Subskrybuj nas na Youtube
Firmy, które pozwalają pracownikom wykorzystywać służbowe auta w celach osobistych, będą mieć problem z rozliczeniem kosztów paliwa. Fiskus może żądać dodatkowych pieniędzy, a i kasy fiskalnej nie da się ominąć
Wydawać by się mogło, że podpisana w ubiegłym tygodniu przez prezydenta ustawa z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej zakończy spory związane z używaniem samochodów służbowych na potrzeby prywatne pracowników. Niestety już widać, że to płonna nadzieja. Nowe przepisy określają wprawdzie wysokość przychodu pracownika z tytułu takiego świadczenia (jeśli korzysta on z samochodu o pojemności silnika poniżej 1600 cm3, to miesięczny przychód określono na 250 zł i na 400 zł, jeśli ta pojemność jest wyższa), ale nie precyzują pojęcia „wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych”. Nie wiadomo bowiem, czy mieści się w nim tylko samo korzystanie z samochodu, czy także sfinansowane przez pracodawcę paliwo. To z kolei może zaniżać przychód ze stosunku pracy z tytułu korzystania ze służbowych aut i niewykluczone, że zmusi pracodawcę do prowadzenia ewidencji obrotu paliwem na kasie fiskalnej. Mało tego. Ustalony od Nowego Roku przychód dotyczy tylko pracowników. A co, jeśli jeden z nich ma w tej samej firmie dodatkowo kontrakt menedżerski i korzysta z jednego samochodu?
Ważne, kto płaci
O ile udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do jazd prywatnych jest powszechną praktyką, o tyle już samo finansowanie paliwa nie do końca. Przyczyną tego mogą być względy zarówno natury ekonomicznej, jak i fiskalnej. Samo udostępnienie pojazdu nie wiąże się bezpośrednio z dużo wyższymi kosztami dla pracodawcy (owszem, pojazd ma większe przebiegi, zużycie części itp., ale te koszty rozkładają się w czasie, a znaczną część z nich pracodawca i tak prędzej czy później poniesie). Jednak już nabywanie paliwa jest bezpośrednio odczuwalne finansowo i pracodawca nie chce lub nie może ponosić takich ciężarów.
Trudno dziś przesądzić, jaka będzie wykładnia spornej definicji, ale jeśli okaże się, że wprowadzony od 1 stycznia 2015 r. ustawowy ryczałt obejmuje tylko eksploatację, bez kosztów paliwa, a pracodawca będzie je finansował, to czy fiskus nie zechce dodatkowych pieniędzy od przychodu z tytułu zakupionej przez szefa benzyny...
Ponadto jeżeli pojazd daje prawo do rozliczenia VAT od paliwa (w całości lub w części, dziś tylko dla wybranych modeli, a od lipca 2015 r. dla wszystkich samochodów), to jego zużycie na potrzeby osobiste pracownika stanowi czynność opodatkowaną VAT. To z kolei oznacza, że paliwo takie powinno być zafiskalizowane w kasie rejestrującej – niestety ani w obecnym, ani też w przyszłym stanie prawnym tego rodzaju świadczenie, nawet wykonywane na rzecz pracownika, nie korzysta ze zwolnienia od rejestracji w kasie. [przykład 2]
Jaki rodzaj świadczenia
Zatem gdy pracownik kupuje paliwo do jazd prywatnych na własny koszt, ale z samochodu korzysta nieodpłatnie, pojawia się pytanie, czy od 2015 roku będzie to świadczenie nieodpłatne, czy częściowo odpłatne? Jeżeli w dalszym ciągu nieodpłatne, to należałoby wnioskować, że w tych przypadkach, w których pracownicy korzystają z paliwa służbowego do jazd prywatnych, pracodawca będzie musiał wyznaczać poza przychodem 250 zł/400 zł dodatkowy przychód determinowany wartością paliwa, a jeżeli ma prawo do rozliczania VAT od takiego towaru (przy optymistycznym założeniu, że od lipca 2015 r. przy nabyciu do wszystkich samochodów osobowych), obowiązkowo zarejestrować musi takie świadczenie w kasie (czyli nieraz nabyć kasę na ten cel).
Z kolei gdy jest to świadczenie częściowo odpłatne, to jeżeli wartość zakupionego paliwa przez pracownika przekroczy odpowiednio 250 zł lub 400 zł, to nie wystąpi u niego przychód podatkowy z częściowo odpłatnego korzystania z pojazdu służbowego na potrzeby prywatne. [przykład 3]
Osobiście skłaniałbym się ku pierwszemu rozwiązaniu, wedle którego „wykorzystanie” pojazdu nie obejmuje paliwa, ale taka wykładania spowoduje, iż wprowadzane od 2015 roku rozwiązanie nie zakończy sporów dotyczących samochodów służbowych.
Ponadto należy zaznaczyć, że takie, a nie inne umiejscowienie przepisów dotyczących samochodów przesądza o tym, iż cały czas nie jest rozwiązany problem przychodu osób, które nie pozostając w stosunku pracy, korzystają z samochodów (np. członkowie zarządu pełniący swoją funkcję na podstawie kontraktu menedżerskiego czy powołania, zleceniobiorcy etc.). [przykład 4]
Na zakończenie należy również wskazać na to, że w przypadku gdy dana osoba jest pracownikiem firmy, a jednocześnie współpracuje z firmą na podstawie innego stosunku prawnego, konieczne będzie rozstrzygnięcie, jako kto korzysta z samochodu służbowego na potrzeby prywatne: jako pracownik czy niepracownik (np. członek zarządu na podstawie powołania). [przykład 5]
PRZYKŁAD 1
Gdy kupuje pracownik
Pracodawca przekazuje pracownikom samochody służbowe godząc się, by korzystali z nich na potrzeby prywatne, jednak nie finansuje paliwa potrzebnego do ich odbywania. W związku z tym, na podstawie regulaminu pracownicy muszą składać miesięczne oświadczenia o liczbie kilometrów przejechanych prywatnie i udokumentować nabycie z własnych środków paliwa, w ilości adekwatnej do liczby przejechanych prywatnie kilometrów. Dzięki temu pracodawca nie ponosi kosztów paliwa w jazdach prywatnych, a pracownicy nigdy nie uzyskiwali przychodu determinowanego wartością zużytego paliwa.
PRZYKŁAD 2
Konieczna rejestracja
Pracodawca przekazuje pracownikom samochody służbowe, godząc się, by korzystali z nich (w tym z paliwa) na potrzeby prywatne całkowicie bezpłatnie. Wyznaczając kwotę przychodu z nieodpłatnego świadczenia, pracodawca nie wydziela w żaden sposób kosztów paliwa. W czasie kontroli podatkowej urzędnik postawił pracodawcy zarzut, że ten nie opodatkowuje zużycia paliwa na potrzeby osobiste pracowników, którzy korzystają z samochodów dających prawo do odliczenia VAT od paliwa (w tym w 50 proc.). Jednocześnie urzędnik zwrócił uwagę, że skoro zużycie paliwa na potrzeby osobiste pracownika jest opodatkowane VAT, to czynność taka musi być zarejestrowana w kasie fiskalnej.
PRZYKŁAD 3
Bez przychodu
Pracodawca przekazuje pracownikom samochody służbowe, godząc się, by korzystali z nich na potrzeby prywatne, jednak nie finansuje paliwa potrzebnego do takich jazd. Pracownicy muszą składać miesięczne oświadczenia o liczbie kilometrów przejechanych prywatnie, a następnie są obciążani kosztem paliwa zużytego do jazd prywatnych. Sprzedaż taka jest rejestrowana w kasie fiskalnej. W lutym 2015 r. pracownicy złożyli oświadczenia za styczeń. Okazało się, że u każdego z nich wartość zużytego do jazd prywatnych paliwa przekroczyła 250 zł. Ze względu na to, że wszystkie pojazdy mają pojemność do 1600 cm3, u żadnego z pracowników pracodawca nie rozpoznał przychodu z tytułu używania samochodu służbowego na potrzeby prywatne.
PRZYKŁAD 4
Różne obciążenia
Zarząd firmy tworzą dwie osoby, z których jedna jest pracownikiem. Obaj członkowie zarządu korzystają z samochodów służbowych wykorzystywanych na ich potrzeby prywatne. Od 2015 roku członek zarządu będący pracownikiem uzyskuje przychód w wysokości 250 zł (pojemność auta do 1600 cm3), a przychód drugiego musi być wyznaczany na podstawie wartości rynkowej świadczenia.
PRZYKŁAD 5
Dwie funkcje
Zarząd firmy tworzą trzy osoby, z których jedna jest pracownikiem. Wszyscy członkowie zarządu korzystają z samochodów służbowych wykorzystywanych na ich potrzeby prywatne. Pracownicy spółki nie dysponują samochodami służbowymi na potrzeby prywatne. Dla ustalenia metody, według której definiowany będzie przychód członka zarządu-pracownika, konieczne będzie rozstrzygnięcie, jako kto korzysta z samochodu na potrzeby prywatne: jako pracownik czy członek zarządu (w jakim źródle i według jakiej metody wyznaczany jest przychód z tego tytułu).
Podstawa prawna
Ustawa z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz.U. poz. 1662).
