Przedsiębiorcy, którzy w 2014 r. rozliczali się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozpoczynający w 2015 r. dobrowolnie lub obligatoryjnie prowadzenie ksiąg rachunkowych, zobowiązani są do:
1) zamknięcia księgi podatkowej za 2014 r.,
2) sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza),
3) otwarcia ksiąg rachunkowych na dzień 1 stycznia 2015 r., przy czym powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń,
4) opracowania dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości,
5) zaktualizowania danych o rodzaju prowadzonej ewidencji rachunkowej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego NIP–2.
Opracowując dokumentację polityki rachunkowości, można korzystać z wzorcowych planów kont, które są dostępne na rynku. Trzeba jednak pamiętać, iż żaden z wzorcowych planów kont nie może być bezpośrednio przyjęty do stosowania przez jednostkę. Zawierają one bowiem wielowariantowe rozwiązania w zakresie ewidencji niektórych zdarzeń. Natomiast jednostka powinna określić jeden wariant przyjęty do ewidencji danego zdarzenia gospodarczego, dostosowany do jej indywidualnych potrzeb i specyfiki.
Ustalenie stanów majątku i zobowiązań jest zadaniem stosunkowo prostym, aczkolwiek pracochłonnym i przy prawidłowym udokumentowaniu nie może budzić niczyich wątpliwości. Inaczej może być z wartością kapitałów własnych ustalonych metodą aktywa minus kapitały obce. Dlatego powinna być ona przez sporządzającego bilans dokładnie przeanalizowana. Mogą zaistnieć bowiem dwa przypadki, w których wartość tak ustalonego kapitału może wskazywać na nieprawidłowości zaistniałe w trakcie sporządzania inwentarza:
1. Kapitał własny wykaże wartość ujemną – oznacza to, że właściciel skonsumował więcej niż mu się należało, biorąc pod uwagę wartość środków własnych zaangażowanych w to przedsięwzięcie (kapitał początkowy + zysk netto po opodatkowaniu) z lat poprzednich. W takiej sytuacji istnieje prawdopodobieństwo ustalenia podatku dochodowego przez organy kontrolne.
2. Kapitał własny wykaże wartość wyższą niż ta, która wynika z dotychczas osiągniętych dochodów netto oraz wartości wniesionego kapitału własnego w wysokości, jaką można udowodnić. W takim przypadku należy bardzo dokładnie sprawdzić spisane pozycje aktywów i pasywów, ponieważ sytuacja taka jest co do zasady niedopuszczalna i najczęściej może wynikać z błędów popełnionych w trakcie inwentaryzacji.
Poniższa tabela prezentuje pozycje bilansu, które powinny być spisane wraz ze sposobem ich udokumentowania.
Aktywa
Wartość składników majątkowych Konto Sposób udokumentowania
Środki trwałe:– wartość początkowa– dotychczasowe odpisy umorzeniowe Wn Środki trwałeMa Odpisy umorzeniowe środków trwałych Tabela amortyzacyjna, potwierdzona spisem z natury
Materiały, towary, wyroby gotowe, produkcja w toku Wn Towary Arkusz spisu z natury
Należności:– od odbiorców– od organów podatkowych– od pracowników Wn Rozrachunki z odbiorcamiWn Rozrachunki publicznoprawneWn Pozostałe rozrachunki z pracownikami Uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku „Należności podatkowych w drodze” weryfikacja danych wynikających z posiadanych dokumentów (a w szczególności analiza deklaracji podatkowych i dokonanych wpłat)
Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych Wn Kasa lub Rachunki i kredyty bankowe Środki pieniężne w kasie –w drodze inwentaryzacji,Środki pieniężne na rachunkach bankowych – w drodze uzgodnienia i potwierdzenia sald
Rozliczenia międzyokresowe kosztów Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów Wykaz dokumentów, z których wynika, że nie mogły być zaliczone w ciężar kosztów poprzedniego roku obrotowego, ponieważ w nierozerwalny sposób wiążą się z przychodami roku otwieranego
Pasywa
Wartość kapitałów (własnych i obcych) Konto Sposób udokumentowania
Kapitał własny Ma Kapitał (fundusz) podstawowy W drodze ustalenia wartości: (reszty pozostałej po pomniejszeniu sumy aktywów o sumę kapitałów obcych – zobowiązań)
Zobowiązania wobec:– dostawców– organów podatkowych– pracowników– pożyczkodawców (z tytułu zaciągniętych pożyczek)– banków ( z tytułu zaciągniętych kredytów) Ma Rozrachunki z odbiorcamiMa Rozrachunki publicznoprawneMa Pozostałe rozrachunki z pracownikami,Ma Pozostałe rozrachunkiMa Kredyty bankowe Uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku „Należności podatkowych w drodze” weryfikacja danych wynikających z posiadanych dokumentów (a szczególności deklaracji podatkowych i dokonanych wpłat)
Fundusze specjalne (np. stan środków ZFŚS) Ma Fundusze specjalne Ustalone w oparciu o zapisy dokonywane w ewidencji przychodów i wydatków ZFŚS
Postawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).