pana Andrzeja usługach dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna, jednak nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Nie istnieją bowiem żadne szczególne standardy dotyczące ubioru przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że koszty powinny być poniesione „w celu uzyskania przychodów”, a nie np. „w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą”. Tymczasem nie sposób przyjąć, aby wydatek na garnitur, koszulę oraz buty został poniesiony wyłącznie w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży nie może bowiem stanowić przesłanki pozwalającej uznać takie wydatki za koszty uzyskania przychodów. Wydatek ten w istocie ma więc charakter osobisty i służy zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych, a co za tym idzie, nie można uznać go za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.
Tak więc wydatków poniesionych na zakup eleganckiej odzieży, tj. garnituru, koszuli i butów (w kwocie 13 530 zł), przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatków tych nie ujmuje zatem w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Stanowisko takie prezentują obecnie organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA).©℗
VAT
Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie będzie to łącznie kwota 2530 zł, która wynika z otrzymanych przez pana Andrzeja faktur wystawionych na jego firmę. Należy jednak rozstrzygnąć, czy przedsiębiorca będzie mógł odliczyć ten podatek naliczony.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zatem dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Zasada ta wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
W analizowanej sprawie – jak zostało już wyjaśnione w części dotyczącej PIT – zakup eleganckiej odzieży (garnitur, koszula, buty) służy celom (potrzebom) osobistym przedsiębiorcy, a nie prowadzonej działalności gospodarczej. Należy zatem uznać, że przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (w kwocie 2530 zł) wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących zakup tej odzieży.
Z kolei stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2) wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Tak więc dla uznania nieodpłatnej dostawy za odpłatną dostawę towarów, podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, muszą być spełnione łącznie dwie przesłanki:
  • podatnik przekazuje lub zużywa nieodpłatnie towary (m.in. na cele osobiste podatnika) należące do jego przedsiębiorstwa oraz
  • podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwot podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów.
Skoro – jak zostało to wcześniej wyjaśnione – przedsiębiorcy nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia eleganckiej odzieży, to jej wykorzystywanie na potrzeby osobiste pana Andrzeja nie spowoduje obowiązku rozliczenia podatku należnego na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT.©℗
Schemat rozliczenia zakupu eleganckiej odzieży* ©℗
1. JAKI PODATEK
PIT:
Przychody: nie wystąpią (brak informacji w stanie faktycznym)
Koszty uzyskania przychodów: nie wystąpią, ponieważ przedsiębiorca nie ma prawa ująć wydatków na zakup eleganckiej odzieży w kosztach podatkowych
VAT:
Podatek należny: nie wystąpi
Podatek naliczony: 2530 zł, ale przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, bo zakup eleganckiej odzieży nie ma związku z działalnością opodatkowaną VAT
2. W JAKIEJ DEKLARACJI WYKAZAĆ
PODATEK
PIT: Przedsiębiorca nie uwzględnia wydatków na zakup eleganckiej odzieży ani przy obliczaniu zaliczki za październik 2022 r., ani w zeznaniu PIT-36L za 2022 r.
VAT: W JPK_V7M nie należy wykazywać zakupu eleganckiej odzieży.
* W schemacie rozliczenia zostały pominięte inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna
art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1967)
art. 7 ust. 2, art. 15, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561)
rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2382)